Spoznanja, pridobljena pri načrtovanju in izvedbi dogodkov z dnem materinstva Y-ME
Posebni načrtovalci dogodkov - še posebej tisti v neprofitnem svetu - vedo, da je organiziranje dogodka za zbiranje sredstev na prostem odlična ideja. Te vrste dogodkov, kot so druge ideje za zbiranje sredstev skupnosti, zahtevajo, da se načrtovanje za prihodnje leto začne takoj po koncu letošnjega dogodka zbiranja sredstev . Pomembno je, da razpravljate o dogodku in razpravljate o tem, kaj je šlo dobro in kaj bi bilo mogoče izboljšati, medtem ko je dogodek še vedno svež v mislih ekipe.
Razpravljanje o uspehih in izboljšavah zagotavlja, da se lahko te funkcije vključijo ali okrepijo za prihodnji dogodek. Tako proaktivno načrtovanje dodaja vrednost tudi za sponzorje. In neizogibno, vse uspešne skupne sprehodi upajo, da bodo od leta do leta rasli in širili.
Pomembno je, da ostanejo osredotočeni na primarni cilj takšnih dogodkov: zbiranje sredstev. Za tiste načrtovalce dogodkov, ki so prej hodili v skupnost, se eden od najpomembnejših časov za načrtovanje dejansko zgodi po koncu hoje. Da bi se seznanili s številnimi vidiki načrtovanja in izvajanja sprejemanja skladov za skupnost, bomo za ogled dogodka Mother's Day organizirali čustveno organizacijo za rak dojke Y-ME.
Priprava Fundraiserja za raka dojke pri materinem rojstvu Y-ME
Y-ME so leta 1979 ustanovili dva preživela iz raka dojke. Neprofitna je bila najbolj znana po večletnem nacionalnem programu za raka dojke za raka dojke.
Program je postal slavni kot edina 24-urna brezplačna telefonska linija, ki jo v celoti vzdržujejo preživeli bolniki z rakom dojke, ki so usposobljeni za kolegialne svetovalce. Toda organizacija je organizirala tudi letno zbiranje sredstev na materinskem dnevu, ki je podpiral njihove programe in storitve. Nazaj Leta 2007 je Y-ME povečal več kot 7 milijonov dolarjev s skoraj 43.000 sprehajalci iz 12 mest.
Do leta 2008 je sodelovalo 15 mest. Žal je Y-ME leta 2012 zaprta vrata, vendar je zapuščina letnega zbiranja sredstev še vedno odlična študija primerov za načrtovalce neprofitnih dogodkov.
Veliko uspeha pri pridobivanju sredstev Y-ME je mogoče pripisati organiziranemu pristopu k načrtovanju in pozorno spremljati najpomembnejše cilje. Liz Klug, nekdanji direktor posebne prireditve, je to rekel po rekordnem letu 2007: "Načrtujemo različne točke v času načrtovanja. Torej bomo sprejeti ukrepe za spodbujanje teh najbolj kritičnih točk v času, da se prepričamo, da smo uspešni. Na primer, v mestu, kjer lahko prvič gosti dogodek, se moramo osredotočiti na to, da bomo imeli odlično mesto in lokacijo, kjer se bodo ljudje želeli vrniti. Po cesti se lahko osredotočimo na tiste kavarne, kjer bomo zapustili brošure. «Oglejmo si, kako je skupina za načrtovanje dogodkov Klug in Y-ME organizirala tako uspešen dogodek.
Načrtovanje 1. korak: Analiza številk
Gostovanje na sprehodu v skupnost ali podoben dogodek zahteva združitev več različnih ciljev konstitutivnega cilja, vendar na koncu združenje ali dobrodelna organizacija, ki organizira dogodek, to naredi za zbiranje denarja za svoj vzrok.
Zato se prvi korak pri načrtovanju naslednjega dogodka zgodi, ko se trenutni dogodek konča, večina dela pa obdaja »številke«.
"Ko smo zaključili dogodek, smo pozorno preučili številke," pojasnjuje Liz Klug, "primerjali smo, kako smo to leto naredili v primerjavi s prejšnjim [leto]. Pogledali smo izkušnje udeležencev. Ocenili smo naše kategorije sponzorstva. Odzvali smo se na kakršne koli takojšnje e-pošte o dogodkih. "Načrtovalci dogodkov bodo prav tako nemudoma ukrepali, da bi zagotovili, da bodo vsi, vključeni v letošnji dogodek, nadaljevali naslednje leto.
Klug je izkopal tudi podrobnosti. V svojih ocenah je pogledala vse od števila prostovoljcev, ki so sodelovali v količinah razdeljenih majic. Nato bi vprašala, ali jo potrebuje več ali manj za naslednje leto.
Časovni načrt za načrtovanje
Za tiste, ki organizirajo sprehod po zbiranju sredstev v skupnosti, je pomembno vedeti, katere korake je treba obravnavati ob različnih časih.
