Spletne knjigovodske rešitve uporabljajo računalniško okolje v oblaku za zbiranje in povezovanje informacij, ki jih podjetje potrebuje za upravljanje svojih financ. Te programske platforme poenostavljajo proces knjigovodstva, zmanjšajo čas, porabljen za vnos podatkov, in povečajo učinkovitost v celotnem krovu. Mnogi lastniki podjetij in CFO-ji izkoriščajo te prednosti tako, da sledijo pametnim postopkom izvajanja, da ustvarijo popolno okolje za ravnanje z vsakdanjimi finančnimi sredstvi.
Najdi najboljšo programsko opremo
Prvi korak pri vzpostavljanju idealne spletne knjigovodske okoliščine je ugotoviti, katera programska platforma ima prava orodja za podjetje. CFO naj se seznanijo z najbolj koristnimi možnostmi in razvijejo seznam platform, ki ponujajo najboljše funkcije. Mala podjetja se razlikujejo po velikosti, obsegu in potrebah, zato je pomembno, da predhodno predhodno posvetujete z vodilnimi podjetji, da natančno ugotovite, katera orodja so potrebna za obvladovanje nenehnih nihanj svojih finančnih podatkov.
V tej fazi je veliko preučevanj, vendar je treba oceniti vse, kar je značilnosti in koristi za podporne storitve, ki jih ponuja računovodska platforma. Mnoga podjetja zahtevajo veliko prilagajanja ali pa potrebujejo programsko opremo za merjenje in ponujajo celovitejše poročanje po cesti. Računovodske potrebe za danes in v prihodnosti je treba analizirati pred podpisom črtkane črte.
Poenostavite Payroll
Plačilna lista postaja vse bolj zapletena, saj se mala podjetja širijo in sprejemajo dodatne zaposlene. Podatke o sledenju času je treba prenesti na oddelek za izplačane plače, da ustvarijo poročila, potrebna za zagotovitev točne kompenzacije za zaposlene. Spletna knjigovodska orodja lahko sprejmejo podatke, ki so vneseni v programsko opremo za sledenje in plačevanje, in jo prevedejo v obliko, ki se lahko uporablja za pripravo pregledov neposredno iz programa.
To povečuje natančnost in zagotavlja, da se vsi zaposleni pravočasno plačajo, vsakič, ko računovodski oddelek ne porabi ur na teden.
Številne aplikacije za sledenje časom vključujejo tudi široko paleto možnosti in ugodnosti, ki so na voljo prek mobilne povezave. Obstajajo programi za sledenje časom, ki uporabnikom omogočajo vnos časa s terena, prek aplikacije za mobilne naprave in prek SMS sporočil. CFO-ji lahko nastavijo več postopkov odobritve za različne člane, s čimer pripomorejo k izboljšanju podatkov in podrobnosti v predloženem času, ki se spremlja za plačilo.
Upravljanje podatkov o prodaji
Mala podjetja se ukvarjajo s stalnim pritokom prodajnih podatkov. Dohodni in odhodni računi, plačila, naročila, izpolnitev naročila in podatki o odpremi vsebujejo pomembne finančne podatke, ki predstavljajo velik del slike, ko gre za denarni tok. Neupoštevanje teh številk natančno in pravočasno lahko povzroči zmedo, ki zmanjšuje sposobnost podjetja, da sprejema odločitve o prihodnji rasti.
Programska oprema za spletno knjigovodsko vodenje upravlja vse te bistvene podatke, saj prihaja do takih, da vodstveni delavci podjetja vedno jasno slišijo, koliko denarja je na voljo v vsakem trenutku.
S hitrim in točnim načinom določanja statusa posameznih naročil in računov te platforme prihranijo čas na vsakem koraku po prodajni lijaki. Nekatere programske rešitve ponujajo možnost samodejnega ustvarjanja računov in pošiljanja strankam, da še bolj razbremeni prodajno službo.
Spremljaj račune, ki jih je treba plačati, in terjatve
Možno je, da podjetje izgleda dobičkonosno na papirju, vendar se v resnici bori ali ne. To je skupna težava, s katero se srečujejo podjetja z neučinkovitim knjigovodskim procesom, ki ne kažejo resnične zgodbe o denarnem toku. Uporaba spletnega orodja za spremljanje stanja obeh obveznosti in terjatev do kupcev odpravlja zmedo in prikazuje, kje je treba ukrepati, da bi izboljšali zdravje finančnih sredstev podjetja.
