Ob izbiri lahko upoštevate spremenljivke. Ti vključujejo cilj vašega dogodka, proračun, s katerim sodelujete, razlog za najem zunaj in razpoložljive kandidate za delo, na srečo pa obstajajo tudi nekateri odlični viri, ki jih podjetja lahko uporabijo za izbiro najboljšega načrtovalca dogodkov ali producenta pomagajo ustvariti svoj dogodek podjetja.
Uporabite ta vodnik, ki vam pomaga ugotoviti, ali potrebujete načrtovalca dogodkov za vaš naslednji dogodek podjetja, in če to storite, kako izbrati najboljšega kandidata za opravilo.
Določite cilj in potrebo dogodka za načrtovalca dogodkov
Večina ljudi misli, da najem zunanjih dogodkov načrtovalec ali caterer začne z določitvijo proračuna dogodka , vendar resnica je, da je bolj pomembno, da začnete z opredelitvijo, zakaj želite, da bi dogodek na prvem mestu. Preden dosežete zunanji ali notranji vir, ki vam bo pomagal pri načrtovanju tega dogodka, bi si želeli deliti pomembne cilje dogodka. Odgovorite na vaša pomembna vprašanja o tem, kdo, kaj, kje, kdaj, zakaj in kako - bo še veliko časa za prilagoditve kasneje.
Ko določite svoje cilje, se bo začelo pojavljati nekaj jasnih idej o temah in sporočilih, ki jih želite prenesti na vašem dogodku, vendar najpomembneje, boste želeli ugotoviti, katere dejavnosti in storitve potrebujete za zunanjega vira v vašem imenu.
Boste želeli ugotoviti, kakšen proračun imate za načrtovalca in ali bodo pomagali izbrati kraj, zgraditi menije in pripraviti priporočila o možnostih hrane in pijače, izvornih zvočnikih in zabavi, biti na kraju samem za potrebe proizvodnje po dnevu, in / ali pomagajo ustvariti pomembne komunikacijske dokumente, kot so vabila in seznam gostov.
Če načrtujete svoj dogodek sami in še vedno imate katero koli od teh potreb neizpolnjene, verjetno boste želeli najeti načrtovalca dogodkov za upravljanje teh nalog in odgovornosti.
Uporabite lokalne vire za iskanje načrtovalca dogodkov
Ljudje pogosto menijo, da je usta beseda najboljši način za najem načrtovalca dogodkov za jubilejno zabavo, poslovno srečanje za zajtrk, vikend retreat ali drugo vrsto dogodka in, čeprav to zagotovo pomaga, to verjetno ni najučinkovitejši pristop.
Če poskušate najti najboljšega načrtovalca dogodkov za vašo afero, je najbolje raziskati nekoga, ki je izkušen in ima velik ugled v skupnosti načrtovalcev dogodkov. Beseda usta ponuja priložnost za preprosto prodajo za načrtovalca, ki želi poiskati nove stranke, vendar je dober ugled zelo učinkovit.
Ne glede na to, ali gre za družabni dogodek ali družabno srečanje, praviloma o najemu načrtovalca dogodkov ali gostinca ostajajo enaki: želite zaposliti nekoga, ki ima strokovno znanje pri ustvarjanju vaše vrste dogodka.
Razmislite o poglavjih strokovnih članskih skupin ali preverite pri nacionalnem ali lokalnem poglavju srečanja strokovnjakov International, mednarodnega združenja za posebne dogodke, nacionalne zveze gostinskih vodij.
Prav tako je pomembno ugotoviti, kdo objavlja članke v svoji industriji.
Če želite vedeti, kdo ima ugled za opravljanje storitev ali strokovnega znanja na določenem trgu, preverite pri lokalnem kongresu in obisku, saj so številni dogodki načrtovalci aktivni člani in vzdržujejo odnose z lokalnimi gospodarskimi zbornicami; drug način za pridobivanje strokovnjakov je, da pridejo do prodajnega oddelka hotela konvencije - delili boste z vami, za katere zaupajo.
Intervjuji in obravnava potreb po dogodkih s prosilci
Večina načrtovalcev dogodkov bo želela slišati o vašem specifičnem dogodku, vendar jim najprej zagotovite kratek opis in se osredotočite na svoje strokovno znanje v začetnem krogu intervjujev, v tem času pa morate zmanjšati število kandidatov do trije najmočnejši prosilci.
Vsakemu načrtovalcu dogodkov ali svojemu podjetju bi morali prositi, naj razkrije informacije o svojem poslovanju, izkušnje s preteklimi dogodki in kako načrtuje nepredvidene dogodke, pri čemer pozorno spremlja način odziva pritožnika in vsa nadaljnja vprašanja, ki jih ima ali ima za vaše podjetje, dogodek ali njegove cilje.
Dobri načrtovalci vas bodo vodili skozi razpravo, da bi se seznanili s splošnimi cilji vašega dogodka, časovnim načrtom, proračunom, številom gostov in osebnimi nastavitvami. Dobri načrtovalci vas bodo spraševali o svoji organizaciji in se seznanili z vašimi cilji in vašim dogodkom - pri intervjuju poiščite te znake, da bi našli kandidate, ki se izstopajo od ostalih.
