Lastniki podjetij pogosto ravnajo z lastnim knjigovodstvom zaradi številnih razlogov, ki vključujejo strah pred prenosom občutljivih finančnih informacij, željo po popolnem nadzoru in ohranjanju stroškov osebja. Ti razlogi, ki so nedvomno veljavni za zagon in manjše operacije, postajajo vse bolj nepraktične, ko vaše podjetje raste. Nekateri lastniki prenesejo računovodske naloge na zaupne družinske člane ali osebje, vendar najuspešnejši in pametni podjetniki hitro naučijo, da so računovodstvo in finance življenjska sila podjetja in si zaslužijo profesionalno vodenje kvalificiranih finančnih strokovnjakov.
Tri glavne finančne položaje v večini podjetij so računovodja ali računovodja, nadzornik in glavni finančni direktor ali finančni direktor.
Kot lastnik podjetja lahko sami poskrbite za dolžnosti teh položajev ali jih prenesejo na člana osebja ali zaupanja vrednega sodelavca, vendar pa večina lastnikov odkrije, da zaposleni strokovnjaki za zaposlitev ustvarjajo trdne prednosti stroškovne vrednosti, medtem ko lastnike osvobodijo, da se osredotočijo na jedro poslovna vprašanja. Rezultati strokovnih računovodskih strokovnjakov vključujejo - vendar niso omejeni na - naslednje poslovne prednosti:
- Iskanje prihrankov pri stroških v proizvodnem procesu, odnosih s prodajalci, pisarniškim poslovanjem in upravljanjem zaposlenih
- Prihranek denarja za davke
- Upravljanje vedno večjega obsega notranjih dokumentov in zunanjih poročil
- Oblikovanje finančne varnostne mreže z ublažitvijo tveganj z zavarovalno kritiko, upravljanjem zalog, diverzifikacijo in ocenami davčne grožnje
- Razširitve načrtovanja
- Ravnanje s plačilnim listom
- Poenostavitev in maksimiranje dobička
- Izogibanje globe, kazni, nižjih bonitetnih ocen in obresti, ki izhajajo iz manjkajočih rokov, netočno izračunajo plačilno listo, pozabijo plačati račune in manjkajoče časovno občutljive poslovne priložnosti
Pravzaprav večina podjetij prihrani denar z najemom strokovnega finančnega osebja za upravljanje vsakodnevnih poslovnih dejavnosti.
Vendar, odvisno od velikosti vašega podjetja, industrije in drugih dejavnikov, boste morda potrebovali le knjigovodja s polovičnim delovnim časom ali zahtevali popolno finančno osebje, ki vključuje kontrolorja in finančnega direktorja. Odločitev, kaj finančno osebje vaše podjetje resnično potrebuje, je zapletena odločitev, ki je odvisna od številnih dejavnikov. Vaše potrebe se bodo sčasoma skoraj zagotovo spremenile in če bo vaše podjetje uspešno uspelo, boste morda krožili skozi vsa ta položaja. V naslednjih razdelkih je podrobno opisano, kaj vsak strokovnjak dela in pojasnjuje, kdaj lahko vaše podjetje potrebuje enega ali več teh finančnih strokovnjakov:
Bistvene knjigovodske funkcije
Večina imetnikov knjigovodskih del se aktivno odziva na to, kar je v podjetju že opravljeno finančno, z malo ali nič vpliva na poslovno strategijo. Knjigovodja delajo na podlagi transakcij in redko sprejemajo odločitve o prihodnjih poslovnih transakcijah. Nadarjeni knjigovodja lahko razloži vaše možnosti, vodi evidence in poročila, ugotovi neskladja v knjigah in priporoča prihranke pri zamenjavah idej, njihova glavna opravila pa so kronika poslovanja in finančnih transakcij ter zbiranje poročil iz teh informacij. Nekatere tipične dnevne naloge računovodje podjetja so:
- Snemanje prodaje, odhodkov, obveznosti do dobaviteljev in terjatev
- Spremljanje stroškov zalog, pisarniških stroškov, najemnin, komunalnih storitev in drugih fiksnih in variabilnih stroškov
- Upravljanje plačilnega lista , davčnega odtegljaja, računov za prometne davke, plačnih zaslužkov in zavarovalnih odbitkov
- Zagotoviti, da so bistvene oblike in dokumentacija dokončana in shranjena varno
- Priprava dnevnih, tedenskih, mesečnih, četrtletnih in letnih poročil za vodstvo, vladne agencije, delničarje, zaposlene in zainteresirane strani
- Plačevanje računov pravočasno
- Raziskovanje alternativnih dobaviteljev in primerjanje stroškov
