Pričakuje se, da bodo načrtovalci dogodkov in srečanj prispevali ali pisali formalna vabila in gradiva za srečanja, spodbujevalna potovanja in druge programe, ki jih organizirajo. Ni treba, da bi se zdelo kot velika naloga, vendar je pomembno, da sledite določenim korakom, da upoštevate ustrezno vabilo za vabilo in se izognete manjkajočim pomembnim podatkom za vaše goste.
Evo kako:
Ustvarite temo dogodka. Pred pisanjem formalnih vabil in gradiv se morajo načrtovalci prepričati, da imajo tematiko za program. Naslednja vprašanja bodo pomagala pri začetku procesa brainstorminga: ali je izobraževalna konferenca, seminar ali spodbuda? Kje se drži? Kaj je edinstveno glede tega kraja ali kraja? Kakšen je grob urnik dogodka? Katere so nekatere od ciljev za program? Zakaj bi se udeleženec želel udeležiti? Ta vprašanja bodo pripomogla k oblikovanju odlične teme dogodka.
Ustvarite elektronsko povabilo. Veliko formalnih vabilnih črk in materialov za večje dogodke je zdaj prestavljenih v spletne sisteme za registracijo zaradi obsega pomembne logistične logistike, ki jo je treba ujeti med postopkom RSVP: črkovanje imen, kontaktnih informacij, zahtev glede prehrane, dostopa do invalidnosti, prevoznih potreb, podrobnosti o programu, informacije o dejavnostih in še več. Opomba: manj zapleteni dogodki lahko uporabijo eno spletno stran ali sliko grafičnega oblikovanja, poslano po elektronski pošti, da prenesejo podatke o dogodku in stike RSVP.
Ustvarite natisnjeno vabilo. Odvisno od narave vašega programa ali dogodka lahko vabilo za vabilo nakazuje, da morate pisati formalna vabila in beležke, da bodo vaši gostje vedeli, da resnično cenite njihovo prisotnost. To se razlikuje od materialov za dogodke; namesto tega preberite preprosto vabilo, ki gostu ponuja dragocene informacije, vključno z gostiteljem in njegovim naslovom, temo dogodka, datumom in / ali časom ter kontaktom RSVP.
Pisanje uradnih povabil na dogodke. Kot del elektronskega vabila bi morali navajati informacije na visoki ravni o programu in dogodku. Na primer, če gre za spodbudo ali večdnevno konferenco, boste želeli vključiti naslednje: destinacijo, glavno hotelsko / konferenčno prizorišče, glavno temo, zvočnike (vključno z biosom), urnik, dejavnosti, logistiko in podrobnosti o registraciji. Vabila in gradiva morajo gostom zagotoviti razlog za udeležbo in vedno vključiti poziv k dejanju.
Obvestilo se začne s pregledom destinacije / kraja. Pri pisanju uradnih vabil in gradiv je vedno najbolj varno domnevati, da nihče ni bil na kraju, kjer gosti program. To pomeni, da morate napisati kratek pregled destinacije in / ali hotela / objekta / prizorišča, kjer poteka program. Če načrtujete večdnevni dogodek, naj bodo te informacije čim višje, vendar zagotovite dovolj informacij, da gostu zagotovite edinstven vpogled v kraj in zakaj bi morali svoj čas vložiti skupaj z vami.
Poziv boni zahteva urnik dogodkov. Če načrtujete večdnevni dogodek, kot je spodbujevalni program, morajo vabljeni materiali vključevati čim več podrobnosti, da bodo gostje ustrezno načrtovali svoj čas z vami. To pomeni, da mora vaše povabilo opredeliti načine prihoda in čas, ko bodo pričakovali sodelovanje, čas za poslovna srečanja in dejavnosti (in izbire dejavnosti), informacije o obrokih in informacije o odhodu.
Poziv boni mora zahtevati opis dejavnosti. Pri pisanju uradnih vabil in gradiv predstavite pregled različnih dejavnosti, ki gostom pomagajo bolje ugotoviti, kaj ustreza njihovim interesom. Je vaš program golfa 1/2 dni ali celodnevni dogodek? Kakšen je "razred" te rečne brzice? Kakšna je nadmorska višina, kjer gosti dogodek, in kako visok bo ta program gorskega kolesarjenja? Kakšna je dolžina časa za slikarski razred in kaj se bodo naučili?
