Master Your Filing System!
Odločilen je čas, da uredite svoj sistem za prijavo. Medtem ko bi vsi želeli, da imajo brezpapirno pisarno , resničnost je, da veliko malih podjetij še vedno potrebuje shranjevanje papirnih dokumentov, kot so računi , računi itd. In jih je mogoče enostavno pridobiti, kadar je to potrebno.
Uveljavljanje potrdil je še posebej pomembno; neobstoječ ali neurejen sistem za prijavo lahko pri davek na dohodnino doda dneve dodatnega napora, saj ne želite zamuditi davčnih olajšav zaradi manjkajočih prejemkov.
In če je vaše podjetje vedno predmet revizije in ne morete predložiti zahtevanih dokumentov v podporo svojim stroškom, bodo vaše terjatve najverjetneje zavrnjene in vaša davčna napoved bo ponovno ocenjena .
Kot lastnik malih podjetij potrebujete hiter in enostaven nadzor nad vašo mizo . Čeprav je vzpostavitev sistema za prijavo papirja težko, je to razmeroma lahka naloga, ki jo lahko olajša nekaj nasvetov in trikov za vložitev.
Kako organizirati svoj sistem za prijavo
(1) Za nekaj minut sedite pri mizi in ugotovite, kje boste instinktivno iskali stvari.
Na desni strani mojega delovnega mesta imam predal. Ko sem prvič vzpostavil svoj sistem za prijavo, nisem imel ničesar v njem. Ko bi iskal peresa, papirnate kape ali moj spenjalnik, je bilo prvo mesto, ki bi ga gledal, čeprav sem vedel, da je prazna. Tako sem seveda v predal postavil peresa, papirne sponke in spenjalce. Za mene je bilo to naravno dom za te predmete.
Vsakdo bo to drugače pristopil in kaj dela za eno osebo morda ne bo delovalo za drugo. Vzemite nekaj minut, da sedite na svojem primarnem delovnem prostoru in dosežete opremo, zaloge in datoteke. To vam bo pomagalo določiti idealno mesto za osebno vložitev teh predmetov.
(2) Zdaj, ko veste, kje boste seveda iskali informacije, morate ugotoviti, ali bo abecedni, numerični ali predmetni sistem za prijavo najbolje deloval zate.
Kako boste svoje dokumente organizirali v prijavne kategorije (npr. Stroški, finančna sredstva, trženje )?
Kako najdete poslovne dokumente, povezane z izdatki za poslovanje , kot so bančni izpiski, račune za uporabnost, potrdila o poslovnem strošku, evidenca voznikovih kilometrov itd.? Kaj pa informacije o strankah - iščete stvari glede na ime stranke? Z referenčno številko? To je kritičen korak, saj bo določil, kako boste postavili svoj sistem za prijavo. Ko boste ugotovili, katere kategorije boste uporabili, se odločite, ali želite nadaljevati in ustvariti podkategorije. Naredite to, preden kupite kaj za svoj sistem za prijavo.
(3) Nato podrobneje določite svoje potrebe po hrambi.
Ali imate veliko število datotek, do katerih dostopate dnevno? Ali imate dostop do svojih datotek tedensko? V odgovoru bo ugotovljeno, ali potrebujete nosilec namizja, dva predala, ki se nahajajo v pisarni, blizu vaši mizi ali štiri stranske okrove za predalčenje predala čez sobo.
Izberite previdno. Omogočite rast, ko pogledate omare za vložitev - kupite nekaj, če želite dvakrat prilagoditi datoteke, ki jih imate zdaj. To bo omejilo število trenutkov, ko boste morali uporabiti in reorganizirati svoj sistem za prijavo.
(4) vlagati v dober sistem označevanja za jasnost in enostaven dostop.
Biti sposoben brati datoteke nalepk zveni očitno, vendar jasnost pri označevanju vam bo prihranila več časa za vložitev, kot si lahko predstavljate.
Večina podjetij, ki izdelujejo etikete, ponujajo predloge, ki se integrirajo z najbolj priljubljeno programsko opremo za obdelavo besedil. Morda boste želeli razmisliti o enem od majhnih sistemov za izdelavo etiket, ki lahko zdaj tudi natisnejo posamezne poštne nalepke. Postavke, ki opravljajo dvojno dajatev, so ponavadi pametne naložbe.
(5) Zdaj ste pripravljeni kupiti datotečne mape.
Najboljša naložba je nakup barvnih visečih map (poskrbite, da bodo vključeni jezički za plastične nalepke) in navadne manilske mape. Barvne viseče mape so najboljše iz dveh razlogov:
- so zlahka na voljo
- omogočajo preprosto prepoznavanje kategorij
Na primer, če vse svoje datoteke odjemalca vstavite v rumene viseče mape, finančne podatke v modrih mapah in vse, kar je povezano s trženjem v rdečih mapah, lahko preprosto vidite, kje naj iščete določeno datoteko.
Enostavno je najboljše
Načelo KISS velja za vzpostavitev zbirke podatkov, ki je enostaven za uporabo in je enostaven za uporabo. Naj bo preprosto srček! Široke kategorije predmetov vam omogočajo, da preprosto dodate nove datoteke, ko rastejo, in boste odpravili potrebo po rednem nadgradnji ali reorganizaciji vašega sistema za prijavo.
Če bo enostavno, boste lažje integrirali papir in digitalne datoteke kot del svojega celotnega sistema za upravljanje dokumentov .
Pojdite brez papirja, kjer je to mogoče
Če želite poskrbeti za zeleno poslovanje in se premakniti v brezpapirno pisarno, lahko skenirate račune za stroške in jih shranite v druge digitalne računovodske podatke. Nekatere novejše računovodske programske aplikacije, ki temeljijo na Cloudu, olajšajo to, tako da imajo mobilne aplikacije, ki vam omogočajo, da mobilni telefon snemate potrdilo o stroških in ga posnamete na letenje (glejte Najboljša računovodska programska oprema za kanadske mala podjetja ).
Upoštevajte, da so kopije papirja ali digitalne slike potrdil o stroških na splošno sprejemljive za kanadsko agencijo za prihodke (CRA), če so jasno berljive. Če ne, lahko CRA zahtevajo, da med revizijo ali rutinsko zahtevo za dokumentacijo ogledate izvirne papirne dokumente, zato je treba originale vedno hraniti v predpisanem času. (Za več informacij glejte Kako dolgo moram voditi poslovne zapise? )