Realnost načrtovanja konference je, da brez kakršne koli izkušnje lahko izgubite veliko časa in premalo razmišljate o vseh podrobnostih, pri tem pa premislite o pomembnejših vprašanjih.
Da bi proces postal enostavnejši za prvovrstne merilce, smo opisali najpomembnejše korake in vam dali povezavo do podrobnejših izhodišč za posamezne teme. Rezultat je vodnik za načrtovanje konferenc, ki vam bo pomagal začeti s trdno predlogo.
1. korak: izdelajte vizijo svoje konference
Vsak dogodek se začne z vizijo, vendar boste morali svojo vizijo preoblikovati v besede in številke, da bi izmerili stroške in sprejemali odločitve o načrtovanju. Najprej morate začeti z osnovami, kot so kdo, kaj, kdaj, kje in zakaj.
Preberite več: Načrtovanje dogodkov 101: priprava bistvenih podrobnosti
2. korak: Ustvarjanje poslovnega načrta
Če vaša konferenca ne financira donacija ali organizacija, boste morali po zemljevidu določiti, od kod prihaja vaš denar in za kaj se uporablja. Prvi del te enačbe, prihodki, je treba izračunati zgodaj v postopku načrtovanja.
Zdaj, da bi ponudili ceno na konferenci, morate imeti idejo o tem, kaj nameravate ponuditi udeležencem. Vaša pot in seznam zvočnikov bo prodajni dejavnik potencialnih registracijskih zavezancev.
Korak 3: primerjava mest in storitev
Ko imate natančnejšo idejo o tem, kdaj bo potekala vaša konferenca in koliko ljudi se želite udeležiti, lahko začnete kupovati ustrezno mesto.
Upoštevajte, da bo pri izbiri prizorišča določena tudi gostinska in avdio / vizualna cena. To je zato, ker večina konferenčnih centrov in hotelov dogodkov zahteva, da uporabite svoje lastne storitve za vse dogodke na kraju samem.
Večina konferenc bo morala zagotoviti prenočišče za goste, ki potujejo zunaj regije. Ta potreba ustvarja drugačen nabor premislekov, ki se upoštevajo v vaši odločitvi o kraju .
Preberi več:
4. korak: zaposlovanje in upravljanje registracijskih zavezancev
Celo najbolj priljubljene konference morajo učinkovito tržiti svoj dogodek, da izpolnijo vsak sedež v hiši. Udeležba je najpomembnejši dejavnik uspeha vašega dogodka. Dobre številke prisotnosti prinašajo prihodke in sponzorske priložnosti. In več ljudi, ki jih registrirate, bodo ustvarile več povpraševanja po oglaševalskih in udeležbenih odprtinah. Dolga zgodba, če lahko privlačite množico, potem bo vse ostalo veliko lažje.
Upravljanje registracije postane težje, saj vaš dogodek narašča po velikosti. Tu lahko sistem za spletno registracijo pomaga spremljati število, obdelovati plačila in organizirati podatke.
Preberi več:
5. korak: načrtovanje podrobnosti na kraju samem
Nazadnje, po organizaciji in izvajanju poslovnih elementov konference, lahko začnete razmišljati o podrobnostih na kraju samem. To vključuje, kako bodo udeleženci krmarili na konferenci, splošni postavitvi vsake sobe in distribuciji hrane in pijače. To je del načrtovanja konference, ki jo večina ljudi povezuje z načrtovanjem dogodkov. Najboljši način za usklajevanje vseh podrobnosti je, da hodite skozi svoj pot, kot bi bili vaši gostje. Slika, kako bodo razmišljali in delovali na vsaki točki dneva, da bi rešili težave, preden se pojavijo.
Preberi več:
- Talni načrti za srečanje na prostem
- Ideje za uspešno tabelo registracij
- Signage Strategies za upravljanje Konferenčni tok
6. korak: Nasveti za upravljanje razstave
Konference običajno predstavljajo razstavni prostor ali konvencijsko dvorano, kjer sponzorji in prodajalci najemajo prostor za promocijo svojih izdelkov.
To je lahko zelo donosna priložnost za vašo konferenco, če vse dobro organizirate. Imejte v mislih, da bo razstavno območje zahtevalo znatno zavezo tako časa kot virov, zato se prepričajte, da ste pripravljeni upravljati potrebe več ponudnikov, preden se zavežete tej obliki.
Preberi več: