Kako zagotoviti, da se vaš dogodek izvede gladko
Kot gost, namesto načrtovalca dogodkov, imate priložnost opazovati osebje, ki dela pri dogodku, v perspektivi, s katerega je pogosto lažje opaziti, kaj dobro deluje - in kaj ne.
Tukaj so tri napake, ki jih boste verjetno videli pri slabo vodenih dogodkih, skupaj s nasveti za preprečevanje takšnih napak pri vaših dogodkih.
Množična tabela za registracijo
Kadar gosti hodijo do registracijske mize , morajo osebje prireditev pozdraviti in pripravljene pomagati gostom - ne glede na to, kakšne so razmere.
Ni storitveno usmerjeno ali celo vljudno, da bi lahko domnevali, da nekdo, ki pride do registrske tabele, ne pripada dogodku. Vseeno pa se lahko zgodi, če osebje ni ustrezno pripravljeno ali informirano. Opomni osebje dogodka, da tabela za registracijo predstavlja sliko gostitelja in organizacijo dogodka. Osebje mora pozdraviti vse goste v registracijski mizi in vprašati, ali se tam prijavijo za dogodek glede na dogodek ali ime gostitelja. Če je prišlo do napake, se bo večina gostov samorejno popravila in se opravičila. Če ne, bi bilo treba osebju dati navodila, kako najbolje približati situacijo.
Kindness precej poteka v dogodkih.
Nastavitev nesrečnega dogodka
V večini prizorišč gospodinjstvo čisti prostor za dogodke, osebje banketnega operaterja pa zaključi setup . Če banket operacije spustijo kozarec in ne čiščijo stebričkov, ostanejo stebla na tleh, razen če se osebje dogodka ne očisti.
Ploščice lomljenega stekla in drugih ostankov ne puščajo le grozne podobe, ampak lahko tudi ustvarijo varnostno nevarnost. Zato bodo načrtovalci najboljših dogodkov vedno prišli 1-2 ure pred začetkom časa, da bodo opazovali postavitev in izvedli vrsto osnovnih področij ter iskali steklo in druge predmete 30 minut in spet 15 minut pred dogodkom. Če je kaj narobe, ga načrtovalec dogodkov lahko pripelje pozornosti banketnega osebja.
Neupravičeno čiščenje
V vsakem primeru bodo obstajali dve (včasih konkurenčni) razporedi: dnevni red organizatorjev in delovni čas osebja operaterja prizorišča. Načrtovalec dogodka je odgovoren za zagotovitev, da sta oba ustrezno sinhronizirana.
Predstavitev programa ali keynote se običajno pojavita takoj po sprejemu recepcije, ki lahko vključuje registracijske tabele, hrano in pijače. Zato je treba natančno načrtovati čas čiščenja in uničenja dejavnosti, da ne bi posegali v programsko agendo ali ga prekinili. Ko se o čiščenju in raztrganju ne pogovarjajo z osebjem za dogodke pred časom, načrtovalec dogodkov lahko ugotovi, da se tabele in druge predmete lahko odstranijo neposredno pred gostitelji ali gostujočimi zvočniki, ki moteče vsakogar v sobi.
Ali morajo načrtovalci dogodkov opozoriti na menedžerje banketov, kdaj morajo zaposleni delati in kdaj bi morali biti tiho? Odgovor je da.
Spodnja črta
Medtem ko dobro upravljane prizorišča s skrbnim dogodkom vodje in zaposleni olajšajo delo načrtovalca dogodka, takšna popolna izvedba dogodkov ni vedno tako. Veliki načrtovalci dogodkov vse podrobnosti o dogodku izvajajo svoje poslovanje. Vzamejo čas, da razpravljajo o vseh vidikih nastavitve, storitve dogodkov in raztrgajo z banketnimi menedžerji pred samim dogodkom in nadzirajo dogodke pred, med in po njem, da zagotovijo najboljši možni dogodek za stranko.