Kako modul nabave deluje v SAP-u?
Podjetja vseh velikosti uporabljajo svojo funkcijo dobavne verige za nakup predmetov bodisi za izdelavo končnega blaga bodisi za opravljanje storitev. Preden nabavni oddelek lahko kupi gradivo v SAP-u, mora biti konfigurirana edinstvena infrastruktura oddelka.
Če želite oblikovati strukturo, ki najbolje ustreza potrebam podjetja, morate razumeti organizacijsko strukturo SAP in odločitve, ki jih mora kupiti oddelek za nabavo.
Organizacijska struktura nabave SAP
Vsak nabavni oddelek je edinstven, vendar organizacijska struktura, opredeljena znotraj SAP-a, bo podjetju omogočila, da sprejme najboljše prakse, da bi kar najbolj izkoristila prednosti sistema.
- Nakupna organizacija - To je najvišja raven nabavne infrastrukture. Nakupna organizacija je opredeljena kot skupina nakupnih dejavnosti, ki je povezana z vsemi ali posebnim delom podjetja.
Če ima podjetje veliko lokacij, ki so geografsko neodvisne, ima vsako območje svojo organizacijo za nabavo. Vendar pa lahko majhno podjetje z eno ali dvema lokacijama uporablja samo eno nabavno organizacijo.
- Nakupna skupina - nabavno skupino je mogoče opredeliti kot osebo ali skupino ljudi, ki se ukvarjajo z določenimi izdelki ali skupino izdelkov, ki jih kupi organizacija kupca.
V večjih organizacijah so pogosto skupine strokovnjakov za nabavo na oddelku za nabavo, ki delajo z določenimi dobavitelji ali vrstami dobaviteljev.
Nakup dokumentov
Obstajajo številni nabavni dokumenti, ki jih kupijo oddelki v SAP-u.
- Zahteva za nakup - Če je proizvod potreben v postopku načrtovanja proizvodnje, se lahko pridobi zahtevek za nakup. Izdelke in storitve, ki niso del postopka načrtovanja, je mogoče ročno zahtevati z nakupnim zahtevkom.
Zahteve lahko ustvarijo pooblaščeni uporabniki in zahtevajo elemente iz spletnega kataloga ali z vnosom zahtevkov neposredno v sistem SAP . Če se zahteva postavka za predmet, ki ni bil pred tem kupljen, se lahko ustvari zahtevek za kotacijo in ga pošlje obstoječim ali novim ponudnikom.
- Zahtevek za kotacijo - Če izdelka ni mogoče kupiti od pogodbenega dobavitelja ali če cena in kakovost niso sprejemljiva, lahko oddelek za nabavo pošlje novim ali obstoječim dobaviteljem zahtevek za ponudbo (RFQ).
Dobavitelj lahko pregleda zahtevo po naročilu in pošlje nazaj svoje najboljše cene in pogoje za predmete.
- Ponudba - Ko dobavitelj vrne svoje ponudbe, jih je mogoče vpisati v SAP, nato pa lahko nabavni oddelek pregleda in primerja.
Za najboljšo ponudbo lahko pride do pogajanj z dobavitelji, kjer bo nabavna služba poskušala pridobiti ugodnejše dobave, popuste ali stroške prevoza.
- Nakupna naloga - to je komercialni dokument, ki ga izdajatelj oddelka za nabavo izda prodajalcu, ki označuje zahtevani proizvod ali storitev, količine in dogovorjeno ceno, o kateri sta se dogovorila dobavitelj in nabavna služba.
Sistem je mogoče nastaviti tako, da mora prodajalec potrditi, da je prejel naročilnico.
Poleg tega je mogoče od prodajalcev zahtevati, da pošljejo napredno obvestilo o odpremi, tako da je mogoče vedeti, kdaj naj bodo predmeti dostavljeni .
- Naročila - Namesto enega naročila za nakup z prodajalcem je mogoče ustvariti stik, če se prodajalec strinja, da bo v določenem časovnem obdobju pošiljal določeno količino predmetov.
Tudi pogodba je lahko vrednostna pogodba, kjer namesto količine; stik je za skupno količino kupljenega blaga v določenem obdobju.
- Sporazum o načrtovanju - Ta sporazum z prodajalcem pomeni, da bo v določenih časovnih obdobjih dobavljena artikla v rednih časovnih presledkih.
Funkcija nakupa SAP je bila zasnovana tako, da lahko svojim uporabnikom pomagajo svojim organizacijam, da svojim strankam zagotovijo naročila, ki jih stranke želijo, če te stranke želijo te naloge - in to doseči s čim manjšo porabo zalog.
Ta članek o nakupu SAP je posodobil Gary Marion, strokovnjak za logistiko in dobavne verige.