Čeprav med prvim krogom intervjujev ni mogoče nikoli srečati osebe, zlasti če je vaš program izven mesta, je to lahko odločilni korak pri izbiri pravega načrtovalca ali producenta za vaš dogodek in podjetje.
Osebna srečanja zagotavljajo vpogled preko strokovnega znanja ali izkušenj načrtovalca v svoj odnos z ekipo v vašem podjetju, ki bo pomagal ustvariti ta dogodek - želeli boste izbrati kandidata, ki ima ne samo odlične dosežke za proizvajajo kakovostne dogodke, ampak tudi tiste, ki se pridružijo vaši ekipi.
S ponarejanjem možnosti in izbiranjem
To ni dovolj dobro, da bi šli na vaš črevesni instinkt, nasvet vaših prijateljev ali celo sodelavcev in sodelavcev ali samega osebnega srečanja - to je vaš dogodek, vaše ime in ugled pa bosta povezana z njim. Preverite tudi svoje reference kandidatov. Ne pozabite prositi za imena strank, s katerimi so kandidati delali prej, ampak tudi kopirajte v zgodovino vsakega načrtovalca, da bi našli dogodke, ki jih morda ni omenil - morda boste ugotovili, ali je z določenim odjemalcem, ki ni Ne bo nadaljeval s svojim nadaljevanjem.
Ko preverite, ali kandidat dobro sodeluje z vašim podjetjem, dokaže strokovno znanje na tem področju in ima dobro razumevanje dogodka, ki ga želite z njim izdelati, je čas, da zožite svoj izbor na enega in poslušate svoje ideje o dogodku. Na podlagi vaših ciljev in idej vam bo dober načrtovalec dogodkov predstavil načrt, ki bo pomagal doseči vašo temo - če je to zasebni večer in večerja za intimno skupino ljudi, bi moral načrtovalec priti do vas z idejami, ki vključujejo veliko podrobnosti vašega programa.
Na tej točki vam načrtovalec dogodkov predstavi ideje, s katerimi se boste počutili, kot da ste vzeli svoj proračun in podvojili njeno vrednost. To bi moralo biti jasno, kot kažejo svojo vizijo za vaš dogodek.
Primerjava svojega proračuna z načrtovalcem dogodka
Na podlagi ciljev vašega dogodka je mogoče ustvariti splošen občutek, koliko bo stalo za različne elemente vašega programa, ki se razlikuje glede na vrsto dogodka, ki ga gosti, in kaj vključuje. Mnogi ljudje, ki prvič organizirajo dogodek, ponavadi padejo v past, ki želijo načrtovati šampanjski dogodek na pivskem proračunu, zato se mnogi ljudje obrnejo na načrtovalca dogodkov za pomoč.
Idealni kandidat bo vzel kakšen proračun, ki ga predstavljate, in ga pretvorite v nekaj čarobnega, vendar bodo te ideje prišle po ceni in vam je pomembno, da od načrtovalca zahtevate, da razkrije vse svoje stroške in potencialne vire, kako te pristojbine bodo pokriti in vključeni v splošne pristojbine za načrtovanje dogodkov, ki se razlikujejo od planerja do načrtovalca ali podjetja za dogodke do podjetja za dogodke.
Odvisno od narave vašega dogodka vam bo prosil, da položite vloge, dokumentacijo in pogodbe načrtovalcu dogodkov ter mestih prireditev in storitvah, ki jih ponujajo. To je povsem sprejemljiv način ravnanja s poslovanjem, najboljši nasveti pa je, da se obrnete na strokovno svetovanje in nikoli ne podpišete pogodbe, ki je ni bil pregledan s strani svojega lastnega pravnega svetovalca, zlasti pri poslovanju z zasebniki, ki morda nimajo enake vire velikega podjetja.
Ostanite s svojim načrtovalcem in bodite pripravljeni na ogenj in Rehire
Večina slabih zgodb, ki se zgodijo v zvezi z načrtovanjem dogodkov, so običajno posledica pomanjkanja spremljanja. Načrtovanje dogodkov zahteva učinkovito usklajevanje logistike in odlaganje le-teh tretji osebi lahko ogrozi, če načrtovalec dogodkov, ki ste ga najeli, ni v celoti odgovoren za cilje in cilje vašega podjetja za dogodek.
Iz tega razloga morate kot vodja najemnika tesno sodelovati z načrtovalcem ali proizvajalcem, da zagotovite, da se vsak element proizvodnje izklopi, ne da bi se prepričali, ali so prizorišča in dobavitelji pripravljeni na dogodek, da zagotovijo plačila vsaki prodajalec pred in po njem. To ne pomeni, da večina dogodkov ne načrtuje svojih obljubljenih storitev; preprosto pomeni, da se morate prepričati, da je logistika potrjena.
Če gre vse po načrtih, boste imeli uspešen dogodek in odličen vir načrtovalca dogodkov za prihodnost, vendar če se proces načrtovanja ne izvaja gladko za storitve, o katerih je pisno dogovorjeno, je pomembno preveriti, ali je projekt dobro se prilega načrtovalcu.
Čeprav je smiselno biti potrpežljiv in se trudi s pomočjo logistike in morebitnih nesporazumov na poti, če ne prejemate želenih storitev, bi morali biti pripravljeni na nekaj resnih razprav. Če morate, bodite pripravljeni, da zaženete slabega načrtovalca in imate možnost kopiranja v vsakem trenutku.