Oblikujte strokovno poslovno pismo s temi nasveti
Pravilno obliko pisemskega pisma
Poslovna pisma v Združenih državah Amerike uporabljajo štiri pogoste črke. Razlike se razlikujejo za druge države, kot je datum, ki je sestavljen v drugem slogu.
Vsi primerni formati poslovnih pisem so sprejemljivi, vendar je blok bolj pogost.
Format bralnega pisma: oblika skupnega bloka je formatirana z vsemi besedili, ki se pomikajo z levim robom. Odstavki so podvojeni podvojeni in vsa vrstica besedila je enojna. Robovi so standardna nastavitev besedilnega procesorja enega palca. (glej sliko oblike pisemskih blokov).
Oblika pol slovarja: Za polklepet je razlika med polovičnim in alternativnim blokom v nasprotju z besedilom telesa, ki je opravičena levo, prva vrstica vsakega odstavka je razčlenjena.
Alternativna oblika pisemskega bloka : Alternativna oblika bloka črke spremeni naslov, datum, zaprtje, ime, naslov in podpis na levi strani.
Poenostavljena oblika pisma: ta oblika za enake lastnosti črke črke z eno izjemo, pozdrav ali pozdrav. To je koristna oblika, če ne veste, ali je spol prejemnika moški ali ženski, ali gospa ali gospodična.
Oddelki poslovnega pisma
- Vrnitev naslova: če imate pisma podjetja , lahko preskočite ta razdelek. Vključite svoj polni naslov podjetja in pravilno pravno ime podjetja. Lahko pa tudi navedete vaš e-poštni naslov ali telefonsko številko, če je vaš prejemnik potreben.
- Datum: sledite mesecu, dnevu, letu. Naredite svoj datum na trenutni datum pošiljanja pisma.
- Ime in naslov prejemnika: Vključite polno ime in naslov kontakta, na katerega pošljite črko. Naslov osebe je lahko dodan skupaj s telefonsko številko, če je to potrebno.
- Pozdrav: če greste, uporabite uradno ime osebe in končajte z dvopičjem za vaše poslovno pismo.
- Predmet: Jasno navedba predmeta pisma vam pomaga, prejemnik, hitro seznanite s kontekstom vašega pisma.
- Telo: Vaše pismo bi se moralo začeti s splošnim predstavljanjem kdo ste in namenom pisma. Vključite posebne odstavke, ki opisujejo težavo ali težavo. Zaprite telo s pozivom k dejanju. Vsako poslovno pismo mora biti kratko in jedrnato, upoštevajoč omejen čas vašega bralca.
- Zaključek: Tukaj lahko izberete katerikoli formalni format, kot so »Best Regards« ali »S spoštovanjem«.
- Podpis: ime vnesite enako kot v pismo. Ime in naslov: Vključite svoje polno ime in naziv delovnega mesta.
- Encloses and CC: Če pošiljate dodatne dokumente, vključite vrstico ograde in če kdo drug prejme kopijo črke vključi cc. ali kopijo drugega sprejemnika ali sprejemnikov.
S programom za obdelavo besedila lahko poenostavite celoten postopek ustvarjanja pravilno oblikovanega poslovnega pisma.
V programu Microsoft Word lahko čarovnika za črke uporabite tako, da odprete funkcijo »Orodja«, izberete »Črke in pošte« in kliknite Čarovnik črk. Čarovnik vas bo sprožil skozi vsako polje in vam omogočil, da izberete obliko.
Uporaba ustreznega poslovnega pisnega formata je eden od korakov, da vaše podjetje naredite bolj profesionalno. Vzemite si čas, da naredite pravi vtis z vašim podjetjem.