Nasveti o tem, kako oblikovati učinkovito politiko kreditne kartice zaposlenih

Kako zmanjšati nepotrebne stroške

Danes tako mala in velika podjetja poskušata na vsak način zmanjšati stroške, ki so povezani s potovanji ali drugimi nakupi, ki jih opravijo zaposleni v korist podjetij. Eden najboljših načinov za zmanjšanje nepotrebnih stroškov za zaposlene je ustvarjanje politike kreditnih kartic zaposlenih. Da bi zmanjšali zlorabo kreditne kartice družbe, mora podjetje določiti pravila in predpise, kako naj se uporabi poslovna kreditna kartica .

Vendar pa se mnoga podjetja ne zavedajo najboljših načinov, kako razviti uporabljati politike kreditnih kartic. Mnogi lastniki podjetij vedno želijo ustvariti te politike, vendar nimajo smeri za to. Zaradi tega je tukaj živahen opis, kako lahko podjetja učinkovito oblikujejo politiko kreditnih kartic zaposlenih.

Odgovornosti imetnika kartice

Če podjetje izda kreditne kartice svojim zaposlenim, je treba določiti pravila, ki urejajo uporabo kartice. Zaposleni morajo biti odgovorni za varnost kartice in zasebnost vseh informacij, povezanih z družbo. Zaposleni morajo zagotoviti, da je kartica shranjena na varni lokaciji, kartica ne sme opravljati goljufivih dejavnosti in je zaščitena identifikacijska številka kartice. Družba bi morala tudi navesti, da poslovno kreditno kartico omejuje le na uporabo zaposlenega in ne na nobenega drugega posameznika.

Izrekanje omejitev porabe

Družba mora biti sposobna sprejeti pravila, ki narekujejo dejavnosti ali transakcije, pri katerih je treba uporabiti kreditno kartico.

Dejansko bi morala biti poraba omejena na potrebe določenih zaposlenih. Vsak oddelek mora imeti svoje omejitve porabe. Kot podjetje je dobro, da vsakega zaposlenega obvestite o mejah porabe v času izdaje . Poleg tega vsak delavec ne bi smel preseči te omejitve, če pa ne, imajo stroške.

Nazadnje, kreditne kartice družbe nikoli ne bi smeli uporabiti za predplačila gotovine.

Redno poročilo o uporabi

Vsako podjetje mora imeti odgovorne za uporabo katere koli kreditne kartice podjetja. Recimo, da mora vsak delavec ob koncu vsakega meseca predložiti podrobno razlago vseh stroškov, prejemkov in pravilnih računovodskih kod. Vsak zaposleni mora zagotoviti, da priloge izdatkov priloži mesečni izjavi, preden ga predloži družbi za namene preverjanja. Vse to je treba storiti pravočasno, da bi se izognili zamudam pri plačilih. S tem bo zagotovljeno, da družba z lahkoto spremlja mesečne izdatke in postane enostavnejša revizija.

Brez uporabe kartic pri posameznih stroških

Družba mora biti zelo stroga glede uporabe kreditne kartice za zaposlene, ker je nihče ne sme uporabljati za osebne stroške. Skratka, uporaba kartice mora biti omejena na poslovne dejavnosti. Opredelitev osebne uporabe v tem primeru je strošek, ki ni povezan z delovanjem podjetja. Družba mora biti zelo težka za vsakega zaposlenega, ki uporablja kartico na svojih lastnih plačilih.

Pregled uporabe

Če podjetje izda kreditne kartice zaposlenih, je priporočljivo opraviti pregled kartice po določenem časovnem obdobju.

Pregled kartice mora opraviti neposredni nadzornik zaposlenih skupaj s članom računovodske službe podjetja. Nadzornik zaposlenega mora zagotoviti, da je uporaba kartice omejena na to, za kar je bila namenjena. Po drugi strani mora računovodski oddelek preveriti, ali so vsi prejemki in drugi izdatki, ki jih je predložil zaposleni, verodostojni.

Zato mora vsaka družba imeti učinkovito in zanesljivo politiko kreditnih kartic zaposlenih, ki ovirajo zlorabo kartice s strani posameznikov. Podjetje bo postavilo v dober finančni položaj, ker noben uslužbenec ne bo zlorabil svoje kartice za osebne stroške. Prav tako mora podjetje zagotoviti, da tako nadzornik kot računovodski oddelek razumejo vse vidike politike.