Kako dati glasovno pozdravno pozdravno sporočilo za vaš oddelek

Poslovna etiketa pozdravnih sporočil

Če vaše podjetje uporablja dohodne klice oddelkov v poštnih nabiralnikih, boste želeli snemati glasovno pošto v službi profesionalnega zvoka. Ta vrsta glasovne pošte je nekoliko drugačna od osebnega glasovnega pozdravnega sporočila, ki je povezana s posamezno glasovno pošto . Če vaš telefonski sistem na primer omogoča, da skupino telefonskih razširitev »združite« skupaj za vročanje vseh splošnih računovodskih klicev, se lahko vse razširitve iz računovodske službe združijo v splošno razširitev računovodskega oddelka.

Ko avtomatizirani spremljevalec prenese klic na to razširitev, bo klic prejel naslednja razširitev. Če so vse razširitve raćunovodskega oddelka zasedene ali niso na voljo, bo klic preusmerjen v odzivno omarico oddelka.

Možnosti pozdravne glasovne pošte

Glede na telefonski sistem, ki ga imate v vašem podjetju, lahko obstajajo različne možnosti za vrsto pozdravnih sporočil, ki jih lahko sestavite. Tej vključujejo:

• Splošno glasovna pošta
  Glasovni pozdrav v splošnem se uporablja kot privzeto pozdravno sporočilo glasovne pošte, če ni nastavljena nobena druga vrsta pozdravljanja.
• Notranje pozdravljanje glasovne pošte
  Uporablja se za pozdravljanje ljudi, ki pokličejo vaš oddelek iz vašega podjetja (tj. Iz druge razširitve). Na splošno se to uporablja le za zelo velika podjetja.
• Zunanje glasovno pošto
  Ta pozdrav se bo igral za ljudi, ki pokličejo izven vašega podjetja. Avtomatizirani spremljevalec vašega telefonskega sistema lahko odigra splošno pozdravno sporočilo podjetja, ki ga bodo vsi zunanji klicatelji slišali. Če je ime vašega podjetja omenjeno v tem pozdravu, vam tega ni treba ponoviti v svojem službenem pozdravu.

• Začasni ali "Out of Office" Glasovni poštni pozdrav
  Začasno ali praznično glasovno pozdravno sporočilo je nastavljeno, če celoten oddelek za določen čas ni na voljo. Na primer, oddelek ima samo osebje med 8. in 17. uro ali je obvezno sestanek oddelka, ki odstranjuje vse ljudi od odzivanja na telefon. Večina sistemov glasovne pošte vam omogoči, da nastavite datum in čas poteka, zato vam ni treba zapomniti, da jih izključite, ko se vaš oddelek vrne v običajne operacije.

• V pozdravnem pozdravnem telefonu (Busy)
  Ta pozdrav se uporablja za obveščanje klicateljev, da je oddelek na voljo, vendar nihče ne more prevzeti klica takoj, ker so vse razširitve v oddelku oddelka zasedene z drugimi klicatelji.

Elementi dobrega odziva glasovne pošte

• Ime oddelka
• Izjava, da trenutno ne morete klicati
• Vabilo, da zapustite sporočilo
• Ko lahko pričakujejo povratni klic
• Dodatne možnosti, ki so na voljo (npr. »Pritisnite gumb za funt, da se vrnete na ...«)
• Naslov spletne strani, če lahko zagotovi pomembne informacije
• Ne več kot 20 - 25 sekund (pravilo)
• Ne začni z "Vaš klic je zelo pomemben za nas ..." pozdrav. Ta stavek je prekomerno uporabljen in običajno je "izklop" kličočim.
• Izogibajte se izogibanju preveč informacij in preveč dolgem pozdravu.

Sample Good Department Voicemail Pozdravi

• Dosegli ste računovodsko službo. Vsi naši predstavniki so zaposleni, ki servisirajo druge klice. Namesto da zapravljamo dragoceni čas na čakanju, bi radi vrnili vaš klic v roku dveh delovnih ur. Če se želite vrniti v prejšnji meni, zdaj pritisnite zvezdico. V nasprotnem primeru nam pustite podrobno sporočilo z vašim imenom in številko. Ko posnamete sporočilo, lahko za več možnosti pritisnete ključ za funt. Hvala za klic.

• Dosegli ste oddelek za prodajo na Operations Tech, Inc. Vsi naši prodajni predstavniki so zaposleni za druge stranke, vendar želimo vrniti vaš klic v najkrajšem možnem času. Za trenutne informacije o cenah ali za preverjanje stanja naročila obiščite nas na spletu. V nasprotnem primeru nam pustite sporočilo z vašim imenom in številko po tonu. Če se želite vrniti v prejšnji meni, zdaj pritisnite tipko zvezdica.
• Dosegli ste računovodski oddelek podjetja Operations Tech, Inc. Oddelek je trenutno zaprt. Naš redni delovni čas je od 8.00 do 17.00 ure od ponedeljka do petka. Zaprti smo ob sobotah in nedeljah. Tipko zvezdica lahko pritisnete kadarkoli, da se vrnete v prejšnji meni. V nasprotnem primeru nam pustite sporočilo z vašim imenom in številko, klic pa vam bomo vrnili, ko se bo urad ponovno odprl. Po zapustitvi sporočila lahko odložite zvonjenje ali pritisnete gumb za funt za dodatne možnosti. Hvala za klic.

Pozdravi slabe glasovne pošte

• Dosegli ste prodajno službo. Pustite nam sporočilo.
• Zdravo. Do XYZ.com ste dosegli računovodsko službo. Vsi računovodje trenutno obiskujejo obvezno sestanek oddelka in nihče ni na voljo za vaš klic. Vaš klic je za nas zelo pomemben in vaš klic želimo vrniti takoj, ko se vrnemo. Vendar pa je konec leta in naša zaostanek je zelo dolg. Če pokličete o plačilu na zapadelem računu, nam morate sporočiti v svojem sporočilu, da vas lahko takoj pokličemo nazaj. V nasprotnem primeru počakajte na ton in nam pustite podrobno zaupno sporočilo.
• Oddelek je zaprt. Prosimo, pustite sporočilo po tonu.