Uspešno varnostno kopiranje poslovnih podatkov

Kako zaščititi vaše kritične poslovne podatke

Varnost podatkov je ključnega pomena za zaščito kontinuitete vašega podjetja . Če je vaša edina varnostna kopija na enem namiznem / prenosnem računalniku ali mobilni napravi in ​​je izgubljena ali ukradena, vaši podatki o podjetju izginejo. In s papirnatimi kopijami poslovnih podatkov ni ustrezna zaščita podatkov; kaj, če vaš poslovni prostor zgori na tla ali doživi hude poplave? Še enkrat lahko nepovratno izgubite podatke, ki jih potrebujete za nadaljevanje vašega podjetja.

Izguba podatkov

Če želite parafrazirati Paula Simonja, lahko izgubite svoje podatke:

• Zaradi zrušitve ali poškodbe vašega mobilnega telefona na namizju / prenosnem računalniku lahko postanejo vaši podatki neizterljivi
• Vaš računalnik ali telefon se lahko ukradejo - poslovna prekinitev je pogosta in glede na statistiko FBI 97% ukradenih prenosnih računalnikov / namizij ni nikoli obnovljeno
• Podatke lahko slučajno izbrišemo (ali jih namerno črta nezadovoljen zaposleni)
• Računalnik lahko ugrabijo zlonamerna programska oprema
• Vaši računi za shranjevanje na spletu je mogoče vdreti
• Napad ransomware lahko postane vaše datoteke nedostopne, dokler se ne plača precejšen znesek

Režim varnostnega kopiranja podatkov je obvezen

Za ustrezno zaščito podatkov morate vzpostaviti sistem za varnostno kopiranje podatkov, ki sledi tem korakom:

• Redno posodablja poslovne podatke
• Ustvarite varnostne kopije v zanesljivih medijih ali v oblaku
• Če uporabljate medije za varnostne kopije, jih hranite na varni lokaciji izven kraja

Osnovno pravilo za zaščito poslovnih podatkov je, da če izgubite podatke, boste posegali v poslovanje.

Programi za namizne programe je mogoče ponovno namestiti, če je to potrebno, vendar obnovitev podrobnosti o transakcijah ali poslovna korespondenca ni mogoča, če so te datoteke izgubljene ali poškodovane izven popravila.

Arhiviranje podatkov in varnostno kopiranje podatkov

Varnostne kopije so običajno periodične, kratkotrajne slike podatkov za obnovo po nesreči.

Arhiviranje se običajno nanaša na dolgoročno shranjevanje podatkov, ki niso več v redni uporabi, vendar jih je mogoče po potrebi obnoviti (na primer končen projekt ali podatki nekdanjega odjemalca).

Kritični poslovni podatki varnostnih kopij

Za uspešno varnostno kopiranje sta dva koraka.

• Prepoznavanje kritičnih podatkov, ki jih je treba varnostno kopirati
• Izvajanje varnostnih kopij podatkov v rednem urniku

Kaj mora biti v varnostnem kopiranju podatkov?

Vse datoteke, ki ste jih ustvarili in / ali spremenili, je treba redno varnostno kopirati. Za številna podjetja to vključuje vse od računovodskih datotek prek e-pošte.

V oblaku je na voljo več poslovnih aplikacij. Če uporabljate namizne aplikacije (brez brskalnika), jih lahko znova namestite iz medija ali prenesete, zato jih ni treba varnostno kopirati.

Shranjevanje v oblaku

Uporaba spletnih varnostnih storitev omogoča enostavno varnostno kopiranje podatkov - kar je le eden od razlogov, zakaj je računalništvo v oblaku idealno za mala podjetja . Toda storitve v oblaku so še vedno lahko ranljive za izgubo podatkov prek vdora ali sabotaže zaposlenih (upoštevajte nedavni primer ameriškega šole za izobraževanje v Indianapolisu, ki je po odpustu zaposlenega v informacijski tehnologiji ugotovil, da je pred odhodom spremenil administratorska gesla na spletno računov, ki kolegiju onemogočajo dostop do svojih podatkov).

Ni slabo ideja, da občasno uporabite lokalne varnostne kopije podatkov o oblaku.

Lokalne varnostne kopije podatkov

Če podatke shranite lokalno (npr. Ne uporabljate shranjevanja v oblaku), lahko svoje varnostne kopije poenostavite tako, da shranite vse datoteke, ki jih boste morali arhivirati na enem pogonu v računalniku. Recimo, da morate na primer varnostno kopirati računovodske datoteke, dokumente za obdelavo besedil, preglednice, fotografije in e-pošto. S preprostim računovodenjem, Microsoft Office (vključno z Outlookom) in Paintshop Pro vse na ločenem pogonu ali v ločeni mapi omogoča lažje arhiviranje vseh datotek, ki ste jih ustvarili ali spremenili s temi programi. Vse kar morate storiti je, da varnostno kopirate pogon ali mapo.

