Nasveti za izbiro računalniške programske opreme za mala podjetja

by Shelley Elmblad

Uporaba računovodske programske opreme prihrani čas v primerjavi z ročnim rokovanjem z knjigami in je ponavadi učinkovitejša od uporabe preglednice. To je zato, ker računovodska programska oprema zmanjšuje ali odpravlja odvečen vnos podatkov, na primer vnos naročnikovega naslova na ponudbo, nato delovni nalog in nato račun.

Če ste samostojni podjetnik brez zaposlenih, nizek ali brez popisa in peščica kupcev, morda sploh ne potrebujete računovodske programske opreme ali pa so na voljo brezplačne ali poceni računovodske programske opcije. Lastniki malih podjetij, ki imajo inventar, imajo več strank ali zaposlenih, prihranijo čas in imajo natančnejše zapise, če se uporablja računovodska programska oprema.

Večina računovodskih programov je veliko lažje za uporabo, kot je nekoč bila, in nekaj malih podjetij računovodske programske opreme je bila zasnovana za enostavnost uporabe s strani osebe brez računovodskega ozadja sploh.

01 - Kateri značilnosti računalniške programske opreme potrebujete?

Zmanjšajte izbiro računovodskih programov s pripravo seznama računovodskih funkcij za mala podjetja, ki jih potrebujete za vodenje svojega podjetja. Večina računovodskih značilnosti malih podjetij vključuje:

Upravljanje zalog
Prodajno sledenje
Upravljajte stike s strankami ali delajte z vašo trenutno programsko opremo za upravljanje stikov
Podpora trgovskega računa za sprejemanje plačil s kreditnimi karticami
Proračun
Ocene
Payroll
Poročanje o davku na poslovanje

Programska oprema za specifično računalništvo

Nekatera računovodska programska oprema je zasnovana posebej za panoge, kot so gradbeništvo, proizvodnja in distributerji na debelo. Če je vaše malo podjetje v industriji s posebnimi računovodskimi zahtevami, lahko obstaja računovodska programska oprema s funkcijami, ki izpolnjujejo te zahteve.

Pogovorite se z drugimi o računalniški programski opremi

Preden kupite računovodsko programsko opremo, se pogovorite z vsaj tremi drugimi ljudmi, ki uporabljajo računovodsko programsko opremo v podjetjih, podobnih vašim. Pogovorite se z njimi glede njihove računovodske programske opreme in kaj je potrebno izboljšati. Morda boste ugotovili, da tam ni popolne računovodske programske opreme, vendar se ne obnašajte. Cilj je najti računovodsko programsko opremo, ki najbolje ustreza vašim potrebam majhnega podjetja.

02 - Več informacij o računalniški programski opremi

Zdaj, ko ste zožili svoje računovodske izbire, imata ta seznam vprašanj z vami, medtem ko kupujete programsko opremo za računovodstvo malih podjetij.

Ali bo računovodska programska oprema rasla s svojim poslovanjem?

Preverite, ali ima programska oprema module, ki jih lahko dodate pozneje, če je potrebno. Modul, ki se običajno doda po rasti podjetja, je za obračunavanje plač.

Če modulov ni mogoče dodati, ali programska oprema enostavno nadgradi na bolj zmogljivo različico enake računovodske programske opreme? Ali pa programsko opremo izvozite v podatkovni format, kot je CSV, da ga lahko preberete, če boste pozneje preklopili na drug naslov računovodske programske opreme?

Kaj računovodska programska oprema podpira vašo podporo bankam?

Če lahko prenesete transakcije iz vaše banke, prihranite veliko časa, zato ugotovite, s katero računovodsko programsko opremo deluje vaša banka.

Spletna ali namizna računovodska programska oprema?

Programska oprema za spletno računovodstvo je spletna programska oprema, ki se varno izvaja prek spletnega brskalnika. Programska oprema za spletno računovodstvo je še posebej primerna za dostop do računovodskih podatkov in zapisov iz več računalnikov.

Ali je dostop omejen na nekatere uporabnike?

Če več kot ena oseba uporablja računovodsko programsko opremo, lahko posameznik potrebuje popoln dostop do vseh funkcij, drugi pa morda potrebujejo le dostop do področij vnosa podatkov in ne poročil.

Ali računovodska programska oprema prihaja s prostim preizkusom?

Vedno je najbolje, če lahko preizkusite programsko opremo, preden ga kupite. Če si želite ogledati, kako koristna je dokumentacija programske opreme, v brezplačnem preskusu kliknite Pomoč in nato poiščite uporabniški priročnik ali vadnice.

03 - Možnosti podpore računovodske programske opreme

Ne pozabite upoštevati stroškov podpore v proračunih za programsko opremo. Nekatera računovodska programska oprema zagotavlja podporo na podlagi plačila po elektronski pošti ali telefonu od trenutka, ko začnete uporabljati programsko opremo. Vendar pa je običajno, da stroški programske opreme za računovodstvo majhnih podjetij zagotavljajo brezplačno podporo za določeno časovno obdobje, tako da lahko postavite vprašanja, ko najprej začnete uporabljati programsko opremo, ne da bi pri tem nastali dodatni stroški. Po tem roku plačate za podporo vsako leto, četrtletno ali za vsako uporabo.

Računovodska programska oprema ima lahko brezplačen spletni forum uporabnikov, kjer lahko postavite tudi vprašanja. Pogosto je dobra možnost za podporo, ki temelji na plačilih, ko se vaše vprašanje nanaša na uporabo funkcije.

04 - Ne plačaj za funkcije, ki jih ne boste uporabljali

Manjša, manj zapletena podjetja potrebujejo manj funkcij kot velika podjetja. Se spomnite vprašanja v 3. koraku glede nadgradnje ali dodajanja modulov v programsko opremo za računovodstvo kasneje? Ne glede na to, kako se zdijo neustavljive dodatne "piščalke in zvonovi", se upreti skušnjavi, da kupite več računalniško programsko opremo, kot jo potrebujete.

Na splošno plačate več za več funkcij v računovodski program in če je, če vaše podjetje raste dovolj, da potrebuje bolj robustne finančne funkcije, je strošek upravičen. Za manjša podjetja je zdaj na voljo dovolj računovodskih možnosti, da je previsok odkup nepotreben.

05 - Uporabite računovodjo ali računovodsko programsko opremo?

Računovodska programska oprema ne nadomešča računovodja, da bi vaše podjetje spoštovalo zakonite in sprejete računovodske in davčne postopke. Toda, ko uporabljate računovodsko programsko opremo, vsakodnevne računovodske naloge prevzamete iz računov, ki prihranijo denar za majhno podjetje.

Dobra katera koli računovodska programska oprema bo imela poročila, ki jih morate dati računovodji mesečno, četrtletno in letno. Vsa poročila je mogoče natisniti ali jih je mogoče elektronsko dostaviti računovodji.

Vprašajte svojega računovodja, katera poročila so potrebna in se prepričajte, da jih lahko ustvarite z računovodsko programsko opremo, ki jo razmišljate.