Kako pripraviti načrt za neprekinjeno poslovanje vašega malega podjetja
Načrt, ki varuje pred poslovnimi motnjami v primeru nepredvidenih dogodkov. Ali, če želite, "... postopke, uporabljene za zagotovitev pravočasnega in pravilnega nadaljevanja poslovnega cikla organizacije s svojo zmožnostjo izvrševanja načrtov z minimalno ali brez prekinitve časovno občutljivih poslovnih ali storitvenih operacij" ( Uprava za upravljanje objektov).
Cilji načrtovanja neprekinjenega poslovanja so:
- Zagotavljanje varnosti in zdravja celotnega osebja
- Zmanjševanje prekinitev zmožnosti podjetja, da zagotovi svoje izdelke in / ali storitve
- Zmanjšanje finančne izgube
- Sposobnost nadaljevanja kritičnih operacij v določenem času po katastrofi
Dobro premišljen načrt neprekinjenega poslovanja lahko pomeni razliko med preživetjem vašega podjetja in neuspehom, če pride do nesreče. Požar, poplava, okvara trdega diska ali krajo podatkov - vse ali vse od teh bi vaše podjetje lahko izhajale iz provizije. Če si vzamete čas, da pripravite načrt za neprekinjeno poslovanje, boste zagotovili, da bo vaše podjetje lahko nadaljevalo z delom v najkrajšem možnem času.
Ustvarjanje načrta za nepredvidene poslovne dogodke:
1) Ugotovite, katera glavna tveganja so za vaše mala podjetja.
Ali je kraje podatkov? Poplave? Potres? Če ugotovimo, katere vrste nesreč najverjetneje bodo pomagale pri osredotočenju načrta kontinuitete in ne bi izgubljali časa in denarja, ki bi se pripravljale na nekaj, kar je malo verjetno, da se bo zgodilo.
Nima smisla načrtovati, kako se opomore od potresa, na primer, če vaše podjetje ni v potresnem območju. Ampak ne pozabite na vse večja tveganja, ki jih pogosto spregledajo mala podjetja, kot so kibernetski napadi, hakerska dejavnost in sabotaža.
2) Odločite se, kaj bi bilo bistveno, da bi vaše malo podjetje začelo delovati znova, če bi vas poslovna nesreča zaprla in sprejela ukrepe za zagotovitev, da bodo te bistvene informacije na voljo hitro.
Ti bistveni elementi lahko vključujejo osebje, podatke, opremo, finančna sredstva in zaščito infrastrukture.
Kateri ljudje so ključni za vaše poslovanje? Katere opreme potrebujete za nadaljevanje proizvodnje in dostave kritičnih izdelkov in / ali storitev? Morda se lahko dogovori z drugim podjetjem, ki ima opremo, ki jo potrebujete. Katere zaloge so potrebne? Vnaprej ugotovite, kdo bi bili alternativni dobavitelji ali naročniki, če vaša trenutna ureditev morda ne bo delovala. Koliko časa bi lahko vaše podjetje delovalo, če bi bil njegov tok prihodka izklopljen? Kje bi dobil denar za nadaljevanje?
2) Pripravite evakuacijski načrt v primeru fizične nesreče.
Preberi ga s kadrom in ga objavite v vseh poslovnih prostorih. Kako bo osebje vedelo, da jih je treba evakuirati? Kaj naj storijo, ko so obveščeni o evakuaciji? Katere poti so na voljo v stavbi? Kje naj se ljudje srečajo zunaj stavbe? Kdo je odgovoren za preverjanje, da so vsi varni?
3) Ustvarite sistem za prezračevanje komunikacij.
Če se je nekaj zgodilo pri vašem podjetju, kdo bi bil odgovoren za obveščanje vsake osebe, ki tam dela? Prepričajte se, da so telefonski in e-poštni stiki posodobljeni in da so osebe, ki so odgovorne za stik z drugimi, natisnjene sezname, saj vsa tehnologija prej ali slej ne uspe in ponavadi v najbolj neprijetnem času.
Odločite se tudi, kdo bo odgovoren za komuniciranje z javnostjo in kako (posodobitev poslovne spletne strani , objavljanje na socialnih medijih , sporočila za javnost, znaki v oknih, radijske obvestila itd.)
4) Prepričajte se, da so vaši kompleti za nujne primere popolni in ažurni.
Ti kompleti za prvo pomoč na delovnem mestu Kontrolni seznami iz St. ambulance kažejo, kaj natančno potrebujejo kompleti prve pomoči za različna velika podjetja glede na število zaposlenih. Glede na to, katere vrste nesreč se lahko zgodi na vašem območju, boste morda želeli dodati druge zaloge. Na primer, en galon vode na osebo na dan je ena od priporočenih zalog na tem seznamu urgentnih potrebščin za trgovino na drobno.