Ko izberete kritične podatke, ki jih želite arhivirati, je enostavno namestiti in uporabiti program za varnostno kopiranje, ki arhivira vaše poslovne podatke v rednem urniku.

Priporočljivo je, da varnostno kopirate podatke zvečer. Na voljo je veliko programov za varnostno kopiranje, ki vam omogočajo nastavitev urnika, ki bo samodejno varnostno kopiral vaše podatke. Programska oprema za varnostno kopiranje, ki prav tako zapre in šifrira datoteke, varuje prostor na disku in povečuje varnost podatkov.

Varnostno kopiranje podatkov hranite samo na spletnem mestu, če so shranjene v ognjevarnem, neuničljivem varnem. Vlaganje v tračni pogon ali zunanji trdi disk in natančno spoštovanje rednega časovnega načrta za varnost podatkov ne pomagajo, če so vse varnostne kopije podatkov na enem mestu in to mesto prizadene nesreča. Če želite biti resnično varni, varnostne kopije shranite izven spletnega mesta. (Cloud backup v celoti ne odpravlja te skrbi, vendar je zagotovo boljši od mnogih fizičnih lokacij.)

Nekatera podjetja hranijo svoje varnostne kopije podatkov v bankah. (Pristojbina za varnostno omarico je odbitna za davke, če potrebujete dodatno spodbudo.) Drugi lastniki malih podjetij hranijo več podatkovno kopijo svojih evidenc v domovih različnih prijateljev ali družinskih članov. Ni pomembno, kje se odločite, da jih hranite, dokler je spletno mesto, ki ga izberete za varnostno kopiranje podatkov zunaj njega, varno in imate reden dostop do njega.

Naprave za varnostno kopiranje

Spletne varnostne storitve

Za popolno varnost poskrbite, da uporabljate močna gesla, jih redno spreminjate in poskrbite, da so varnostno kopirane datoteke šifrirane (ker je shranjevanje oblaka v skupni rabi, ponudniki oblakov običajno šifrirajo uporabniške podatke).

Pogoni USB (palec)

USB ključi nenehno naraščajo in so idealni za hitro varnostno kopiranje podatkov. Čeprav nimajo zmogljivosti zunanjih trde diske, imajo hitro hitrost prenosa podatkov in so zelo prenosni. Z lahkoto lahko varnostno kopirate podatke na pogon USB in ga vzamete ven. Ker nimajo gibljivih delov, so pogoni USB zelo zanesljivi.

Zunanji trdi diski

Za mala podjetja je priporočena metoda nakup in uporaba zunanjega trdega diska za varnostne kopije podatkov. Zunanji trdi diski so poceni v primerjavi s sistemi tračnih pogonov. Prav tako so enostavni za uporabo; preprosto priključite trdi disk v USB-vrata vašega računalnika. Večina zunanjih trdih diskov ima programsko opremo za varnostno kopiranje.

Lokalno omrežje (LAN) za shranjevanje

Če imate lokalno omrežje (LAN), lahko tudi varnostno kopirate datoteke v drug računalnik ali strežnik. Če pa se rezervni stroj nahaja na isti lokaciji, je lahko ranljiv za krajo ali poškodovan zaradi požara ali poplave. Za preprečevanje kraje lahko strežnik namestite v zaklenjeno kletko, omarico ali omarico.

Skladiščenje traku

Če imate v varnostno kopijo velike količine podatkov (ali želijo, da bi redno in popolno arhiviranje podatkov shranjevali in shranjevali za dolgoročno shranjevanje), so najboljša možnost varnostne kopije trakov. So zelo zanesljivi in ​​lahko shranjujejo velike količine podatkov.

Nazaj ali tveganje, ki ga je izgubilo

Ne tvegajte izgubljanja poslovnih podatkov. Najboljša obramba pred tako katastrofo je pravilna zaščita podatkov. Z ustvarjanjem varnostnega sistema, ki redno in pravilno vključuje arhiviranje in varnostno kopiranje svojih poslovnih podatkov, boste zagotovili, da bo vaše podjetje lahko vplivalo na neurje, s katerimi se sooča in nadaljuje. Ne pozabite - nikoli ne morete imeti preveč varnostnih kopij podatkov!