- Prepoznavanje problematičnih področij, kot so odpadki, slabo upravljanje, goljufije in kraje
- Materiali za sledenje, zaloge, zaloge in človeške vire
- Priprava davkov in dnevnih, mesečnih ali četrtletnih davčnih vlog za mesto, državo, IRS, agencije za brezposelnost in zavarovalnice
- Obvladovanje poslovnih in zdravstvenih načrtov zavarovancev
- Zaščita evidenc družbe
- Pridobivanje ocen ter iskanje in plačevanje storitev ter popravilo ljudi
- Preverjanje težav s skladnostjo
- Obvladovanje kreditnih vprašanj s strankami znotraj in poslovnega posojila z zunanjimi prodajalci in posojilodajalci navzven
Vedeti, kdaj najeti knjigovodja
Večina lastnikov podjetij - še posebej tistih z podjetniškim duhom - uspeva voditi vsak vidik svojega poslovanja in računovodstvo je postalo lažje z vso intuitivno programsko opremo, ki je na voljo. Lastnikom podjetij je povsem mogoče, da vodijo knjige, vendar to ni nujno dobra ideja, saj podjetje raste. Ko dokumentacija začne komarcializirati upravljanje s časom, zadovoljstvo pri delu ali učinkovitost, je čas, da razmislite o najemu knjigovodja. Morda ne boste morali zaposliti delavca s polnim delovnim časom in lahko celo oddajajo celotno ali del knjigovodskega dela, kot je plačilni list. Najem knjigovodja je smiselno, če se za vas in vaše podjetje nanaša eno od naslednjih:
- Res ne razumete računovodstva, ampak zaupate programski opremi, da vam povem vse, kar morate vedeti.
- Niste seznanjeni z davčnimi predpisi in strategijami za preprečevanje davkov.
- Vaš posel doživlja hitro rast v kratkem času.
- Vlagatelji, posojilodajalci ali delničarji želijo strokovno pripravljena poročila.
- Več časa porabite za knjig kot ustvarjanje prodaje ali novega podjetja.
- Načrtujete se razširiti na drugo regijo, industrijo ali linijo izdelkov.
- Želite kupiti, prodati ali trgovati s sredstvi.
- Ste bili obveščeni, da bodo vaše knjige revidirane.
Najem knjigovodja ni treba biti boleč proces, ker lahko začnete z oddajanjem dela strokovnemu računovodskemu podjetju. To je še posebej učinkovita strategija, če niste seznanjeni z računovodstvom, najem knjigovodja ali preverjanje računovodij ali prosilcev za finančna delovna mesta.
Kdaj razmisliti o najemu krmilnika
Kontrolorji, ki jih včasih imenujejo nadzorniki, nadzorujejo knjigovodje, davčne direktorje, kreditne upravitelje in drugo računovodje, hkrati pa neposredno poročajo finančnemu direktorju, direktorju ali lastniku podjetja. V manjših podjetjih je lahko upravljavec edini pooblaščeni javni računovodja v podjetju ali nadzoruje skupino računovodij. Mnogi od teh strokovnjakov upravljajo svoje naloge s pomočjo odvetnika, knjigovodja ali upravnega pomočnika.
Upravljavec je glavni računovodja družbe in je odgovoren za pripravo računovodskih izkazov, poslovnih načrtov, proračunov, davkov, potrdil o skladnosti in posebnih projektov, kot so načrtovanje kratkoročnih in dolgoročnih poslovnih strategij, pridobitev podjetij, prodaja premoženja, združitve podjetij in zavarovanje financiranja ali vlagateljev. Obravnavani finančni direktor na srednji ravni nadzorniki običajno opravljajo naslednje naloge:
- Upravljajte finančno osebje.
- Podpiše preverjanja in nosi fiduciarno odgovornost za poslovanje podjetja.
- Odjavite se na finančno povezana poročila in dokumente.
- Vzpostaviti finančne politike in postopke družbe.
- Ustvarite poročila za notranji pregled.
- Upoštevajte zavarovalne police in politike upravljanja s tveganji.
- Zaščitite sredstva podjetja.
- Pripravite, spremljajte in posodobite proračune.
- Pripravljalne pripravke za javne ponudbe.
- Svetovanje lastnikom in izvršnim direktorjem na finančnih trgih, trendih in najboljših praksah.
- Razviti proaktivne davčne strategije.
- Izberite in upravljajte računovodsko programsko opremo.
- Nadaljujte zbirke.
- Rešite vprašanja s človeškimi viri, kot je ohranjanje evidence zaposlenih.
- Izobraževanje zaposlenih o koristih zaposlenih in poslovnih odgovornostih.
