CCRRA sistem - zajemanje, preverjanje, pregledovanje, zapisovanje, zakon
Tukaj je pet preprostih korakov pri ustvarjanju enostavnega sistema vodenja računovodskih evidenc : Capture, Check, Record, Review, Act.
Prvič, CAPTURE informacije.
Če ni, ne obstaja. Ko začnete svoje podjetje, se navadi, da zajame vse, zato postane avtomatsko. "Ujeti" je najtežji in najpomembnejši del procesa; to je stvar navajanja zbiranja informacij. Spremljajte vsak znesek, ki ga porabite za svoje podjetje in vsak znesek, ki ga prevzamete kot prodajo. V tem trenutku ne skrbite, da boste s temi informacijami kaj storili. Prepričajte se, da vse, kar ste zajeli, vključuje (a) opis predmeta, (b) znesek in (c) datum.
Drugič, preverite, ali je informacija popolna in pravilna.
Vsakih dveh tednov, preživite eno uro skozi vse in preverite. Preverite, ali so vse informacije, ki jih imate, pripravljene za snemanje.
Prepričajte se, da ste vnesli datum in znesek ter dovolj podrobne podatke o stroških, ki jih lahko natančno zapišete. Na primer, beležka za "papir, 3,55 $, 7/12" morda ni dovolj informacij. Za kaj je bil papir? Je bil to časopis, ki ste ga kupili za pisarno? Ali ste kupili papir za računalnik?
Nastavite določen čas za sestanek s seboj na koncu nadomestnih tednov (vsak drugi petek, na primer), da preverite vse. Ne čakajte predolgo; dlje ko čakate na to, bo težje zapomniti in zbrati informacije.
Tretjič, RECORD Informacije, da ga shranite.
Snemanje pomeni dajanje vaših finančnih informacij v uporabno obliko. Ko je vse preverjeno, ga obrnite na svojega knjigovodja, da ga posname ali sami posname. Naredite to mesečno. Vnesite podatke v preglednico ali računsko programsko opremo. Morda boste tudi ugotovili, da spletna programska oprema deluje z vami, tako da lahko vi in vaš knjigovodja ogledate informacije in o njih razpravljate. Prepričajte se, da vsak mesec posnamete vse, tako da ga lahko pregledate.
Četrtič, konsolidirajte in PREGLEDITE informacije.
Ko so vaši finančni podatki zabeleženi vsak mesec, natisnite štiri poročila:
- bilanco stanja
- izkaz poslovnega izida (p & l)
- poročila o staranju terjatev in
- poročilo o plačilu.
Za vsako poročilo vključite primerjavo z enakimi podatki o poročilu iz prejšnjega meseca. Posebno pozornost posvečajte specifičnim informacijam v teh poročilih.
Nazadnje, ACT, ki temelji na tem, kar veste.
V večini primerov "ACT" lahko pomeni nič, če vse izgleda v redu.
V drugih primerih lahko pomeni spremembo. Ustvarite "sprožilne točke", kjer vas obveščajo, da ukrepate. Tukaj je nekaj predlaganih sprožilnih točk:
- Bilanca stanja . Če vidite, da se obveznosti povečujejo vsak mesec za tri mesece (kar verjetno pomeni, da sredstva in / ali stroški naraščajo), zmanjšajte porabo.
- Izkaz poslovnega izida . Če vidite, da se določeni stroški povečujejo kot odstotek prodaje, se vprašajte, zakaj se povečuje. Če je povečanje potrebno, boste morda želeli zmanjšati porabo za druge stroške, da bi ohranili svojo stopnjo dobička.
- Upoštevanje starosti računov . Bodite nenavadni v teku po počasnih plačnikih. Več časa pustite, da je dolg neplačan, manj verjetno je, da boste prejeli denar. Nastavite sistem zbirk, kot sem razpravljal zgoraj, da se prepričate, da ste takoj plačani in da počasnejši plačniki niso prepuščeni domnevam, da ne želite svojega denarja.
- Računi se plačajo . Plačajte čim prej. Poskusite plačati zgodaj, da bi dobili popuste. Če ne morete plačati vseh računov, plačajte tiste, zaradi katerih boste povzročili kazni ali ki bodo vplivali na vašo boniteto. Tudi če je kdo drug odgovoren za plačevanje računov, ste oseba, ki je navsezadnje odgovorna za zagotovitev plačila vaših poslovnih dolgov.
Tudi če niste seznanjeni s finančnimi sistemi, bi morali imeti možnost, da ga nastavite v gibanju in ga hranite. Najtežji del je zbiranje informacij. Ko ste oblikovali "navado zbiranja", boste našli, da bo ostalo skupaj z njim.
Ne pozabite: CCRRA - zajemite finančne podatke za svoje podjetje, preverite vsak drug teden, mesečno zabeležite in pregledajte podatke, nato pa po potrebi ukrepajte, da se finančno stanje premika gladko. Če sledite temu preprostemu petstopenjskemu sistemu, boste zmanjšali »smeti« in težave, ki se pojavijo z njim, in povečali boste finančno stanje.
Dobro organiziran finančni sistem bo vaše podjetje finančno sposobno preživeti v prihodnjih letih.