Mnogi hoteli so se zanašali na spletna mesta hotela RFP (Zahteva za predloge), kot so npr. Conventionplanit.com in sabrehotelrfp.com, ki promovirajo svoje zmogljivosti srečanja in konferenčnih storitev. Razvili so tudi svoje online obrazce RFP.
Vendar pa mnogi načrtovalci nočejo poslati svoje hotelske RFP-jev prek iskalnikov tretjih oseb. Mnogi načrtovalci raje oddajo svoje zahteve za hotelske ponudbe neposredno v hotelske in konferenčne centre.
Katere informacije so vključene v hotelu RFP?
Odlično orodje, ki načrtovalcem pomaga pri oblikovanju lastnih obrazcev za hotelske ponudbe in druge potrebe dogodkov, je dogodek, ki je bil sprejet s praksami izmenjave orodij s strani Konvencije za industrijo.
Osnovni elementi hotela RFP morajo vključevati naslednje:
- Osnovne kontaktne informacije naročnika (ime, naziv, organizacija, naslov, telefon, e-pošta itd.)
- Datumi dogodkov (zagotovite vsaj dve različni možnosti)
- Potrebni bloki sob (datumi in število sob za goste)
- Zahteve v sobah za sestanke (datume, sobe, količine)
- Zahteve za hrano in pijačo
- Zahteve za dostopnost
- Zahteve za dostavo in sprejem
- Druge pomembne informacije
Izkoriščanje orodij RFP
Poleg tega združenje Global Business Travel Association (GBTA) svojim članom nudi obsežno hotelsko orodje RFP, ki ga lahko načrtujejo organizatorji dogodkov.
Elementi hotela RFTA RFP vključujejo naslednje:
- Informacije o objektu hotela
- Informacije o pregledovalniku RFP
- Podrobnosti o pogodbi za sobo za goste
- Velikost skupnega prostora srečanja hotela
- Skupno število sejnih sob
- Velikost hotelske največje dvorane ali sejne sobe
- Višina stropa za največji plesni ali sejni sobi
- Ali ima hotel stalno odprto sejno sobo?
- Koliko ljudi se bo namestilo v dvorano?
- Ali ima hotel namenski razstavni prostor?
- Kakšna je velikost razstavnega prostora?
- Kakšna je razdalja do kongresnega centra?
- Kaj je ime kongresnega centra?
- Kakšen je delež davka na hrano in pijačo?
- Kakšen je delež bančnih storitev?
- Ali so stroški bančnih storitev obdavčeni?
- Ali hotel ponuja lastne avdio-vizualne (A / V) storitve?
- Ali bo hotel ponudil popust pri internih storitev A / V?
- Ali bo hotel omogočil strankam, da prinesejo zunaj prodajalce A / V?
- Koliko sob za sestanke vsebujejo brezžični internet z visoko hitrostjo?
- Kako lahko sobe za sestanke vsebujejo video konference?
- Ali obstaja pristojbina za uporabo lastnih prodajalcev A / V?
- Ali hotel sprejema korporacijske kartice za srečanje za plačilo?
- Ali hotel ponuja paket paketov za sestanke?
Poleg tega bi bilo koristno deliti s hotelsko prodajo vrsto dogodka, ki ga gosti. To jim bo omogočilo vpogled v cilje vašega sestanka.
Dobra novica o sodelovanju s hoteli je, da je treba večino doživljati pri doživljanju podobnih dogodkov, odličen vodja prodaje ali gostinstva pa bo lahko z vami delil več podrobnosti o načinih, kako pomagati organizatorjem dogodkov, da izpolnijo svoje cilje.