Odgovorite svojemu telefonu z ustreznim pozdravom poslovnega telefona.
Na primer, ko odgovorite na telefon, recite nekaj takega: "Cypress Technologies." Susan govori. Kako vam lahko pomagam? " To ne samo, da klicatelj ve, da je prišel do podjetja, temveč mu daje odgovor na vprašanje, pri čemer prihranijo čas na raziskovalnih vprašanjih, kot so: "Je to kiparska tehnologija?" In nedejaven chit-chat.
Pomislite in določite, kot govorite.
Ali je najboljši klic zdaj ali pozneje? Veliko telefonskih klicev, ki jih podjetja prejmejo, so hitro poizvedbe, na katera se zlahka odgovarjajo, na primer "Kako pozno ste odprti?" Toda drugi vključujejo bolj zapletene in dolgotrajne odgovore. Če je tako, povedajte klicatelju in vprašajte, kdaj bi bilo primerno, da jo pokličete nazaj, da bi se o njem pogovorili.
Uporabite parafraziranje in povzemite, če želite na telefonu voditi telefonske klice.
Če govorite z nekom na telefonu, za katerega se zdi, da želite klepetati ali zavrniti od točke, recite nekaj takega: "Torej, kar slišim, da govoriš ..." ali "Torej so ključne točke ..." ali "Je (vstavite povzetek) pošten povzetek tega, kar ste govorili?" Težko je biti klepet z nekom, ki noče klepetati.
Zapri vsak poziv s povzetkom akcije, ki ste jo in klicatelj sprejeli
Medtem ko to v večini primerov traja le nekaj sekund, vam lahko prihrani veliko časa, tako da se izognete napakam in dvakrat preverite. Na primer, po pogovoru, v katerem ste organizirali srečanje s stranko , lahko rečete: "Dobro.
Se srečam s tabo v vaši pisarni ob (vstaviti lokacijo) jutri ob 10. uri in skupaj bomo prešli vzorce. "
Objektiv sporočil shranite v telefonih, tako da lahko med klicem preberete podrobnosti.
To ni samo dobro vodenje časa, ki vam pomaga ohraniti osredotočenost na klic, temveč pomoč za upravljanje s časom pozneje, če boste morali poiskati in / ali pregledati podrobnosti določenega pogovora.
Dajte svojim strankam in strankam možnost e-pošte
Mnogi od njih bodo uporabljali e-pošto, da bi vas lahko kontaktirali in ne telefonirali, če vedo, kaj je vaš e-poštni naslov. Prepričajte se, da je e-poštni naslov vašega podjetja viden na vaših vizitk in na vaši spletni strani, če ga imate. Če imate e-poštne naslove, pošljite e-pošto svojim trenutnim strankam in strankam, pri čemer navedite možnost elektronske pošte in jo predstavite kot način za izboljšanje komunikacij.
Uporabite tehnologijo za upravljanje časa, s katerim porabite odgovor na telefon
Vsaj vaše podjetje mora imeti telefonski odzivnik in glasovno pošto. Nastavite jih s primernimi poslovnimi skripti in jih uporabite za odgovarjanje na telefon, ko ste zunaj pisarne ali potrebujete nekaj neprekinjenega dela. Nato naročite čas, da vsak dan odgovorite na ta telefonska sporočila. V smislu upravljanja s časom boste pridobili dragoceni čas z združevanjem telefonskih klicev.
Če vodite podjetje na domu, pridobite ločen poslovni telefon ali linijo
Imeti morate še en "poslovni" telefon z lastnim "samo-poslovnim" telefonskim odzivnikom in / ali glasovno pošto. Ne samo, da je to bolj strokovno, ampak vam bo prihranilo čas, potreben za prebujanje sporočil in določanje, katere so povezane s podjetji.
Vedno je najbolje, da imaš osebo odgovoriti na telefon
Avtomatski sistem za interaktivni odziv (IVR), ki ima strojni vzpon ali slabši čas, je pravi izklop, ki vam bo stalo, ko se ljudje ne trudijo, da bi zapustili sporočila ali poklicali nazaj. Če odgovarjate na dohodne telefonske klice med vašim dnem, pretehtate preveč časa, razmislite o najemu receptorja ali strokovnega odzivnika, da boste lahko odgovorili na telefon. Stroški, ki jih ima nekdo drug, se lahko več kot kompenzirajo s povečanjem produktivnosti in boljšo prodajo .
Hranite pisni scenarij pogosto zastavljenih vprašanj, ki ga je objavil vaš telefon.
Čas vam in vašim zaposlenim prihrani čas, če vam ni treba poiskati odgovorov ali razmisliti o tem, kako odgovoriti na določeno zahtevo pri odzivu na telefon.
Povzetek telefonskih nasvetov
Ne pozabite, da naj bi bil telefon poslovno orodje, ne pa vsiljivna časovna porazdelitev, ki ureja vaš delovni dan. Upravljanje vhodnih telefonskih klicev v skladu s temi nasveti za upravljanje s časom vam bo pomagalo bolje upravljati svoj čas, izboljšati produktivnost in vrniti telefon na pravo mesto - pomagal vam bo voditi svoje podjetje in ne teči.