Struktura provizij načrtovalca dogodkov

Ne glede na to, ali začnete podjetje za načrtovanje dogodkov za družabne dogodke, poslovne dogodke ali kombinacijo obojega, vsakdo, ki razmišlja o lastnem poslu, bi moral biti gotovo zaskrbljen zaradi določitve poštene stopnje za storitve. Pomembno je vedeti, kako zaračunavati storitve.

Na žalost odgovor ni enostaven. Številni dejavniki se lotevajo določanja stopnje, vključno s stroški poslovanja, plačami in dobičkom.

Realnost je, da se stopnje razlikujejo glede na to, kje vodite svoje podjetje, vrste projektov, ki jih prevzamete, in kaj je trg pripravljen plačati.

Prav tako je odvisno od vašega ciljnega trga. To pomeni, da bo vaša stranka ali prospek imela v mislih ciljno porabo in vaše storitve morajo biti konkurenčne znotraj teh parametrov.

Načini načrtovanja dogodkov strukturirajo njihove pristojbine

Kljub temu, če želite začeti s krajšim delovnim časom ali celo zaposlitvijo s polnim delovnim časom, je približno pet načinov za strukturo vašega dogodka in navedite svoje pristojbine svojim strankam:

Za naslednja pojasnila in primere, domnevamo, da želite zaslužiti v povprečju 75 $ na uro za vaše storitve.

Pristojbine, ki temeljijo na ravni študijski stopnji

Mnogi odjemalci raje vedo, koliko bo strošek projekta, vključno z vsemi stroški. Kot načrtovalec dogodkov , če želite to ponuditi, morate določiti pavšalno pristojbino in določiti, katere storitve bodo pokrite za ta znesek.

To postavlja odgovornost za upravljanje proračuna neposredno na vas, načrtovalca in zahteva predvidevanje različnih scenarijev, v katerih se lahko spremenijo okoliščine. V tem scenariju se lahko naročnik neposredno dogovori z načrtovalcem dogodkov, da uskladi celotno logistiko, gostinstvo, prizorišče, stroške bivanja itd.

Pavšalne projektne pristojbine se običajno uporabljajo za pakirane dogodke, kot so tisti, ki jih najdemo pri športnih tržnih programih, in se lahko izračunajo na osebo na podlagi številnih določil in opozoril.

Na primer, predpostavimo, da ste najeli organizacijo enodnevne zgodovinske oglede mesta za 15 gostov. Vaša stranka želi, da navedete pavšalno pristojbino za prevoz, zasebni vodnik, kosilo in vse / vse vstopne pristojbine za prizorišča; vendar pa tudi zahteva, da zagotovite razčlenitev na visoki ravni za vsako postavko odhodkov.

V tem scenariju se morate pogajati / izračunati stroške vseh storitev, vključno z vašim časom, in navedite skupni znesek za stroške. Odgovornost / tveganost načrtovalca dogodkov bo za ugotavljanje potrebnih depozitov, plačilo za vse storitve in odgovornost za vse sporazume o storitvah.

Pristojbine, ki temeljijo na odstotku odhodkov

V povprečju naj bi se najbolj kvalificirani načrtovalci dogodkov počutili udobno z zaračunavanjem med 15-20% celotnih stroškov dogodka kot del njihove pristojbine. Glede na zapletenost programa in količino časa, potrebnega za načrtovanje in izvedbo dogodka, je včasih dovolj, da pokrije celotne stroške načrtovalca in vir dobička.

Na primer, predpostavimo, da ste najeti organizirati zasebno večerjo v ekskluzivni restavraciji za 40 gostov s povprečno 175 dolarjev na osebo.

Ocenimo, da vas potrebuje skupno 15 ur, da se boste srečali z vašo stranko, načrtovali, udeležili in dokončali vsa nadaljnja dogajanja na tem dogodku. Če zaračunate stopnjo 18% skupnih stroškov, boste zaslužili le nekaj več kot ciljno urno postavko 75 USD / uro:

175 x 40 gostov = 7.000 x 18% = 1.260 dolarjev
15 ur x $ 75 / hr = 1,125 USD

Če se naročnik z vami neposredno naroči za vse storitve, bo celotni odhodek, namenjen dogodku, namenjen stranki skupaj 8.260 USD.

Pristojbine, ki temeljijo na urni obrestni meri

Nekatere stranke raje načrtujejo dogodke, da navedejo urno postavko za storitve in ocenijo skupno število ur za upravljanje in izvajanje določenega odjemalskega programa. Morda se zdi podobna ravno stopnji projekta, vendar omogoča, da se obe strani prilagodita spremembam, ki so morda potrebne na tej poti.

Mnogi načrtovalci poslovnih dogodkov bodo zaračunali na uro za storitve. Strankam omogoča, da vedo, koliko bo stalo najeti vaše storitve in mu omogočilo, da izračuna razumen proračun. Pogosto je razlog za to, ker želi stranka imeti boljše ravnanje pri nepričakovanih stroških.

Vedno ne pozabite opredeliti previdnih parametrov okoli pričakovanj, tako da se obe stranki strinjata o tem, katere storitve bodo zagotovljene. Kot načrtovalec dogodkov bi morali vključiti sklicevanje na obračun za vse razumne poslovne stroške, ki bi lahko nastali.

