Nasveti za upravljanje datotek za digitalne datoteke
Poleg shranjevanja dokumentov lokalno na namiznih računalnikih, prenosnih računalnikih ali mobilnih napravah več podjetij uporablja oblak za osnovne poslovne aplikacije in shranjevanje datotek. (Glejte Zakaj je računalništvo v oblaku idealno za mala podjetja in 5 slabosti računalništva v oblaku. )
Nadaljnje zapletanje vprašanja skladiščenja je potrebo, da številna podjetja delijo dokumente med zaposlenimi .
V pisarni se to običajno opravi z uporabo datotečnega strežnika ali omrežne naprave za shranjevanje (NAS). Če je potreben skupni dostop do mobilnega omrežja, je mogoče dokumente shraniti v oblaku in jih deliti z dodeljevanjem dovoljenj za dostop. Rezultat vsega tega je lahko nočna mora z upravljanjem datoteke z nekaterimi osebnimi dokumenti, shranjenimi v oblaku, in nekateri lokalno, pa tudi posamezni dokumenti, shranjeni le na enem mestu ali drugem.
Organizacija je ključ do elektronskega upravljanja datotek
Kjerkoli so dokumenti shranjeni, je pomembno, da jih hranite organizirano in ažurno. Cilj elektronskega upravljanja datotek je zagotoviti, da boste lahko našli tisto, kar iščete, tudi če ga iščete nekaj let po njenem nastanku.
Večina poslovnih ljudi je imela v času ali drugem trenutku v neugodnem položaju, ko je imela klic in ne bi mogla hitro najti ustreznega računa ali drugih pomembnih dokumentov strank.
Enako nadležno se bori proti koncu leta, ko poskuša najti dokumente, ki se nanašajo na računovodske izkaze podjetja za računovodjo ali celo še slabše, davkoplačevalec .
Ustrezna organizacija digitalnih dokumentov je še posebej kritična v skupnem okolju - če je eden od vaših zaposlenih odsoten (začasno ali trajno!), Bi morali biti sposobni preprosto najti vse dokumente, ki jih je ustvarila ali upravljala ta oseba.
(Upoštevajte, da je morebitna izguba podatkov z nezadovoljenimi zaposlenimi , ki zapuščajo, še en razlog za zaščito vaših poslovnih podatkov. Glejte 6 Pravilnika o varstvu poslovnih podatkov .
Nasveti za upravljanje datotek vam bodo pomagali ohraniti dostop do datotek:
1. Za programske datoteke uporabite privzete namestitvene mape.
Pri nameščanju aplikacijskih programov uporabite privzete lokacije datotek. V operacijskih sistemih Windows se datoteke programa aplikacijskih aplikacij nahajajo v imeniku (Drive Letter:) -> Program Files. Nameščanje aplikacij drugje je zmedeno in nepotrebno.
2. En prostor za vse dokumente.
Vse dokumente postavite pod eno mapo "root". Za enega uporabnika v okolju Windows je privzeta lokacija mapa Moji dokumenti.
V okolju souporabe datotek poskusite storiti enako. Ustvarite eno samo root mapo (na primer "Shared Documents") in shranite vse dokumente v podmape znotraj korenske mape. Imeti enotno lokacijo za vse elektronske dokumente olajša iskanje stvari in zagon varnostnih kopij in arhivov.
3. Ustvarite mape v logični hierarhiji.
To so predali kabineta za vložitev računalnika, tako rekoč. Uporabite navaden jezik, da poimenujete svoje mape; v prihodnosti si ne želite ogledati tega seznama map in se spraševati, kaj pomeni "TFK" ali kakšna druga zanimiva okrajšava, ki ste jo izumili.
4. Nest map v mapah.
Ustvarite druge mape znotraj teh glavnih map po potrebi. Na primer, mapa, imenovana " Računi ", lahko vsebuje mape, imenovane "2018", "2017" in "2016". Mapa, imenovana za odjemalca, lahko vključuje mape "podatki o strankah" in "korespondenca". Cilj je imeti vsako datoteko v mapi, namesto da bi imela naštetih več seznamov sirov.
Vendar ne ustvarite zapletenih, globoko slojevitih struktur map. Kjerkoli je mogoče, namesto tega uporabite opisna imena datotek.
