Naučite se načrtovati svoj prvi velik dogodek

Priprava bistvenih podrobnosti

Čestitke! Vaš šef vam je samo predlagal, da uskladite izobraževalno konferenco podjetja. To je odlična priložnost, da pokažete svoje znanje in potencialno zaslužite zvišanje v procesu. Obstaja samo en problem: takega dogodka še niste načrtovali! Ne skrbi. Veliko drugih se je znašlo v isti situaciji, in uspeli boste, ker ste organizirani in odločeni.

Tako kot vsak poslovni projekt, prvi korak je organizirati vse informacije, ki jih imate, in najti najnujnejše zadeve.

Preden začnete z izbiro kraja ali najemom zvočnika , morate poznati osnovne parametre svojega dogodka. Skoraj nemogoče je govoriti o podrobnostih in stroških s tretjo osebo, dokler ne izberete več podrobnosti. Tukaj so ključne podrobnosti, ki jih morate določiti, preden kontaktirate zunanje prodajalce.

Datum

Vse se vrti okoli datuma vašega posebnega dogodka. V idealnem primeru želite imeti v mislih tri potencialne datume, tako da lahko primerjate razpoložljivost in cene na krovu. Poskusite vključiti različne dneve v tednu za največjo prilagodljivost.

Časovni okvir

Tudi razlike v eni uri lahko vplivajo na vaše načrtovanje, zato morate natančno določiti predvidene časovne okvire. Na primer, z začetkom ob 10. uri namesto 8. ure vam morda ne bo treba dodeliti proračun za zajtrk.

Številke prisotnosti

To je ena podrobnost, ki je pogosto preširoko ocenjena za produktivna pogajanja. Z vašimi projekcijami prisotnosti postanite realni. Vnaprej se pogovorite o tem, koga boste povabili in postavili svoje projekcije skupaj v preglednico. Udeležba in proračun sta neposredno povezana, zato ne naključno uganite glede števila ljudi, za katere menite, da se bodo udeležili.

Sejne sekcije

Morda boste potrebovali samo eno banketno sobo, če boste gostili večerjo, vendar bo za celotno konferenco verjetno zahtevalo dodatne prostore za razbitje in razstavni prostor. Še enkrat ne boste mogli meriti stroškov, dokler ne določite, koliko prostora potrebujete. Za konference je najboljši pristop za načrtovanje lažnega potovanja na prvem sestanku. Skupna raba idej in njihovo pripajanje na papirju vam bo pomagal sprejeti naslednje odločitve o načrtovanju.

Proračun proti stroškom

Morda se zdi nepraktično delati na proračunu, preden se seznanite s stroški pri nakupu in gostinstvu, toda delo na tak način zagotavlja merilo za merjenje vseh predlogov prodajalca. Začnite s svojimi viri prihodkov. Koliko bi morali plačati za udeležbo? Ali pokličete sponzorje, ki pomagajo nadomestiti stroške? Kaj bodo razstavljavci plačali za sodelovanje? Prihodki bodo na koncu narekovali vaš proračun, zato je le smiselno, da jih zaščitite najprej.

Trženje

Ko boste prepoznali svoje vire prihodkov, je naslednji korak opisati vaš načrt trženja . Kateri je najboljši način za doseganje in vključevanje vaših ustvarjalcev prihodkov? Morda imate seznam potencialnih udeležencev kot delodajalec ali člansko združenje. To bi bilo očitno v pomoč, toda kaj pa sponzorji in razstavljavci?

Če nameravate pritegniti več kot 20 razstavljavcev, jih morate imeti na voljo. Ciljane marketinške akcije stanejo denar, in to zmanjša na vaše prihodke.

Prevoz in nastanitev

Vodenje lokalne konference običajno odpravlja vse skrbi glede prevoza. Vendar pa se morate še vedno obrniti na vlagatelje, razstavljavce in posebne goste. Nekateri hoteli ponujajo popuste na prostor za srečanja, če rezervirate dovolj nočnih sob . Edini način za izkoriščanje tega je, da vnaprej poznate svoje potrebe po prenočiščih. Vrnite se skozi podatke o prisotnosti in načrtujte, koliko gostov je izven vašega območja.

Zdaj vse to verjetno zveni kot veliko informacij, ki se zberejo spredaj, in to je. Ne pozabite pa, da gre za podrobnosti, ki vplivajo na vse ostalo v procesu načrtovanja.

Morda boste sprva privlačili bolj »glamurozne« naloge, kot so obiski spletnega mesta in načrtovanje menijev. Samo zapomni si, da bo njihov čas prišel. Za zdaj pa se osredotočite na dejstva, da boste lahko kasneje sprejeli najboljše odločitve.