Ustrezen poslovni telefonski bonton lahko pozitivno vpliva na vaše stranke in stranke. Prenos telefonskega klica je več kot samo vedeti, kateri gumbi potisnejo vaš telefonski sistem. Poslovna telefonska baza, ki jo vi in vaši zaposleni uporabljate vsak dan, je neposreden odraz vašega podjetja. Lahko predstavite strokovni vtis ali manjkate. Ne glede na to, ali je vaš zaposleni glavni finančni uradnik ali začasno odgovoren za telefoniranje, poskrbite, da bodo vsi v vašem podjetju hitro dosegli, kako poklicno prenesti klic.
01 - Pojasnite, zakaj morate prenesti klic
Ljudje lahko odpoveste veliko stvari, toda hrup na delovnem mestu ni eden izmed njih. Politično pojasnite klicatelju, zakaj morate prenesti klic. Lahko bi bilo, da je klicalec dosegel napačen oddelek ali napačno razširitev v pravem oddelku. Drug razlog za prenos klica je lahko, da lahko samo en oddelek odgovori na vprašanje, ali nimate dovolj pooblastil za odločitev, ki jo klicatelj išče. Ne glede na to, se prepričajte, da kličoči natančno vedo, zakaj klic potrebuje prenose, tako da ne mislijo, da samo prelazite denar. 02 - Daj svoje podatke najprej
Vedno dajalcem klicev svoje ime in pripono samo v primeru, da se odklopite. To jim omogoča vedeti, da ste osebno zaskrbljeni zaradi svojega položaja. Prav tako želite preprečiti situacijo, ko je klicatelj prekinjen in se mora znova začeti iz nič, in pojasnjuje stanje še z drugim predstavnikom podjetja. Klicateljem bi morali tudi povedati ime osebe ali oddelka, na katerega jih prenesete, in navedite tudi to številko razširitve. Ne glede na to, v kakšnem poslu ste, je vsakdo v dobri službi za stranke. 03 - Vprašajte dovoljenje za začetek prenosa
Ko vzpostavite povezavo s klicateljem, prosite klicatelja za dovoljenje za začetek prenosa. Ta zahteva omogoča klicatelju možnost postaviti katera koli druga vprašanja ali izraziti kakršne koli druge skrbi za vas. Omogoča tudi klicateljem možnost reči, da se bodo vrnili, ko bodo imeli več časa. Včasih se zgodi, da klicatelj ne želi prenesti. Če je tako, ugotovite, zakaj. Nato pojasnite, da bo prenos zagotovil čim hitrejšo pomoč. Prav tako pojasnite, da boste do sedaj predstavili vse podatke o svojem klicu in da jim ne bo treba ponovno pojasniti svojega položaja
04 - Počakajte na odgovor
Klica ne slepi takoj, ko zaslišite drugi telefon. Počakajte, da druga oseba odgovori in pojasni, zakaj se klic prenaša. Ta korak omogoča naslednjemu zaposlenemu, da se pripravi na klic in prepreči klicatelju, da mora vsakič znova razložiti svoj položaj ali težavo. 05 - naredite uvod
Vrnite se na klicatelja in napišite ime in / ali oddelek, na katerega jih prenesete. Zahvaljujoč klicalcu za potrpljenje in vprašajte, ali lahko storite karkoli drugega, preden se obesite. Pomaga, če lahko uporabite prvo ali priimek osebe, ki jo klicatelj prenese. To krepi osebno povezavo, ki ste jo vzpostavili, in še naprej ustvarja občutek, da je klicatelja dobro poskrbljeno. 06 - Dokončajte prenos
Dokončajte prenos s povezavo kličočega z drugo osebo ali oddelkom. Ne pozabite končati svoje povezave tako, da obesite telefon ali odklopite slušalko. Ker so telefonski sistemi lahko zapleteni, zlasti v velikih podjetjih, želite zagotoviti, da ste se popolnoma izključili iz klica. Če ste novi zaposleni, se pred poskusom prenosa klica izplača nekajkrat poskusiti s kolegi. Obstaja več razlogov za prekinitev klica, ko ste vključeni v klicatelja. Kakorkoli že, ne glede na to, zakaj imate, ne glede na to, kako legitimni, se morate poklicno odvezati. Najpogostejši razlog za prekinitev klica je, da ste naleteli na dolgočasnega pogovarja - nekoga, ki bo porabil preveč časa in vam preprečil, da bi se dogajal o vašem podjetju. Še en manj pogost razlog je, da klicatelj uporablja zlorabo, grozljiv ali vulgaren jezik. Na žalost ljudje z motnjami v zvezi z jezo čutijo, da lahko ogrozijo svojo sovražnost do tujcev, še posebej tistih v storitveni industriji ali v storitvenem položaju. Posvetujte se s politiko in postopki vašega podjetja o tem, kako ravnati s takšno situacijo, da bi se izognili kakršnim koli pravnim posledicam. In ne pozabite, vedno je bolje, da kličočo pritisnete na čakanje, medtem ko iščete nasvet, kot da bi rekli, kar bi lahko kasneje obžalovali.
Pomen telefonskega bontona
Telefon je pogosto vaše stranke ali stranka prvi stik z vašim podjetjem. Želite, da je ta izkušnja najboljša. Predvsem ne želite, da se stranke obesijo in pokličejo svojo konkurenco, zato je vredno vlagati čas v usposabljanje svojega osebja v pravilnem telefonu.