Nastavitev e-opomnikov in opozoril pospešuje postopek zbiranja terjatev ter opozarja lastnike podjetij in vodstvo, kadar so obveznosti zapadle.
Tako je lažje ustvariti uravnotežen razpored plačil, ki ohranja podjetje v rdečem in ne razbremeni svojega proračuna.
Spodbujanje mobilne uporabe
Oddaljen dostop je velik del tega, kar omogoča spletno knjigovodstvo tako učinkovito. Vsakdo od finančnega direktorja do mobilne delovne sile lahko dostopa do programske opreme in vnaša bistvene podatke iz katere koli naprave, ne glede na njihovo trenutno lokacijo. Ko vsi v podjetju dobijo na krovu s snemanjem prodaje in izdatkov, ko se zgodi, bi morali ustvariti veliko povečanje natančnosti na krovu. Zaposleni, ki poslujejo zunaj urada, ne čakajo več, da bi se vrnili na svoje računalnike, da bi zabeležili podatke o transakcijah. Namesto tega lahko vnesejo vse številke, ki uporabljajo aplikacijo v svojih mobilnih napravah, ki se integrirajo z glavno programsko opremo in prenašajo informacije naravnost v oblak.
Sinhronizacija z bankami
Preveč je enostavno pozabiti, da napišete depozit ali umik v poslovni čekovni knjigi in si privoščite neprijetno presenečenje ob prihodu mesečne izjave. Ta problem se je mogoče izogniti z vzpostavitvijo spletne knjigovodske programske opreme za samodejno prejemanje finančnih podatkov v trenutku, ko se pojavijo bančne transakcije. Natančne količine dolarjev so takoj zabeležene in dostopne z armaturne plošče, metoda, ki ne samo izboljša natančnost, temveč tudi nepotrebno porabi čas vsak mesec, da razvršča papirne izjave, da bi zagotovila, da bo knjigovodska bilanca.
Naj bo komunikacija odprta
Zanesljiva rešitev za spletno knjigovodstvo mora skrbnikom omogočiti, da ustvarijo različna dovoljenja za prijavo, tako da lahko vodje oddelkov, nadzorniki in zaposleni v podjetju dostopajo do informacij in jih spreminjajo. Orodja za spremljanje so CFO-ji preverili, ali se vse izvaja brez težav in se odziva na vsa vprašanja, ki uporabljajo možnosti sodelovanja v aplikaciji. To ohranja pretok informacij med vsemi strankami, ki so vpletene v finančne odločitve podjetja, in odpravlja ovire, ki stojijo na način učinkovitega delovanja. Če se potrebe podjetja spremenijo, je CFO in ponudnik storitev vedno na voljo za pomoč pri izboljšavah.
Izkoristite poročanje
Ustvarjanje poročil iz finančnih podatkov brez pomoči programske opreme je težek proces, ki povezuje zaposlene v manjših podjetjih, ki so lahko drugje produktivnejši. Zamuda med zbiranjem podatkov in sestavljanjem teh ročnih poročil ustvarja tveganje, da bi informacije lahko zastarale do zaključka poročila. Spletne knjigovodske platforme vključujejo orodja za poročanje za več najpomembnejših poslovnih meritev:
- Predvidena prodaja
- Prihodki in odhodki
- Denarni tok
- Dobiček in izguba
Ker so vsi vneseni podatki v sistem takoj povezani, vsako novo poročilo odraža najnovejše spremembe v financah podjetja. Sinhronizacija med platformami je ena od glavnih prednosti spletnih poročevalskih sistemov, vendar ni edina. Obsežne nadzorne plošče lahko zbirajo podatke, izboljšajo poročanje in dovolijo CFO-ji dostop do ključnih kazalnikov uspešnosti podjetja, ne da bi se celo zagnal. Mobilna povezljivost v računovodskih aplikacijah je povsod navzoča in omogoča uporabnikom, da ne samo pogledajo, ampak tudi urejajo, manipulirajo in analizirajo vse pomembne podatke, kadar koli in kadar je to potrebno.
