V resnici se lahko vprašate, ali ste načrtovalec stranke ali načrtovalec srečanj. V primeru načrtovanja poklica so nazivi delovnih mest tako raznoliki in številni kot ponujene storitve, zato jih je težko opisati in razlikovati od naslednjega.
Pri pripravi portfelja načrtovanja dogodkov, iskanju dela ali pri delu s stranko, ki nima pravilnega razumevanja vašega delovnega mesta in odgovornosti, je lahko izzivno.
Event Management vs. Event Planning
Medtem ko sta tesno povezana, upravljanje dogodkov in načrtovanje dogodkov sta dve zelo različni funkciji. Ključna razlika je v teh dveh besedah: upravljanje in načrtovanje. Z zelo preprostimi pogoji upravitelji dogodkov upravljajo dogodek, načrtovalci dogodkov načrtujejo dogodek.
To pomeni, da lahko upravitelji dogodkov načrtujejo tudi vidike dogodkov in načrtovalci dogodkov lahko upravljajo določene komponente procesa načrtovanja dogodkov. Vodje dogodkov in načrtovalci dogodkov delujejo drug ob drugem, njihove odgovornosti pa se lahko prekrivajo.
Če želite stvari še bolj zmedeno, posamezni načrtovalci dogodkov pogosto ponujajo storitve upravljanja dogodkov, upravitelji dogodkov pa lahko ponudijo tudi storitve načrtovanja dogodkov. Če vse to počneš s praskami, začnimo z natančnim pregledom upravljanja dogodkov.
Upravljanje dogodkov vključuje upravljanje projektov
Upravljanje dogodkov vključuje oblikovanje in razvoj obsežnih dogodkov, ki lahko vključujejo konference, konvencije, koncerte, sejme, festivale in svečanosti. Upravljanje dogodkov vključuje prepoznavanje ciljnega občinstva, oblikovanje koncepta dogodka, načrtovanje celotne logistike dogodka in vodenje projektnega vodenja dogodka kot celote, vključno z upravljanjem skupin oseb, odgovornih za vsako funkcijo, proračuna in nadzorovanja izvrševanja dogodka.
Vodje dogodkov nadzorujejo tudi storitve vseh zunanjih prodajalcev in strokovnjakov, ki vključujejo načrtovalce dogodkov.
Posebne odgovornosti upravitelja dogodkov lahko vključujejo:
- Izbiranje in rezerviranje prizorišč
- Usklajevanje zunanjih prodajalcev
- Vključevanje zvočnikov ali zabave
- Organiziranje prevoza in parkiranja
- Pridobitev potrebnih dovoljenj in ustreznega zavarovanja
- Odgovornost za skladnost z zdravstvenimi in varnostnimi standardi
- Razvijanje načrtov ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih
- Kriza in upravljanje situacije na dogodku
- Oblikovanje varnostnega načrta
- Spremljanje dogodka
Ta seznam nikakor ni popoln. Odvisnost od obsega dogodka in drugih najetih strokovnjakov se lahko odgovornost za delo razlikuje.
Vloga storitev za upravljanje dogodkov
Podjetja za upravljanje dogodkov so pogosto najeti za načrtovanje in izvedbo obsežnih srečanj podjetij in posebnih dogodkov. Medtem ko so poroke in koncerti skupni dogodki za profesionalno vodenje dogodkov, so športne prireditve, srečanja in velike stranke tudi priložnosti, ki lahko koristijo upravljanje dogodkov.
Vladni subjekti, neprofitne organizacije, združenja in korporacije vse uporabljajo družbe za upravljanje dogodkov, da usklajujejo pomembne dogodke in srečanja. Funkcijo upravljanja dogodkov je pogosto mogoče najti v oddelku za trženje in odnose z javnostmi ali kot del njihovega osebja v posebnih dogodkih.
Spretnosti za uspeh
Kot pri večini funkcij načrtovanja dogodkov, upravljanje dogodkov zahteva odlične organizacijske sposobnosti za uspeh. Možnost za večopravilnost in premikanje številnih gibljivih delov je bistvenega pomena in skupaj s to vrhunsko organizacijo potrebuje učinkovito upravljanje s časom.
Biti lahko prednostno in ostati na nalogi je tisto, kar vodi do uspešnega dogodka. Upravljanje dogodkov se začne s procesom ustvarjanja vizije za dogodek in nato z njegovo izvedbo, ki zahteva tako ustvarjalnost kot fleksibilnost.
Ker je vodenje projektov ključni element in vključuje upravljanje ne le funkcij, temveč skupine ljudi, so tudi pomembne medosebne spretnosti. Interakcija s posamezniki na vseh ravneh organizacije je del delovnega mesta in imajo odlične komunikacijske sposobnosti, udobnost in privlačnost pa bo še dolgo potekala v razvoju teh odnosov.