Večina neprofitnih skupin nima razkošja številnih članov osebja in prostovoljnih članov odbora, da bi spodbudili uspeh dogodka. Načrtovalci pa se zavedajo, da se morajo prepričati, da tesno sodelujejo z mestnim županom in oddelkom za javna dela, da bi dogodek dobili na javnem koledarju.
Klug predlaga, da se prvi korak po analizi lanskoletnih številk osredotoči na zaposlovanje podjetij. Če dogodek ni nov program, je pomembno, da takoj po zaključku letošnjega dogodka pridobi korporativno podporo za prihodnji dogodek. "Osredotočili smo se na obnovo sponzorstva, ko smo predložili poročilo o dogodku," pravi Klug. Ponuja tudi naslednje poudarke za načrtovalce, ki se zanimajo za organizacijo sprehoda v skupnosti kot dogodek zbiranja sredstev:
- Identificirati sponzorje podjetij
- Razvijte programe za hojo
- Določite dogodke
- Začnite s hojo
- Dokončati logistiko dogodkov
- Zadrži dogodek
- Zadržite dogodek "hvala"
- Ocenite in začnite nadaljnji dogodek
Y-ME bi tudi najeti zunanjo logistično podjetje, ki bo obravnaval številne njene logistične zahteve. Toda eden od najbolj koristnih je bil vzpostavitev sistema za registracijo na spletu.
Uspešnost registracije sistema Online
Y-ME se je hitro naučil o pomembnosti uporabe spletnega mesta za spletno registracijo in se je od takrat odločno zavzel za uporabo tehnologije za spletno registracijo in zbiranje sredstev.
Vlagali so v spletni sistem za upravljanje konstitutivnih odnosov, ki so služili kot njihova dirkaška spletna stran leta 2003. Ta vrsta sistema služi kot osebna spletna stran za prostovoljce, da bi osebno privabili donacije in drugo udeležbo. Podatki zajemajo podatke v enotno bazo podatkov in služijo kot orodje za vodje kapitanov, ki spodbujajo svoje člane.
Spletni udeleženci so se povečali s 4.000 na 11.594. Spletna donacija se je povečala s 5.000 na 19.650. Ekipa Y-ME je verjela, da je prispevala k doseganju cilja v višini 2,35 milijona dolarjev, in kot bonus je tehnologija zmanjšala upravne stroške za približno 20 000 dolarjev.
Takšen sistem lahko služi tudi kot pomembno komunikacijsko orodje, ki organizaciji omogoča spremljanje in nadaljevanje vključevanja volilnih enot izven dirkalnega dne.
Čas dneva dirkanja
Obiski v skupnosti so najpogosteje predvideni zjutraj. Odvisno od kompleksnosti označevanja in lokacije, se lahko za dogodek običajno začnejo že teden pred dogodkom, pri čemer večina aktivnosti poteka nekaj dni pred sprehodom.
Ko bi Y-ME načrtoval za svoj letni zbiranje sredstev, bi skupina običajno poskušala omejiti območje, kjer so se sprehajale, tako da ni zahtevalo precejšnjega časa virov za izvajanje določenih operativnih nalog, kot so izklopi ulic. Njihov sprehod je bil na splošno nekonkuren, zato tudi pomaga, da jim ni treba upoštevati zahtev, potrebnih za bolj konkurenčno okolje na dirkah.
Načrt za dan dirke je običajno potekal takole:
- Prihaja skupina za načrtovanje dogodkov (2,5 ure pred sprehodom)
- Prijava prostovoljcev (2 uri pred sprehodom)
- Prijava in namestitev sponzorja (2 uri pred sprehodom)
- Začetek registracije (1,5 ure pred sprehodom)
- Začetna nastavitev linije (30 minut pred hojo)
- Otvoritvene svečanosti (10 minut pred sprehodom)
- Dirka se začne
- Začne se glavna razstava zabave (1 ura po začetku hoje)
- Uradne opombe glavne faze (po zaključku sprehoda, pri 1,5-urni oznaki)
- Program se uradno konča (3 ure po začetku hoje)
- Začetek razčlenitve dogodka (po uradnem zaključku dogodka)
Nasveti za načrtovanje skupnega sprehoda ali vožnje
Za tiste organizacije, ki se zanimajo za sprehod ali vožnjo po občini, Klug ponuja več predlogov, ki bodo pomagali zagotoviti uspešen dogodek .
- Začnite s toplimi vodi, vključno z dobro povezanimi prostovoljci, sponzorji ali veliko ekipo. Določite merljive rezultate.
- Ocenite dogodke tekmovalcev v vašem mestu / kraju, da ugotovite njihove najboljše prakse in področja za izboljšanje.
- Sodelujte z mestnim županom in parki, kjer boste razpravljali o potrebnih dovoljenjih in logistiki dogodkov: čas, kraj, število udeležencev. Prepričajte se, da ste pripravljeni na ta srečanja.
- Razumite svoj proračun in poskrbite, da boste svoje operativne stroške obdržali na 25-30% za nov dogodek. Nekatere dobrodelne organizacije si bodo prizadevale za 15-20% vseh stroškov.
- Varni sponzorji, ki absorbirajo 100% operativnih stroškov vašega dogodka.