5. Sledite konvencijam za poimenovanje datotek.
Nekateri operacijski sistemi (na primer Unix) ne dovoljujejo presledkov v imeniku datotek ali map, zato se izogibajte temu, če je vaše računalniško okolje mešano. Namesto tega uporabite podčrtaj kot ločilo (npr. Doe_John_Proposal.doc.). Drugi znaki, kot so /? <> \: * | "^ so prav tako prepovedani v imenikih ali mapah pod Windows.
Uporabite deskriptivne imena datotek za enostavno prepoznavanje in nalaganje, vendar ne gredo v tujino. Imena datotek / poti imajo omejitve dolžine, ki se razlikujejo med operacijskimi sistemi. V operacijskem sistemu Windows je največja dolžina celotne poti za datoteko (npr. Črka pogona + imena map + ime datoteke) 260 znakov. Kadarkoli je to mogoče, uporabite običajne okrajšave, na primer Jan za januar ali Corp for Corporation.
6. Bodite specifični.
Daj elektronske datoteke logična, specifična imena in, če je mogoče, vključite datume v imena datotek. Cilj pri imenovanju datotek je, da lahko pove, o kateri je datoteka, ne da bi jo morali odpreti in videti. Torej, če je dokument pismo stranke, ki ga opomni, da je plačilo zamudo, ga pokličite nekaj takega, kot je "overdue_20180115"; namesto nekaj kot "pismo". Kako boste vedeli, kdo je pismo, ne da bi ga odpiral?
Če delite datoteke prek e-pošte ali prenosnih naprav, boste morda želeli ime datoteke vsebovati več specifičnih informacij, ker podatki o mapi ne bodo vključeni v datoteko v skupni rabi. Če je na primer vaš dokument v Mojih dokumentih \ Fakturi \ 2017 \ Stranke \ Doe_John_20180416.doc in datoteka je v skupni rabi ali po e-pošti, bo vse prejemnik videli Doe_John_20170416.doc in morda ne bo mogel povedati, da je datoteka stranka račun brez odpiranja.
7. Datoteke, kot greste.
Najboljši čas za vložitev dokumenta je, ko ga prvič ustvarite. Torej se navadi, da uporabite pogovorno okno »Shrani kot«, da vložite svoj dokument in ga poimenujete, tako da ga najprej postavite na pravo mesto.
8. Naročite svoje datoteke za vaše udobje.
Če obstajajo mape ali datoteke, ki jih uporabljate veliko, jih prisilite na vrh seznama datotek, tako da jih preimenujete z! ali AA na začetku imena datoteke.
9. Redno odstranite datoteke.
Včasih je očitno, kot je na primer v mapi z imenom »Računi« zgoraj. Če ni, obdržite svoje mape, ki jih ni mogoče zamenjati, tako da odstranite stare datoteke.
Ne izbrišite poslovnih datotek, razen če ste popolnoma prepričani, da ne boste nikoli več potrebovali datoteke. Namesto tega v svoji glavni zbirki map pod vašo osnovno mapo ustvarite mapo, imenovano »stara« ali »neaktivna« in premaknite stare datoteke vanj, ko naletite na njih.
( Kako dolgo morate voditi poslovne zapise za CRA ali IRS? Pojasnjuje, kako dolgo morate voditi poslovne zapise, da bi izpolnili vaše davčne obveznosti.)
10. Redno varnostno kopirajte datoteke.
Ne glede na to, ali kopirate datoteke na drug pogon ali na trak, je pomembno, da nastavite in sledite pravilnemu režimu za varnostno kopiranje. Oglejte si 3 korake za uspešen varnostni sistem .
Dobro upravljanje datotek omogoča iskanje, kar želite enostavno
Upravljanje elektronskih dokumentov mora biti del celovite strategije upravljanja dokumentov za vaše podjetje. Pravilni načrt upravljanja dokumentov mora vključevati vse vidike dokumentov za ravnanje, vključno s shranjevanjem, pridobivanjem, varnostnimi kopijami in varnostjo.
Funkcija iskanja je čudovita stvar, vendar se nikoli ne bo ujemala z lahkoto, da bi lahko šli neposredno v mapo ali datoteko. Če upoštevate te nasvete za upravljanje datotek dosledno, tudi če ne veste, kje je kaj, veste, kje je - velika prednost pri iskanju, kar iščete. Dobre prakse upravljanja datotek vam bodo prihranile čas in denar .