Poziv boni zahteva informacije o sestanku logistike. Še enkrat, ob domnevi, da gosti večdnevni program, je gostom treba navesti podrobnosti o vsakem od naslednjih elementov:
- Rezervacije za let
- Registracija dogodkov
- Rezervacije sob
- Letalski prevozi
- Dress code
- Vreme
- Postopki prijave
- Nepovratna sredstva
- Stiki osebja gostitelja
Razviti končni program dogodkov. To bo videti drugače od začetnih gradiv za vabilo, vendar jih je treba povabiti gostom ob prihodu ali tik pred dogodkom. Vključiti bi bilo treba uro po urah (dobro je kombinirati število ur) pregled, kaj je načrtovano, kdaj in kje. Če imate hkrati na voljo več učnih poti, je koristno, da se te skladbe v skupinah navedejo, tako da bodo udeleženci vedeli, katere teme so predvidene, kdaj in kje.
Ustvarite pozdravno pismo dogodka. Veliko načrtovalcev se bori z informacijami, ki jih morajo ali ne smejo vključiti v pozdravne črke. Najboljši nasvet je, da sporočilo pozdravljamo preprosto in pustite gostom vedeti, da so dobrodošli in cenjeni. Pozivna baza kaže, da mora pismo podpisati uradni gostitelj dogodka.
Eden od najbolj prezrte elemente vabila dogodka je obvestilo o odhodu. Kot del dobrodošlice in daril za prihod, je pomembno, da priložite podrobnosti o tem, kako bodo odšli gostje.
Ustvari menijske kartice. Ne glede na to, ali načrtujete zajtrk, kosilo ali večerjo, gostje vedno cenijo menijske kartice, ki prikazujejo elemente menija za vsak tečaj obroka. Omogoča jim, da se pogovorijo o tem, kdaj se zberejo z drugimi pri njihovi mizi in dovoljuje čakalnemu osebju, da hitro pridobi izbiro menija od gostov in pomaga pri ohranjanju urnika na poti. Opomba: če med obrokom načrtujete posebno presenečenje, kot je tematska sladica za nekaj edinstvene zabave, je koristno, da te elemente odstranite z menijske kartice, da bi povečali posebni učinek.
Ustvarite cenjene kartice za darilo. Ali je to darilo prihoda ali blazino darilo, vsako darilo za vrednotenje mora imeti svojo darilno kartico. To je priložnost, da okrepimo sporočila "hvala" in da se vaši gostje počutijo še posebej posebni. Pomembno je vključiti besedila in sporočila, ki odražajo temo samega dogodka.
Ustvarite posamezna obvestila o odhodu.
Na dan pred odhodom pošljejo obvestila sobam za goste, ki jih spominjajo, ko bodo odšli, vključno s številko leta in časom odhoda. Zagotavlja priložnost, da popravi napake v zadnji minuti, ki so morda bili spregledani med načrtovanjem logistike.
Nasveti:
- Prepričajte se, da imate velik grafični oblikovalec in spletni postopek registracije. Še danes je izziv, da obstajajo številni različni sistemi za registracijo dogodkov na spletu , vendar zahtevajo veliko prilagoditve ali pa se uporaba sistemov tretjih oseb še vedno šteje za drago za vsako povabilo. Zato se mnogi načrtovalci še vedno zanašajo na svoja domača orodja in vire.
- Poiščite odlično pisarno. Čeprav se organizacije vedno bolj premikajo k uporabi elektronskih oblik komuniciranja, to še vedno ne nadomešča učinka, ki ga prinašajo tiskani vabili in materiali dogodkov. Poiščite pisarniški material, ki bo komplimentiral vašo temo dogodka in spremenil sloge papirja in velikosti, da bi ustvaril več zanimanja in drame. Vaši gostje bodo opazili trud.
- Ustvarite predlogo in se od tam odrežite. Načrtovalci bi morali ustvariti predloge in vabila za predloge in preprosto posodobiti nove dogodke iz predlogov prejšnjih programov in dogodkov. Seveda je treba izbrati in uporabiti nove pisalne potrebščine, grafike, besedilo itd., Zato je potreben določen obseg prilagajanja vsakič.