Znaki, ki označujejo vaše poslovne potrebe, nadzornik
Večje vaše podjetje raste, bolj verjetno boste potrebovali več kot le knjigovodja. Če imate delničarje ali upravni odbor, ki ga sestavljajo ljudje, ki niso prijatelji, sorodniki in družina, ki ste jih imenovali, je najem upravljavca dobra poslovna praksa, ki ščiti vaše podjetje in sredstva. Na splošno se kontrolor osredotoča na računovodstvo, medtem ko se finančni direktor osredotoča na strateške finance.
Ker se zainteresirane strani družbe razširijo, upravljavec zagotavlja taktično poročanje o vodenju in nadzor zaposlenih o računovodskih vprašanjih, medtem ko finančni direktor obravnava finančno načrtovanje in nosi odgovornost za nadzorno in računovodsko skupino. Večina malih podjetij si ne more privoščiti kontrolorja s polnim delovnim časom, vendar zaradi povečanega poslovanja ne morete privoščiti, da bi deloval brez kontrolorja, tudi če delajo s krajšim delovnim časom ali s svetovanjem.
Kdaj najam glavnega finančnega uradnika
CFO delajo izven strogih meja z udeležbo pri vseh poslovnih odločitvah in z zagovarjanjem najboljših finančnih interesov organizacije. Kot vsak izkušeni podjetnik ali lastnik podjetja ve, stroge finančne ocene so le eden od uspešnih podjetja poslovni cilji. Pobude, ki dajejo močan dobiček, bi lahko podjetje zlahka oslabile kupce, ki ne želijo plačevati visokih cen za slabše izdelke ali zveste stranke, ki dajejo večjo vrednost ciljem podjetja, načelom, okoljskim zavezanostim ali tehnikam delovanja.
Najboljši finančni direktorji ocenjujejo ne samo stroške poslovanja, ampak tudi tveganja in grožnje, ki bi jih lahko vsako podjetje ustvarilo. Kot vodilni višji uradniki, CFO delajo z lastniki, upravnimi odbori, višjim vodstvom in drugimi ključnimi deležniki ter igrajo kritične vloge na področju raziskav in razvoja, nadzora nad podjetji, skladnosti s predpisi in vsakodnevnih operacij. Druge dajatve CFO vključujejo:
- Vodenje podjetja s pripojitvami, prevzemi, javnimi ponudbami in spremembami v poslovni strukturi in poslovanju
- Obvladovanje velikih poslovnih širitev na nove trge
- Zagovarjanje dobrega finančnega ravnanja pri zapletenem odločanju
- Upravljanje sredstev in finančnih odnosov z več zainteresiranimi stranmi
- Operacionalizacija racionalizacije
- Ocenjevanje in obvladovanje finančnih tveganj
- Načrtovanje kratkoročnih in dolgoročnih finančnih ciljev
- Interpretiranje tržnih podatkov iz več finančnih kazalcev in poslovnih trendov
- Razumevanje razlogov, zakaj poslovni trgi izvajajo način, kako to počnejo
- Določanje načina vlaganja sredstev podjetja
- Napovedovanje tržnih trendov in kako lahko družba izkoristi na njih
Vsak del podjetja se v veliki meri opira na kombinirane naloge CFO: nadzorni nadzor, upravljanje zakladnice ter načrtovanje in napovedovanje kritičnih finančnih zadev.
Postopno večje potrebe po finančnem upravljanju
Mala in srednje velika podjetja se naraščajo s potrebami po knjigovodstvu in računovodstvu. Lastniki ali imenovani člani ekipe pogosto obravnavajo računovodstvo za mala in zagonska podjetja s pomočjo računovodske programske opreme. Končno pa večina podjetij ugotavlja, da je najem poklicnih knjigovodjalcev - bodisi s polnim ali krajšim delovnim časom, kot tudi v podjetju ali zunanjega izvajalca - osvobajajoče osebje za osnovne poslovne dolžnosti in spodbuja večjo natančnost, boljšo skladnost in okrepljen nadzor. Pravi knjigovodja zagotavlja, da so poročila pravočasno vložena in jim pomaga pri določanju strategij za varčevanje z energijo, goljufij, kraje in odpadkov.
Ker se vaše podjetje raste in zahtevajo več časa, boste morda ugotovili, da potrebujete finančno osebje, ki ga nadzoruje upravljavec ali finančni direktor za upravljanje vedno bolj izpopolnjenih financ. Vaše možnosti vključujejo zaposlovanje polnega delovnega časa, notranjega osebja ali zunanjega knjigovodstva in finančnih obveznosti do začinjene strokovne računovodske storitve. Obe možnosti sta enako veljavni načini za krepitev finančne moči vašega podjetja, vendar številne mala in srednje velika podjetja uživajo ugodnosti najemanja svetovalcev, da bi se izognili visokim stroškom zaposlovanja profesionalcev s polnim delovnim časom.