Kaj potrebuje vaše podjetje pri računalniški maloprodajni programski opremi?
Računovodska programska oprema je obvezna za vsako majhno podjetje, da spremlja prihodke, izdatke, podatke o strankah in druge finančne podatke. Prav tako je odlično orodje za odločanje, saj pravočasna poročila in orodja za analizo proračuna, ki prihajajo z večino programov za računovodsko programsko opremo, dajejo lastnikom podjetij možnost, da se odpravijo in imajo splošno razumevanje finančnih sredstev podjetja. Toda v morju programov in blagovnih znamk programske opreme, kako izberete pravo računovodsko programsko opremo za vaše mala podjetja?
Kaj je treba upoštevati pred nakupom računovodske programske opreme
Ker je računovodska programska oprema ključnega pomena za vaše mala podjetja, je pomembno, da se prepričate, da opravite nekaj raziskav, preden kupite kakšno posebno finančno poslovanje ali računovodsko programsko opremo. Če natančno pogledate potrebe vašega podjetja, vam omogoči, da izmerite dnevne potrebe po funkcionalnosti, ki jih potrebujete. Spodaj so samo nekatere od stvari, ki jih morate storiti in upoštevajte, preden se zavežete k nakupu računovodske programske opreme.
Naredite analizo potreb
Pred odločitvijo o določenem računovodskem programu morate opraviti analizo potreb, da ocenite funkcije, funkcije in poročila, ki jih boste potrebovali za izvajanje programa. Vzemite si čas, da razmislite o tem, katere računovodske transakcije so pomembne za vaše podjetje, tako da lahko izberete program, ki ga lahko učinkovito upravlja. Navesti je treba vsa poročila, ki jih boste potrebovali za ustvarjanje potrebnih kontrol ali za integracijo, ki jo želite z aplikacijami tretjih oseb.
Ta analiza potreb bo osnova za začetek izbirnega postopka.
Preberite računovodske preglede programske opreme
Branje drugih mnenj strank o izdelku vam bo dalo boljšo predstavo o tem, kaj kupujete. Mnoge potrošniške spletne strani, kot je Amazon, imajo nešteto pregledov, ki govori o enostavni uporabi, poročanju, podpori, združljivosti operacijskega sistema in ceni.
Poišči, kaj ustreza vašim potrebam
Večina malih podjetij lahko uporablja programsko opremo za računovodstvo malih podjetij, kot je QuickBooks, naravnost izven oken . Večina prodajalcev nastavi funkcije poročanja in predloge, tako da lahko preprosto ustvarite skoraj vsako poročilo, ki ga potrebujete. Vendar pa boste morda ugotovili, da potrebujete programsko opremo, specifično za industrijo, kot je neprofitna računovodska programska oprema , programska oprema za gradbeno računovodstvo ali računovodska programska oprema za prodajo na prodajnih mestih, ki ustreza edinstvenim računovodskim in poročevalskim potrebam vaše industrije.
Razmislite o enostavnosti uporabe
Vi ali vaše osebje se boste morali naučiti uporabljati računovodsko programsko opremo, ki jo kupite. Verjetno je, da boste imeli promet skozi vse leto. Zato bi morali razmisliti o izbiri računovodskega paketa programske opreme, ki ne ustreza le vašim potrebam, ampak ga je preprosto naučiti glede na čas in vire, ki jih lahko zavežete zaposlenim, kako uporabljati programsko opremo. Če imate premalo sredstev, da zaposlene zaženete in delujejo na vašem programu, ko je promet, potem lahko izbirate preprost in preprost program računovodskega programa, na primer QuickBooks ali Peachtree, morda na poti do vašega malega podjetja. Čeprav so na trgu morda boljši računovodski programi, mala podjetja ne vidijo prednosti teh programov, če vaše osebje ne ve, kako jih pravilno uporabljati.
