Dobro upravljanje s poslovnimi zapisi pomeni manj davčnega stresa
Toda medtem ko večina izmed nas definitivno menimo, da je poslovno vodenje rekordov, ki ga je treba reševati, in jim ponujamo nizko prioriteto, dobro upravljanje z zapisi ne olajšuje le našega delovnega življenja, temveč nam lahko olajša davke v davčnem obdobju.
Evo, kar lahko storite, da bi bilo upravljanje z zapisi enostavno:
1. Hranite svoje poslovne in osebne stroške ločeno
Sliši se preprosto, ali ne? Toda to je del vodenja zapisov, ki poskrbi za večino ljudi. Če vzamete potencialnega odjemalca na krog golfa, na primer, ali je to osebni strošek ali poslovni strošek? (Odgovor je oseben, ker zelene pristojbine niso odbitni poslovni stroški.) Vozila, ki jih uporabljate iz osebnih in poslovnih razlogov, so še ena večna težava. Morate vedeti, kaj izpolnjujejo zakonite poslovne stroške in kaj ne in se prepričajte, da vaše poslovne knjige to točno odražajo.
2. Pridobite dovolj dokumentacije za vse poslovne stroške
Veliko poslovnih ljudi napako razmišlja, da so "seznami" dovolj dobri za namene vodenja zapisov. Na primer, imajo na svojih izpiskih kreditnih kartic seznam nakupov in menijo, da je to dovolj dobro, da bi te nakupe zahtevali kot poslovne stroške.
Na žalost je CRA (Kanada agencija za prihodke) bolj zahtevna. Ne sprejemajo izpiskov kreditnih kartic ali preklicanih preverjanj kot zadostno dokumentacijo za stroške, ko bi bil običajno izdan račun ali potrdilo . IRS je bolj odpuščanje in v odsotnosti potrdila o prejemu na splošno sprejemajo izpiske kreditnih kartic in preklicane preglede kot dokazilo o odhodkih za odhodke.
V zvezi z vodenjem evidenc moramo upoštevati dve točki:
a) Vedno prejmite potrdilo . Pri navadi zahtevajte potrdilo o prejemu vsakič, ko opravite nakup - ne glede na to, kako majhen. Tudi majhni stroški se ujemajo in potrebujete dokumentacijo za vaše poslovne zapise.
b) Označite svoje prejemke, če je potrebno . Še vedno obstajajo podjetja, ki obdajajo prejemke, ki nimajo ničesar z njimi, razen datuma, ko je bil predmet kupljen in koliko je stalo - kar ni v veliko pomoč, ko gledate na potrdilo, ki poskuša ugotoviti, kaj je bila zadevna postavka in katero kategorijo poslovnih odhodkov ustreza.
Ko prejmete potrdilo , ga preglejte in napišite manjkajoče / pomembne informacije o njej, na primer, za kaj gre za potrdilo in kategorijo izdatkov.
3. Pridobite ločen bančni račun za vaše podjetje
Medtem ko so honorarji za poslovne bančne račune znatno visoki v primerjavi z osebnimi računi, je poslovni bančni račun nujno potreben za dobro vodenje poslovnih knjig. Poslovni bančni račun vam omogoča, da ločite svoje poslovne in osebne stroške. Vse poslovne prihodke boste knjižili v poslovni račun in umaknili vse poslovne stroške ali plačila samo iz poslovnega računa.
Kakšen poslovni bančni račun bi morali dobiti? Čekovni račun - po možnosti tisti, ki prinaša mesečne izjave in vam vrne preklicane čeke.
Poslovni pregledi omogočajo preprosto upravljanje z zapisi, ker lahko na sprednji strani vsakega čipa uporabite vrstico beležk, da dokumentirate poslovni namen stroškov.
4. Imeti in uporabljati ločeno kreditno kartico za poslovne stroške
Uporaba vaših osebnih kreditnih kartic za poslovne namene vas bo hitro spustila v zapisnik vodenja. Poslovna kreditna kartica bistveno poenostavi vodenje vašega poslovnega zapisa, saj pomaga ohranjati ločene svoje osebne in poslovne stroške. (Pomaga tudi, da vaše podjetje postane bolj profesionalno.)
5. Vodite evidenco kilometrov vašega poslovnega potovanja
Če uporabljate katerokoli od vaših vozil za poslovne namene , bo dnevnik kilometrov veliko pomoč pri vodenju zapisov.
Upoštevajte prevoženo kilometrino (ali kilometer) na števcu prevoženih kilometrov na začetku leta in nato vsakič, ko uporabljate vozilo za poslovni namen, vnesite kilometražo po datumu. Ohranjanje vašega števila kilometrov v predalu za rokavice vašega vozila bo olajšalo. Če imate več kot eno vozilo, ki ga uporabljate za poslovne namene, obdržite dnevnik kilometrov v vsakem.
6. Vse svoje poslovne evidence hranite za določeno davčno leto skupaj
Obdelava poslovnih zapisov po vsem mestu je resnična časovna škoda, ko gre za računovodstvo ali pripravo davkov , in organiziranje sistema vodenja poslovnih zapisov do fiskalnega leta bo veliko lažje najti poslovne zapise, ki jih potrebujete, ko jih potrebujete njim.
7. Zapišite svoje poslovne zapise za pravilno dolžino časa
Iz kakršnega koli razloga se zdi, da je veliko zmede o tem, kako dolgo morate voditi poslovne zapise . Za davčne namene, "če pravočasno vložite svojo vrnitev, vodite evidenco najmanj šest let po koncu davčnega leta, na katerega se nanašajo". Šestletno obdobje se začne od zadnjega časa, ko ste uporabili poslovne zapise, in ne od trenutka, ko je prišlo do transakcije.
Za davčne napovedi v ZDA "hranite zapise za 3 leta od datuma, ko ste vložili prvotno vrnitev ali 2 leti od datuma, ko ste plačali davek, kar nastopi kasneje, če vložite zahtevek za kredit ali povračilo po vložitvi prijave. za 7 let, če vložite zahtevek za izgubo iz brezvrednega vrednostnega papirja ali odbitka slabega dolga ".
8. Računovodska programska oprema je enostavna
Z enostavno uporabo, dostopnostjo z mobilnih naprav in nizkimi stroški, današnjimi računalniškimi paketi malih podjetij, ki temeljijo na oblaku, lahko veliko olajšajo upravljanje dokumentov . Prodajalci programske opreme, kot so FreshBooks in Zoho, ponujajo približno 10 $ mesečno ponudbo osnovnih paketov starterjev, primernih za samostojne podjetnike in samostojne podjetnike , vključno z izdajanjem računov , sledenjem stroškov in enostavnim poročanjem. Pomislite na prednosti, da lahko na primer pošljete račun neposredno s svojega pametnega telefona, posnamete potrdilo o kosilu z odjemalcem in ga snemate kot strošek ali sledite vračunanem času z vgrajenim časovnikom.
Te osem stvari, ki jih lahko naredite, da bi bilo vaše upravljanje z zapisi enostavno, niso težke. Tako kot veliko administrativnih poslov, povezanih z vodenjem podjetja, zahtevajo samo vzpostavitev dobrih navad in vztrajnosti. Ampak, če boste sedaj uporabili ta pravila in sledili, boste videli ogromno razliko v naslednjem davčnem času in vaše računovodstvo bo lažje vse leto.