Kako narediti odhodne telefonske klice bolj produktivne in vzeti manj časa
Kaj pa, če bi lahko poklicali in se pogovarjali z ljudmi, s katerimi smo želeli govoriti, recimo, kaj smo hoteli reči in nadaljevati?
Predstavljajte si, koliko bi bilo bolj produktivno in koliko časa bi morali storiti druge stvari.
No, mi lahko - in vse, kar potrebuje, je malo priprave vnaprej.
Časovnega upravljanja telefonskih nasvetov za odhodne klice
- Ne glede na to, ali gre za dobavitelje , redne stranke ali izvajalce , mnoge od nas večkrat kličemo iste ljudi. Podatke o stiku posodabljajte s podatki o varčevanju z energijo, tako da ne izgubite časa, ko poskušate doseči ljudi, ki niso na voljo.
Na primer, če veste, da določena oseba, ki jo želite doseči, kosi vsak dan od 1. do 14. ure, zakaj zapravljate čas, ko jo pokličete v tem času? - Programirajte številke za tiste, ki jih redno kličete v telefon. Presenečeni so nad ljudmi, ki to ne počnejo, saj je čas, ki ga shranite, ko ne iščete številk in jih prebijate, enako neverjetno.
- Načrtujte odhodne klice. Preden pokličete, zabeležite glavni cilj klica in ključne točke, ki jih želite pokriti. To vam bo pomagalo ohraniti točko, ko ste na telefonu, in zagotovite, da pokrijete vse, kar želite pokriti, prihranite čas med klicem in se izognite ponovnemu klicu, ker ste pozabili na nekaj.
- Če pokličete nekoga, ki je vnesen v podatkovno bazo stikov, imate vse informacije o osebi, ki jo kličete pred klicem. Ne glede na to, ali uporabljate namizni računalnik, mobilno napravo ali Rolodex, je med klicem velika pomnilniška pomoč. Plus, če vam ni treba pogledati nekaj takega, kot je ime moža stranke, imate možnost, da med klicem opišete beležke in prihranite še več časa.
- Seveda, če želite opraviti beležke med klicem (ali naredite karkoli drugega, ko govorite v telefonu), je potreben dober zvočnik ali slušalke. Oprostitev rok lahko sprosti veliko časa.
- Če dosežete nekomeriški telefonski odzivnik ali glasovno pošto, pustite popolno sporočilo, ki dvakrat podaja vašo telefonsko številko, in navedite razlog, zakaj kličete . Na primer: "To je Susan Ward na telefonski številki. Poklicala sem, da bi razpravljala o oceni vašega projekta. Danes popoldne me lahko dobite na telefonski številki."
Če navedete svojo številko dvakrat, prejemniku sporočila dobite večjo možnost, da jo dobite pravilno, in jo zapisati, ne da bi ponovno sporočilo sporočili. - Ne vdajte v telefonsko prisilo . Ko poskušate doseči nekoga in niste, je skušnjava poklicati nazaj - morda vsake pol ure! Ampak, če ste pustili pravilno sporočilo, vam ni treba izgubljati časa, da bi zapustili ponavljajoče se sporočila (in izpolnite osebni telefonski odzivnik ali glasovno pošto). Dajte osebi, ki jo kličete, dovolj časa za povratni klic, na primer do naslednjega delovnega dne.
- Načrtujte telefonske klice in jih naredite skupaj v enem času, če je mogoče. Večina od nas ni tako dobra pri večopravilnostih in izgubi veliko produktivnosti, ko obračamo nazaj in nazaj iz ene naloge v drugo. Torej, če imate ducat klicev v določenem dnevu, je bolj učinkovito, da jih naredite v eni uri, kot da naredite eno ali dve, nato pa naredite še trije klici eno uro kasneje in še dve minuti po tem.
- Rezervirajte odhodne telefonske klice, če je mogoče. Če ne bo hiter klic, ko se prvič pokličete na nekoga, se predstavite sami, ji povejte, zakaj kličete in jo vprašajte, ali je to primeren čas za pogovor ali če bi želela rezervirati čas za razpravo . Potem uredite, da jo boste poklicali takrat. To ne more samo prihraniti časa na kraju samem, ampak prihranite čas, ko pokličete osebo nazaj, ker bosta oba pripravljena razpravljati o vprašanju, ki ste jo prvotno poklicali.
- Če je možno, odhodne telefonske klice naredite v "glavnem času". Raziskave so pokazale, da je več ljudi v svojih pisarnah zgodaj zjutraj in jih je mogoče doseči med 8. in 11. uro