Razmislite o podpori
Odločiti se morate o kakšni podpori, ki jo želite imeti za pomoč pri uporabi izdelka. Večina prodajalcev ponuja popolno zbirko možnosti pomoči, ki so vam na voljo - e-pošto, telefon in spletna podpora. Nekateri ponudniki bodo ponudili brezplačno podporo, če boste kupili program, večina pa bo ponudila programe tehnične podpore, ki jih lahko kupite poleg računskega programa. Preberite vse forume o izkušnjah drugih uporabnikov pri podpori strankam pri prodajalcu programske opreme, ki ga izberete, ker niso vsi ustvarjeni enaki. Nekateri ponudniki računovodskih programov zagotavljajo ustrezno podporo, drugi pa ne.
Razmislite o prilagodljivosti
Koliko rasti pričakujete, da bo vaše podjetje raslo čez kratkoročno obdobje? Potem, ko pripravite svoje napovedi o rasti vašega podjetja, boste potem želeli videti, kako prilagodljiv, ki ga potrebujete, je vaš program računovodskega programiranja potreben za doseganje te rasti.
Ali potrebujete računovodsko programsko opremo za zagon prenosnih računalnikov in namizij ali mobilnih naprav? Ali potrebujete računovodsko programsko opremo, ki se lahko izvaja v omrežju? Kako draga je dodajanje dodatnih uporabnikov v vašo računovodsko programsko opremo? Boste želeli upoštevati ta vprašanja in če bo vaše majhno podjetje delovalo v omrežju, bi bilo dobro, da se obrnete na IT strokovnjaka, da bi zagotovili, da je izbrana računovodska programska oprema združljiva z vašo strojno opremo. Strokovnjak za informacijsko tehnologijo mora biti sposoben zagotoviti, da boste dosegli specifikacije strojne in programske opreme, hkrati pa pripravite tudi druge predloge za mreženje, ki bodo izboljšale vaše poslovanje.
Ali potrebujete upravljanje dokumentov?
Nekatera mala podjetja želijo delovati v brezpapirnem okolju, druge pa so bolj prijetno, če so malo zastarele. Ne glede na proces, ki ga izberete, se prepričajte, da je programska oprema namenjena vašim potrebam. Na primer, če želite pisarno brez papirja, morate preveriti funkcije za upravljanje z dokumenti vaše računovodske programske opreme. Lahko pa kupite tudi orodje za upravljanje dokumentov tretje strani in si lahko ogledate, ali obstajajo računovodski programi, ki se integrirajo s svojim sistemom za upravljanje dokumentov, da bi lahko poenostavili procese dela vašega podjetja.
Ali lahko uporabite upravljanje delovnega toka?
Če se odločite, da boste delali v brezpapirnem pisarniškem okolju, boste morali izbrati računalniški programski program, ki ima vgrajene postopke poteka dela ali vam omogoča, da jih zgradite, da bi ustrezali vašim poslovnim procesom. Ker ne boste imeli fizično kopije papirja, ki plavajo okoli vaše pisarne za pregled in odobritev, boste morali imeti možnost oblikovanja procesov odobritve za preproste in zapletene naloge, kot so časovni list, prodajalec ali potrditev odobritve.
Razmislite o potrebah po varnosti podatkov
Varnost raćunovodskih podatkov je vedno pomembna, ker boste poskrbeli, da bodo vaśi osebni podatki, osebni podatki vaśega uslużbenca in podatki vaśega kupca zavarovani. Vendar pa lahko delate v panogah, kot je zdravstveno varstvo, kjer imate dodatne zahteve glede skladnosti, kot je HIPPA. Kazni za te kršitve lahko ogrozijo vaše podjetje in dosežejo v višini 500.000 dolarjev. Ne glede na raven varnosti, ki jo potrebujete, se boste želeli prepričati, da so načrti vgrajeni v vaš program računovodskega programja ali da lahko uvedete potrebne zaščitne elemente v načrt IT, da bi zadovoljili te potrebe.