Prijavite se za identifikacijsko številko delodajalca (EIN)
Vaš EIN je edinstvena številka, dodeljena posebej vašemu podjetju za namene IRS. Ta številka določa, da vaše podjetje pri poročanju o svojih zaposlenih zaposlenim v zveznih in državnih vladnih agencijah. Primeri teh informacij so skupni dohodki in davki, plačani v njihovem imenu. Lahko slišite EIN, ki se imenuje obrazec SS-4 ali davčna številka - ti so enaki kot EIN.
Prijavite se za svoj EIN preko IRS neposredno. Najprimernejši način za dokončanje te transakcije je prek spletne aplikacije. Vendar pa se prijave sprejemajo tudi po faksu in pošti.
Preverite državne in lokalne predpise za dodatne zahteve EIN
Čeprav številne države in krajevni kraji sprejmejo zvezni EIN za identifikacijo, nekateri zahtevajo ločene številke za davčne namene. Primeri vključujejo New York, Massachusetts in South Carolina. Svoje mesto in / ali državne predpise lahko določite tako, da obiščete spletno stran podjetja za mala podjetja v državi.
Razumeti razliko med samostojnim izvajalcem in zaposlenim
Ali zaposlujete neodvisne izvajalce ali zaposlene, pomembno vpliva na to, kako so plačani dohodki, Medicare, socialna varnost in davki na brezposelnost, zato je ključnega pomena razumeti razliko med obema.
Osnovni preizkus se nanaša na naslednja tri vprašanja:
- Ali delodajalec nadzoruje, kdaj, kje in kako je delo končano? Če je tako, je delavec verjetno zaposlen.
- Ali delodajalec nadzoruje finančne vidike dela? Na primer, ali so stroški povrnjeni? Ali delodajalec zagotavlja orodja, povezana z delom, kot so računalniki? Če je tako, je delavec verjetno zaposlen.
- Ali je odnos v teku ali je delavec zaposlen za določen projekt brez pričakovanega nadaljnjega zaposlovanja? Ali delodajalec delavcu nudi ugodnosti, kot so zdravstveno zavarovanje in plačani čas? Če je razmerje v teku in / ali če so ponujene koristi, je delavec verjetno zaposlen.
Pridobite potrebne obrazce za zaposlene
Ko so vaši dokumenti v redu, ste pripravljeni najeti svoje zaposlene. Poskrbite, da boste v prvih nekaj dneh zaposlitve zbrali informacije o davkih in plačah, da bi pravočasno prejeli svojo prvo plačilo. Morda boste želeli spodbuditi zaposlenega pri uporabi neposrednega depozita za hitrejša plačila.
Vsak zaposleni mora izpolniti obrazec o zadržanju davka na dohodek W-4, ki vam omogoča izračunavanje pravilnega davčnega odtegljaja. Zaposleni morajo izpolniti tudi obrazec I-9, da preverijo, ali imajo zakonsko dovoljenje za delo v Združenih državah.
Izberite plačilno obdobje
Manj plačilnih obdobij, ki jih imate, lažje je izpolniti plačilno listo. Vendar nekatere države zahtevajo, da se zaposleni plačajo po določenem časovnem načrtu, na primer tedensko ali dv tedensko. Če želite pogosteje plačevati plače manj kot enkrat na teden, se obrnite na državno ministrstvo za delo, da ugotovite, ali je vaše plačano obdobje v skladu z državnimi predpisi.
Ustvarjanje procesov, povezanih s plačami
Preden lahko izdate natančne plačilne liste, boste potrebovali metodo sledenja delovnim časom. V ta namen je na voljo veliko orodij, od osnovnih prijavnih listov do platform, ki spremljajo dejavnosti zaposlenih na telefonih ali računalnikih. Prav tako je pomembno, da nastavite pravilnike za plačani čas, če nameravate ponuditi, plačati nadure in druge ugodnosti.
Na drugi strani morate imeti vzpostavljen postopek za zagotovitev, da se odbitki za dajatve, davke in podobno plačajo ustreznim prodajalcem in agencijam v imenu svojih zaposlenih.
Izberite plačilno platformo
Če nameravate skrbeti za plačilo v hiši, se prepričajte, da ste vi ali vaš knjigovodja zadovoljni z odtenki te naloge. Na voljo je več visoko kakovostnih platform za plače, ki olajšajo delo. Vendar pa večina malih podjetij raje zunanje izvajalce storitve krmilnika, saj imajo ti strokovnjaki znanje in izkušnje za točno in pravočasno pripravo plačilnih listov.
Izdelava plače
Ko ste vi ali vaš upravljavec v sistem plačilnega sistema vnesli osebne podatke zaposlenih, ste pripravljeni, da pripravite svoj prvi plačilni list. Če uporabljate časovna orodja, ki jih imate za delovne urnike (neobvezne), vnesite ali sporočite število ur za vsakega. Zaposleni (oproščeni) delavci ne smejo poročati o svojih urah. Vsak teden so plačani enako.
Opomba: če opravljate stroške dela pri svojem računovodstvu, boste še vedno želeli plačane zaposlene, da spremljajo svoje ure. To ne bo vplivalo na njihovo tedensko plačilo, vendar boste želeli natančno razporediti čas na delovna mesta, da bi razumeli stroške. Razmislite o uporabi programa za sledenje času, ki se sinhronizira z vašo računovodsko programsko opremo za izdelavo teh poročil. Mnogi bodo imeli sinhronizacijo z vašim plačilnim listom, tako da jih boste lahko uporabili za plačane in zaposlene na uro.
Zadržite zahtevane zapise
Za namene IRS je treba hraniti določene zapise o plačah. Praviloma morate hraniti vse evidence za posameznike, ki so aktivno zaposleni, ne glede na dolžino njihovega mandata. Veliko evidenc je treba ohraniti za določeno obdobje po prenehanju zaposlitve. Na primer, evidence o zaposlenosti je treba hraniti najmanj štiri leta. Posebna navodila so na voljo preko IRS.
Izračunajte in plačajte zvezne in državne davke na izplačane plače
Nazadnje, kot delodajalec ste odgovorni za plačevanje davkov na izplačane plače in izdelavo določenih poročil. Na splošno so poročila izdana četrtletno ali letno. Izkoristite vire, ki so na voljo preko IRS in vašega davčnega urada države, da zagotovite, da se vsi davki in poročila obravnavajo ustrezno.
Natančna plačilna listina na času je ena najpomembnejših odgovornosti vašega podjetja. Prvič, napake v plačah so zagotovo način za razburjenje zaposlenih. Drugič, davčne napake lahko povzročijo znatne globe in kazni. Previdno razmislite o tem, kako boste ravnali s plačilnim listom, da bi se izognili najpogostejšim pasti.