Prepričajte se, da ustreza vašim trenutnim in prihodnjim potrebam
Toda ker boste pogosto uporabljali svojo računovodsko programsko opremo , je pomembno zagotoviti, da boste izbrali računovodsko programsko opremo, ki je primerna za vaše podjetje in vaše potrebe.
Je mobilno dostopen?
Računalniški program za računovodstvo malih podjetij je v veliki meri sprejel računalništvo v oblaku . Večina novejših prodajalcev, kot so FreshBooks in Zoho, sploh ne ponujajo namiznih različic, tradicionalni ponudniki, kot je Intuit (QuickBooks), so svoje spletne namizne programe preselili v splet in usmerjali svoje stranke do zaračunavanja na podlagi naročnin. Nekateri ponudniki še vedno ponujajo namizne ali hibridne namizne / oblačne različice.
Spletne različice so idealne za mobilne uporabnike. Poleg podpiranja najpogosteje uporabljenih spletnih brskalnikov običajno ponujajo aplikacije iPhone / iPad in Android, zato so idealni za pošiljanje računov in vnos podatkov o stroških ne glede na to, kje ste.
Ali ustreza vašim računovodskim potrebam?
Če ste samostojni podjetnik / izvajalec ali lastnik zelo majhnega podjetja brez zaposlenih, imate možnosti, da jih boste lahko dobili z osnovnim računovodskim paketom, ki obravnava izdajanje računov, sledenje stroškom in ponuja osnovni nabor poročil, ki vodijo zavihke v vašem podjetju.
Običajno te poceni ponudbe dejansko niso resnični računovodski paketi, ker ne opravljajo dvojnega knjiženja ( Terjatve do kupcev , Obveznosti do dobaviteljev in splošna knjiga ).
Večja podjetja, ki imajo zaposlene , so vključena ali kako drugače imajo večje računovodske potrebe, potrebujejo bolj robusten (in drag) paket, ki lahko opravlja dvojno knjigovodstvo in ima naprednejše funkcije, kot so plače , upravljanje inventarja, vodenje projektov, upravljanje s strankami ( CRM), analitika in veliko širši izbor poročil (in možnosti prilagajanja poročil).
Na srečo večina ponudb izdelkov vam omogoča, da začnete z osnovnim paketom in razširite, ko vaše potrebe rastejo. Obstajajo tudi številni dodatki tretjih oseb za bolj priljubljene računovodske pakete, tako da lahko (na primer) dodate modul za plačila, če prodajalec tega ne ponuja (glej dodatke QuickBooks).
Druga lastnost, ki je zelo uporabna, je dostop do računovodij. FreshBooks ponuja na primer portal za računovodje, tako da vaš računovodja lahko dostopa do vaših poročil FreshBooks in vnose v dnevnik, kar vam prihrani ročno izmenjavo informacij.
Ali ima preprosto uporabo funkcij?
- Ali programska oprema omogoča pošiljanje čekov, nakupnih naročil in računov preko »Net«?
- Ali ima možnost povezovanja prek spleta na bančne račune?
- Je integriran z drugo programsko opremo, ki jo pogosto uporabljate, kot je Microsoft Office?
- Ali lahko pretvori podatke iz drugih računovodskih programov ali podatkovnih baz?
- Kaj se zgodi, če se boste v prihodnosti odločili za prehod na drug programski paket - boste lahko enostavno izvlekli in preselili svoje obstoječe podatke?
Z drugimi besedami, ali bo računovodska programska oprema sposobna zadovoljiti vse vaše potrebe, zdaj in v prihodnosti?
Kako strmo je učna krivulja?
Vse računovodske programske opreme trdijo, da so "prijazne do uporabnika", vendar boste še vedno morali investirati nekaj časa v učenje, kako jo uporabljati.
To je še posebej pomembno, če nimate osnovnega znanja o računovodstvu; je programska oprema, usmerjena v računovodske strokovnjake, ali lahko kdo hitro doseže hitrost?
Bodite pozorni pred nakupom. Ali je uporabniški vmesnik intuitiven in udoben? Ali boste (in vaši zaposleni) lahko sedeli in se naučili, ali boste potrebovali nadaljnje naložbe v usposabljanje? Večina prodajalcev ponuja brezplačno preskusno obdobje (običajno 30 dni).
Kako dobro je storitev in podpora za stranke?
V smislu krivulje učenja, program online omogoča pomoč. Ali ima računovodska programska oprema funkcije, kot so nasveti za zaslon, iskalni indeks pomoči, predstavitve in primeri računov, da začnete? Ali so na voljo priročniki za tiskanje? In kako dostopna je podpora podjetja? Oglejte si spletne preglede, da bi dobili vtise oseb, ki so uporabljale programsko opremo.
Je to prilagodljivo?
Kako enostavno ali drago je, da se premikate od enega uporabnika do več uporabnikov? Večina osnovnih ponudb programske opreme je en uporabnik ali en uporabnik + dostop do računovodij. Za dodajanje uporabnikov zahteva nadgradnjo na dražje načrte. Na primer, osnovni načrt Zoho Books omogoča en uporabnik + račun, »standardni načrt« omogoča dva uporabnika + računovodja, »profesionalni načrt« omogoča neomejenim uporabnikom (glej načrte / cene za Zoho Books).