Poenostavite svoje evidence z PayPal in Excel

Naredite e-poštno knjigo, s pomočjo PayPal funkcij

Če ste bili eBay prodajalec za kakršen koli čas, ki že veste, da je PayPal odličen način za sprejemanje plačil na spletu, je hitro, preprosto in PayPal vodi natančne zapise o transakcijah, opravljenih na ta način. Dejansko lahko dostopate do teh transakcij v priročnem formatu, pripravljenem za preglednice, da poenostavite svoje računovodske postopke. Če ste kupec, prodajalec ali oboje, vam ni treba direktno uporabljati spletnega mesta PayPal za dostop do zapisa za vsaka transakcija.

V kombinaciji s programom za preglednice, kot je Excel, ta funkcija PayPal omogoča knjigovodstvu malim in srednje velikim kupcem in prodajalcem kos torte, še posebej, če pazite, da boste za večino svojih transakcij uporabljali PayPal.

Uporaba Excela za dostop do PayPal Records

PayPal omogoča dostop do vaše baze podatkov o transakcijah v obliki, imenovani CSV, ali »vrednosti, ločene z vejico«. Večina aplikacij za preglednice, kot so Excel, Quattro Pro ali OpenOffice.org Calc - enake, ki jih lahko uporabite za uravnoteženje vaše čekovne knjige ali vaše davke, so sposobne za branje in uvoz datotek, shranjenih v tej obliki.

Ker lahko PayPal za vas oblikuje datoteke CSV glede na časovni obseg, lahko za PayPal ustvarite hitre, natančne in popolne računovodske informacije (vključno s plačilnimi stroški , količinami za pošiljanje in manipulacijo ter drugimi podrobnostmi) o transakcijah eBay, ki jih lahko shranite na svojem računalniku in manipulirati v aplikaciji za preglednice, na primer, da razvrstite po vrsti transakcije ali dobite hitre zneske za davčne namene.

Ustvarjanje datoteke CSV s pomočjo PayPal

Če želite ustvariti datoteko CSV vaših transakcij PayPal, se prijavite na spletno mesto PayPal, tako kot bi običajno videli vaš račun. Ko se prijavite in si ogledate privzeto stran »Moj račun«, sledite tem korakom:

1. Kliknite »Zgodovina«. Kliknite na modro-belo povezavo »Zgodovina« v zgornjem središču strani. (Namig: nahaja se desno od povezave "Odvzem".)

1. Izberite časovno obdobje. Z orodji na zgornji strani strani izberite časovno obdobje za prikazovanje transakcij. Izberete lahko skupne zahteve, kot je »Zadnji teden« (za vse transakcije v zadnjih sedmih dneh) ali »Zadnji mesec« (za vse transakcije v zadnjih 30 dneh) ali pa se odločite za prikaz določenega časovnega obdobja.
2. Kliknite povezavo »CSV«. Kliknite povezavo »CSV« desno od besede »Prenos:« v zgornjem desnem kotu zaslona. Pojavilo se bo pojavno okno, v katerem boste prosili, da izberete obliko prenosa.
3. Kliknite gumb »Prenos«. Ne da bi spremenili vrsto datoteke iz »CSV«, kliknite rumeni gumb »Prenos«. PayPal bo za trenutek nekaj časa ustavil dostop do svoje podatkovne baze, preden pošlje spletnemu brskalniku datoteko z imenom Downoad.csv. Shranite to na namizje za enostaven dostop.

Napredni uporabniki, ki brskajo skupaj s tem člankom, morda že vedo, kaj točno želijo storiti s podatki v tej fazi - če ste to vi, se lahko brezplačno prenesete v druge oblike (na primer Quicken ali Quickbooks) ali odstopate od naslednjega postopek.

Uvažanje datotek CSV v Excel

Zdaj, ko ste prenesli datoteko CSV, ki vsebuje transakcije po vaši izbiri in je bila datoteka shranjena na namizju, sledite tem korakom, da naložite datoteko v Excel.

1. Zaženite Excel. Če datoteka CSV na namizju že izgleda kot datoteka Excel (tj. Ikona, ki predstavlja datoteko, izgleda enako kot ikone, ki jih običajno vidite za datoteke Excel), lahko dvokliknete datoteko, da jo odprete in vóila- končal si! Mnogi uporabniki pa najdejo, da se datoteka CSV v Excelu ne odpre samodejno, ko je ikona dvokliknite. Če ste to vi, uporabite svoj začetni meni za zagon programa Excel.

1. Izberite meni »Datoteka« in izberite »Odpri«. Ko je aplikacija Excel odprta, v zgornjem levem kotu okna kliknite "File" in na seznamu izberite možnost "Open". Pozdravljeni morate z manjšim pogovornim oknom z oznako »Odpri«, ki prikazuje datoteke v vašem računalniku.
2. Izberite svoj namizni računalnik. V zadnjih različicah programa Excel lahko to storite s klikom na ikono »namizja« na levi strani okna »Odpri«. V starejših različicah Excela kliknite spustni seznam Location v zgornjem delu okna in izberite "Desktop" z dolgega seznama mest, ki se prikažejo.
3. Vrsto datoteke nastavite na »Vse datoteke«. Kliknite spustni seznam »Datoteke tipa« na dnu okna in spremenite vrsto datoteke iz »Excelovih datotek« v »Vse datoteke«. To bo povzročilo, da bo pogovorno okno »Odpri« prikazalo vse datoteke CSV na namizju.
4. Dvokliknite datoteko »Prenos«. Poiščite datoteko CSV (imenovano »Download« ali »Download.csv«, odvisno od različice operacijskega sistema Windows - morda boste morali poiskati seznam vseh datotek na namizju) na seznamu datotek, ki so prikazane v pogovornem oknu »Odpri« in dvakrat kliknite na to.

To je vse, kar ima! Zdaj bi morali videti v organiziranem seznamu vseh zadnjih PayPal transakcij v Excelu. Če že poznate Excel, morate omogočiti, da te podatke takoj uporabite v svojih finančnih podatkih za obdelavo, filtriranje, razporejanje, iskanje ali kako drugače manipulirate z zapisi PayPal.

Upoštevajte tudi, kot je bilo omenjeno na začetku tega članka, da lahko sledite podobnim korakom za uvoz vaših zapisov PayPal v OpenOffice.org ali Quattro Pro. Samo uvozite aplikacijo za preglednico ali odprite datoteko »CSV« ali »ločene vrednosti z vejico«.

Kot končna opomba upoštevajte, da morate, če želite še naprej uporabljati te podatke, ponovno shraniti v standardni obliki Excel (ali katere koli standardne oblike, ki jih vaša preglednica uporablja) za udobje. Če želite to narediti, v zgornjem levem kotu okna Excel kliknite meni »Datoteka« in izberite možnost »Shrani kot«. Nato izberite »Microsoft Excel Workbook« s spustnega seznama »Shrani kot tip«, ki se nahaja na dnu pogovornega okna »Shrani kot«, ki se prikaže.

Srečno knjigovodstvo!