Poleg osnovnih pisarniških funkcij je upravni pomočnik in izvršni sekretar odgovoren tudi za pisanje ali pripravo poročil, organiziranje in načrtovanje sestankov, pregledovanje dohodnih sporočil za določitev njihovega pomena, pripravo dnevnih redov za sestanke upravnega odbora, pripravo potovalnih aranžmajev, pripravo zapisnikov sestankov, raziskovanje, priprava korespondence in nadzor in usposabljanje uradnikov na nižji ravni.
Te vloge lahko zahtevajo različne ravni izkušenj in imajo enega od teh podobnih nazivov delovnih mest:
- Upravni pomočnik na začetku
- Upravni pomočnik
- Višji upravni pomočnik
- Izvršni sekretar
- Višji izvršni sekretar
- Vodja pisarne
- Višji uradni direktor
Opomba: položaji pravnih in medicinskih pomočnikov so precej drugačni in zahtevajo posebno usposabljanje, zahtevano v poklicu, v katerem delajo.
Razlike med upravnimi pomočniki in izvršnimi sekretarji
Vloge izvršnih sekretarjev in upravnih sodelavcev se znatno prekrivajo, razlike v vlogah pa se lahko razlikujejo glede na organizacijo. V nekaterih primerih se izvršilni sekretar osredotoča na več administrativnih dolžnosti za vodjo ali vodstvene delavce, kot so načrtovanje sestankov, načrtovanje potovanj, vodenje pisnih sporočil in celo vodenje knjig. Upravni pomočnik se lahko osredotoči na več poslovnih nalog in prevzame več vodstvene vloge v nekaterih zmogljivostih, oblikuje agende za sestanke ali konference, upravlja proračune in upravlja z dobavitelji.
Od upravnih pomočnikov se lahko zahteva, da imajo v nekaterih primerih bolj specializirano izobraževanje, če je upravljanje poslovnih dejavnosti kritično.
Jezikovna znanja in spretnosti
Izvršni sekretarji in upravni pomočniki imajo osnovno vrsto poklicnih spretnosti, ki so bistvene v vsaki vlogi. Ti vključujejo izjemne organizacijske sposobnosti, odlične pisne in ustne komunikacijske sposobnosti ter močno pozornost do podrobnosti in strokovnosti.
Imeti morajo tehnično znanje z orodji za avtomatizacijo pisarn, vključno z osnovnimi programi, kot so Microsoft Word, Excel in PowerPoint, kot tudi knjigovodska orodja, kot so QuickBooks .
Upravni pomočnik ali izvršni sekretar v malem uradu
V majhni pisarni, odgovornosti upravnega pomočnika ali izvršnega sekretarja običajno opravljajo številni pisarniški uslužbenci. Nekatera dela lahko dejansko opravijo vodstveni delavci podjetja sami, upravni pomočnik ali vloga izvršnega sekretarja pa lahko zajemajo večjo odgovornost, kot je potrebno v manjših organizacijah.
Upravni pomočnik ali izvršni sekretar v srednjem uradu
Ker povečuje velikost podjetja, se poveča potreba po zelo organizirani osebi, ki lahko opravlja številne naloge. To še posebej velja za vodstvene delavce, ki vodijo podjetja, ki zahtevajo visoko stopnjo zaupnosti in integritete za podjetje, ki se izvaja.
Upravni pomočnik ali izvršni sekretar v velikem uradu
Za veliko pisarno je običajno več administrativnih pomočnikov in / ali izvršnih sekretarjev. Pri tej velikosti podjetja je običajno treba imeti upravitelja urada, ki usklajuje osebje, ki opravlja storitve vodstvenih delavcev podjetja.
V nekaterih primerih bo upravni pomočnik spremljal izvrševanje na dolgih poslovnih potovanjih, da bi pomagal pri urejanju sestankov, razporejanju in drugih pomembnih organizacijskih nalogah.