5) Sprejmite ukrepe za zaščito vaših poslovnih podatkov.
Vaši poslovni podatki so vaše najbolj dragoceno sredstvo. Če bi bil ukraden ali uničen, ali bi lahko vaše podjetje hitro spet in ponovilo ali celo nadaljevalo?
3 koraki za uspešno varnostno kopiranje podatkov razloži, kako lahko dobite mir v mislih, da poznate, da so vaši poslovni podatki zaščiteni in da bodo hitro dostopni. Varstvo podatkov je ena izmed mnogih prednosti prehoda vašega podjetja na računalništvo v oblaku .
6) Zagotovite, da vaše podjetje opravlja ustrezno zavarovanje.
Požarno zavarovanje je tip, ki se spominja, vendar ogenj zagotovo ni edina morebitna katastrofa, ki bi jo lahko doživljali mala podjetja. Poleg drugih očitnih fizičnih nesreč, kot so poplave ali poškodbe vetra, upoštevajte škodo, ki bi lahko nastala zaradi kraje, na primer. In potem obstaja potencialni dejavnik odgovornosti, če se vaše majhno podjetje ukvarja z dejavnostmi, ki bi vas lahko odprle do tožb.
Če izberete ustrezno vrsto zavarovanja za kritje vaših tveganj in z dobrim, najnovejšim zavarovalnim pokritjem, boste v primeru, če pride do katastrofe, še daleč na poti do ponovnega zagona vašega malega podjetja.
8) Spoznajte svoje sosede.
Odpiranje linij komuniciranja z lastniki podjetij okoli vas lahko resnično koristijo načrtovanju neprekinjenega poslovanja. Sporočite jim, kaj upate in ugotovite, ali jih lahko vključite. Morda boste lahko delili stroške nekaterih stroškov, povezanih z načrtovanjem kontinuitete ali pa si boste pomagali drug drugemu v primeru nesreče. Usklajeni načrti za izredne razmere so še posebej pomembni za podjetja, ki delijo sosednji prostor, kot so tisti v mestnih ulicah ali mestnih ulicah.
9) Oglejte si lokalne programe in vire.
V vašem mestu, mestu ali Business In Action odbor lahko pripravi načrte ukrepov / načrtov za odzivanje na nesreče ali zagotovijo vire, ki vam bodo olajšali skupen načrt. Mesto Ottawa na primer ponuja informacije o pripravljenosti na izredne razmere za podjetja v Ottawi na svoji spletni strani in ponuja tečaje usposabljanja. Oglejte si, kaj je na voljo v vašem mestu, preden začnete pisati svoj načrt za poslovno nesrečo.
10) Vse skupaj.
Ko delate skozi svoj načrt kontinuitete, vse dele združite v tiskani obliki. (Digitalne kopije so lepe, a niso zelo uporabne, če se električna napetost izklopi in / ali digitalnih naprav ni mogoče uporabiti.) Tri-obročno vezivo dobro deluje. Vključite načrt za evakuacijo vašega podjetja, načrt komunikacij, informacije o kompleti za nujne primere in zavarovalne police, ukrepe za zaščito podatkov in operativne nujne elemente ter podrobnosti o morebitnih dogovorih, ki ste jih naredili za ponovno vzpostavitev ali ponoven zagon.
11) Vodite svoj načrt poslovanja v kriznih razmerah.
Nenazadnje si želite zagotoviti, da načrt za katastrofo obdržite na preprostem dostopnem mestu in se prepričajte, kdor mora vedeti, kje pozna svojo lokacijo. Dodati morate tudi eno osebo in drugo osebo, da zgrabi poslovni načrt ukrepov ob izhodu, če zaradi poslovne nesreče pride do zapustitve prostorov.
12) Uporabite spletno stran podjetja in socialne medije
Vaša poslovna spletna stran in platforme socialnih medijev, kot so Facebook , LinkedIn in Twitter, so odlični načini komuniciranja s strankami in poslovnimi sodelavci v nujnih primerih. Ne pustite, da se vaše stranke sprašujejo, ali ste odprti ali ne, ko pride do nesreče - hiter post na Facebooku lahko poskrbi za posodobitev.
Načrtovanje neprekinjenega poslovanja se izplača
Lažje je preprečiti načrtovanje neprekinjenega poslovanja. Vedno so "krize", ki zahtevajo našo pozornost. Toda kako pomembne so res primerjane z dogodkom, ki zapira vaše podjetje v urah, v dnevih ali tednih? Če bo čas za pripravo načrta neprekinjenega poslovanja imel ogromno plačilo, če bo katastrofa kdajkoli udarila.