Nekateri načrtovalci dogodkov lahko označijo operativne stroške, kot so ladijski promet, najem avtomobilov in drugi razni stroški, za kar 15-20%, drugi pa ne; če to storite, morate razkriti takšne oznake in vnaprej dogovoriti z naročnikom.

Ko gre za obrestne mere za urne dogodke, je pomembno, da določite, kako pogosto lahko računate za svoj čas.

Na primer, domnevamo, da vas je v mesecu oktobru najemnik organiziral enodnevni seminar. Vaše storitve so sklenjene s pogodbami o viru in se pogajajo o kraju, gostinskih storitvah , A / V in prispevajo k ustvarjanju vsebine za omejeno število sporočil (npr. Vabila, dnevni red, obrazce za ocenjevanje itd.).

Vaša stranka vas tudi zaposluje za zagotavljanje upravljanja na kraju samem. Vnaprej določite sporazum, ki ga boste zaračunavali za določene storitve v različnih časih in predložili račune za vse opravljene storitve na teden, dvakrat ali mesečno.

V skladu s tem sporazumom morate vi in ​​vaša stranka pripraviti podroben izjavo o delu, ki vključuje pričakovane odgovornosti obeh strank. Nato lahko ocenite skupni proračun toliko toliko ur in razumnih stroškov (pojasnite, kaj lahko vključujejo te podrobnosti).

Pristojbine, ki temeljijo na odstotku odhodkov plus flat fee / Hourly Rate

Včasih ste najeti za organizacijo dogodka, in iz kakršnega koli razloga, stranka raje stopnjo na podlagi odstotka stroškov. Vendar to ne zadošča za kritje stroškov vašega celotnega časa in storitev. V teh situacijah je smiselno, da svoje stroške predložite po skupnih stroških v dveh različnih kategorijah.

Na primer, stranka naroči, da organizira dogodke, povezane s konferenco. Vaša naloga je organizirati dve zasebni večerji in izlet za golf, vsak z 50 gostov. Skupni stroški za te skupne dogodke znašajo približno 20.000 dolarjev, vendar potrebuje približno 60 ur vašega časa, kompleksnost tega projekta pa lahko upraviči višjo stopnjo dobička. Upoštevajoč to lahko prideš do končne pavšalne pristojbine + urni obrok z naslednjimi izračuni:

Odstotek odhodkov Ocena:
20.000 $ x 18% = 3.600 $

Ocena urne ocene:
60 ur x $ 75 / hr = $ 4,500

Urni primanjkljaj: 900 $

Če pride do primanjkljaja, kot smo to storili v zgornjem primeru, se lahko odločite za citiranje 15 ur za upravljanje logistike več zunanjih prodajalcev. Toda vaša ponudba lahko odraža naslednje:

Stroški skupnega dogodka: 23.600 $
Pavšalna pristojbina: 1.125 USD (na podlagi 15 ur po 75 $ / uro)

V tem scenariju boste morali skrbno ugotoviti, ali ste svoje ure ustrezno ocenili (račun, ki pokriva nestandardne stroške poslovanja, kot je osebna potovanja). Po pričakovanjih je nekaj strank z veseljem videlo povečanje stroškov pozneje, razen če so upravičeni razlogi.

Pristojbine, ki temeljijo na preračunljivih cenah

Drug način, da načrtovalci dogodkov lahko zbirajo pristojbine za storitve, je z zagotavljanjem prostora za dogodke prek prizorišč, ki ponujajo provizijo. To so običajno plačane turistične agencije za rezervacije vstopnic, hotelskih sob in drugih oblik prevoza.

Na primer, mnogi hoteli lahko podaljšajo provizijo za do 10% za sobe in druge stroške.

Čeprav bodo nekateri načrtovalci dogodkov vključevali uporabne tarife kot vir dohodka zase, lahko stranke, ki so se odločile za načrtovanje dogodka, sprašujejo, ali je načrtovalec dogodka občutek lojalnosti, ko gre za naročljive cene. Zaradi tega bodo mnogi izkušeni načrtovalci omejili vse izbire načrtovanja, ki vključujejo provizijo ali se pogajajo o neuradnih cenah za svoje programe in prenesejo ta vir varčevanja neposredno na svojo spodnjo linijo.

Poleg tega se lahko nekateri odjemalci zavedajo, da obstajajo obdavčljive obrestne mere in ne pričakujejo, da bi njihovi zunanji svetovalci zaračunali z uporabo katere koli druge opredeljene metode zaračunavanja, ki smo jo opisali, in še vedno plačujemo provizijo. Na splošno se mnogi načrtovalci dogodkov ne štejejo za dobro obliko, da bi na ta način v bistvu "podvojili" svoj prihodek.

Če sprejmete naročene tarife, je najbolje, da ne zaračunavate pristojbin za vaše stranke za svoje storitve z uporabo alternativnih načinov zaračunavanja.

Obstajajo scenariji, ko so najugodnejše obrestne mere najbolj smiselne, kot je manjša neprofitna organizacija ali združenje, ki morda zaposluje svoje storitve za članski dogodek ali srečanje, večino takse pa plačajo udeleženci in ne organizacija.

Drug scenarij je lahko, če vaša stranka kupi darila odjemalcev od vas in lahko tudi nudite storitve distribucije promocijskih izdelkov. V tem primeru preprosto se pogajajte za promocijske izdelke in ne zaračunavate za vaše storitve na uro, razen če je vaša stranka seznanjena z vsemi stroški pred spanjem.