Vključi vse programe
Spletno knjigovodstvo je najbolj koristno, če je povezano z drugimi programi, ki jih podjetje uporablja za upravljanje operacij. Združevanje časovnega sledenja, plačilnih listov, upravljanja inventarja in druge programske opreme, ki uporablja varno integracijsko platformo, poenostavlja pretok podatkov in zagotavlja, da so informacije, dostopne prek spletnega knjigovodskega programa, vedno točne.
Kot pri avtomatizaciji, povezovanje olajšuje večjo učinkovitost in lahko podjetju prihrani precejšen znesek denarja, tako da zmanjša čas, porabljen za lov na določene dele informacij, ki so bile prej razpršene po oddelkih. Integracija zmanjša tudi veliko ponavljajočih se nalog za vnos podatkov, zmanjša stopnjo napak in podjetjem omogoča, da optimizirajo poročila, ki vsebujejo največ podrobnosti.
Ena ključna komponenta integracije računovodskih platform je najprej razumeti, kakšen je želeni rezultat pred uskladitvijo sistemov. Z vedenjem, katere so računovodske zahteve , lahko finančni direktorji natančneje ocenijo pomembnost številnih funkcij in koristi različnih programov, da zagotovijo, da dejansko izpolnjujejo potrebe družbe. Na primer, stroški dela zahtevajo, da več sistemov medsebojno govori med sistemi za plačevanje, sledenje časa in splošne knjige. Če je stroškovno delo glavno načelo poročanja, potem je aplikacija za sledenje časom sinhronizirala svoje podatke s storitvami za obdelavo plačilnih listov, ki so poseben in pomemben dejavnik.
Prilagodite delovno okolje
Podjetja, ki ponujajo integracijske rešitve, pogosto vključujejo prilagoditev kot del svojih storitev. CFO lahko izkoristijo to, da ustvarijo osrednjo platformo, ki je prilagojena posebej za potrebe vsakega podjetja. Vsako podjetje zahteva posebno nastavitev glede delovnega toka, obrazcev za vnos podatkov in povezav med programskimi aplikacijami. Platforma bi morala biti dovolj enostavna, da bi jo vsi lahko uporabljali, ne da bi zahtevali obsežno usposabljanje. Spletno knjigovodstvo se lahko brez težav vključi v to okolje, tako da postane redno orodje pri upravljanju pretokov podatkov.
Upoštevajte, da prilagoditve morda zahtevajo posredovanje usposobljenih IT storitev, kot je potrebno, da nastavite povezljivost, zagotovite, da se podatki pravilno sinhronizirajo in da so poročila točna. Ta podpora bi morala biti predvidena pri načrtovanju stroškov izvajanja novih računovodskih rešitev in spletnih knjigovodskih storitev, saj bo v končni fazi potrebna ne samo med postavljanjem, ampak tudi v času sprememb, med rastjo in ko računovodska ekipa zahteva nove informacije in poročanje. Podjetja to pristopajo na več načinov.
Mala podjetja z omejenim proračunom in delnim CFO na računovodskem upravljanju lahko raje ohranijo odnos s samostojnim podjetnikom, ki je po potrebi lahko prožen in dežuren. Razen če potrebe niso obsežne, bi bila obračunavanje za opravljene ure bolj verjetno koristilo proračunim za mala podjetja kot mesečni zadrževalnik. Nasprotno, večja podjetja ali podjetja s zapletenimi računovodskimi potrebami imajo lahko več koristi od ohranjanja informacijske družbe na lastniku, da bi lahko služil svojim tekočim potrebam. V omejenih razmerah so nekatera podjetja najprimernejša z osebjem, ki ima notranjo informacijsko podporo. To je ponavadi najbolj primerna za podjetja, ki imajo osebje IT že na osebju, ki lahko prevzame dodatne odgovornosti sistema.
Z dajanjem CFO-jev, lastnikom podjetij in zaposlenim v skupno okolje, v katerem lahko sledite in upravljate financiranje, spletno knjigovodstvo obravnava številna vprašanja natančnosti in komunikacije, ki lahko povzročijo škodljive napake. Ustrezno izvajanje ustvarja platformo, ki preoblikuje način poslovanja s finančnimi sredstvi in ponuja idealno okolje za produktivnost in rast.