Občasno se pojavljajo računovodske napake, vendar se s pravilnim načrtovanjem in pripravami lahko izognemo mnogim običajnim računovodskim napakam. Vsi vemo, da ponavadi potrebuje več časa, da popravi napako, kot da bi jo prvič dobili. Zanimivo je, da je zgodaj v projektu prav tako ceneje prepoznati in popraviti napake in ne čakati, da bi kasneje odpravili težavo.
Če svoje podjetje obravnavate kot dolgoročni projekt, potem boste želeli biti proaktivni, če boste spoznali pogoste napake, ki jih drugi že zgodaj pripravljajo in popravijo, kar ne bo samo shranilo vaše podjetje čas, denar in glavobole, temveč tudi vam dajejo konkurenčno prednost na trgu z bolj racionaliziranimi postopki in boljšim zadovoljstvom strank. Naslednje so skupne računovodske napake, ki jih je vsak CPA opazil lastniki malih podjetij.
01 - ne sledi računovodskim postopkom
Koristen korak je razviti standardizirane obrazce in kontrolne sezname, ki bodo zagotovili doslednost in natančnost. Na primer, boste želeli dokumentirati postopek za nastavitev novih ponudnikov.
Potrebovali boste ime prodajalca, naslov, telefonsko številko in identifikacijsko številko delodajalca (EIN), med drugimi dokumenti, kot so potrdila o zavarovanju , priporočilna pisma ali podpisane pogodbe. Nato boste morali te podatke vnesti v svojo računovodsko programsko opremo, da boste lahko obdelali plačila.
Boste želeli vzeti čas, potreben za upoštevanje informacij, ki jih potrebujete za zbiranje pri svojih prodajalcih, razvijanje standardiziranega obrazca ali kontrolnega seznama, da zagotovite, da boste dobili te podatke, in nato pisno politiko, ki jo lahko vaši zaposleni sledijo.
02 - Delo brez proračunov
Ustvarite proračun tako, da boste imeli izhodiščno točko za presojo rezultatov poslovanja vašega podjetja. Proračuni niso koristni samo za preprečevanje prekomerne porabe, temveč se lahko uporabijo za določitev realnih in pisnih finančnih ciljev. Budžeti morajo biti vedno utemeljeni v realnosti, vendar pa lahko svoj proračun porabite za določitev primernih finančnih ciljev, ne glede na to, ali povečujejo prihodke ali zmanjšate poslovne stroške.
03 - Napake pri vnosu podatkov
Napake pri vnosu podatkov se občasno pojavijo. Čeprav ne morete preprečiti vseh napak pri vnašanju podatkov, imate lahko pravilnik za pravočasno izvedbo različnih uskladitev, da zagotovite, da se vnosi podatkov hitro odkrijejo in jih je mogoče popraviti.
Na primer, želite opraviti mesečno usklajevanje bank, ter terjatve in poravnave, ki jih je treba poravnati. Prav tako lahko izvajate različice, ki se razlikujejo po proračunu, da bi ugotovili morebitne napake pri razvrščanju prihodkov ali odhodkov ali redno spremljali prejemke odjemalcev ali poročila o plačilih prodajalcem, da bi zagotovili, da so vsi prejemki in izplačila razumni.
Neobičajne transakcije je treba pregledati, da se zagotovi, da napake pri vnosu podatkov niso bile opravljene in da so transakcije točne.
04 - Računovodska programska oprema ni podprta
Redno beležite računsko programsko opremo in druge podatke. Veliko programov za računovodstvo majhnih podjetij ima funkcijo, ki vam omogoča samodejno varnostno kopiranje vašega računovodskega programa.
Uporabi. Prav tako bi morali vzeti čas, da dvakrat preverite varnostne kopije datotek, tudi če želite uporabiti varnostno kopijo, da preverite, ali lahko svoje podjetje zaženete kot običajno.
Včasih so datoteke poškodovane; včasih ne varnostno kopirate vseh podatkov, ki jih potrebujete. Hitro preverjanje lahko ugotovi težave s postopkom izdelave varnostnih kopij, tako da lahko zagotovite, da imate vse, kar potrebujete, da nadaljujete z delovanjem podjetja, če se bo pojavila potreba.
05 - Delaš preveč sebe
Zunanje izvajanje administrativnih nalog, ki ne dodajajo vrednosti vašemu podjetju, je lahko prednost.
Na primer, davčni računovodja je verjetno bolje seznanjen z davčnimi zakonodajami, kot ste vi, tako da zunanje izvajanje davčnega načrtovanja in priprave na svojega računovodja vam bo omogočilo, da znižate davčno obveznost, povečate davčno skladnost in pustite več časa, da se posvetite ustvarjanju prihodkov dejavnosti.
Mnogi lastniki malih podjetij ne želijo prenesti odgovornosti na druge sposobne strokovnjake, vendar pa zunanje izvajanje računovodskih, pravnih, IT in drugih upravnih funkcij lahko zmanjša napake in poveča dobičkonosnost, če uporabite novo zasnovan čas pametno.
06 - nepravilno kategorizirati prihodke in odhodke
Metoda računovodstva shoebox verjetno ni dobra izbira za mala podjetja z več kot le nekaj transakcijami na leto. Vsem denarjem, ki prihajajo in izstopajo iz vašega podjetja, je treba dodeliti ustrezni kategoriji.
Lastniki podjetij, ki ostanejo na vrhu svojih računovodskih evidenc, ne prihajajo v napake. Vedeli bodo, kdo je bil zaračunan, koliko in ali je stranka plačala ali ne.
Prav tako boste ugotovili, da bo vaša priprava davka ob koncu leta veliko lažja od poskusa, da bi ponovno sestavili zapise, ki jih potrebujete za pripravo davčne napovedi vašega podjetja, preden se vrne.