Dos in don'ts uporabe e-pošte v podjetju
E-pošta je postala tako priljubljena, da jo ljudje v nekaterih primerih uporabljajo pogosteje kot telefon. Ker je pisno besedo tako zlahka napačno razumljeno, je razumevanje ustreznega e-poštnega beleženja bistveno v poslovnem okolju.
Na žalost mnogi ljudje ne razumejo, kako uporabljati e-pošto v njihovo korist, in koristi, ki jih lahko posreduje podjetju, so pogosto zgrešene. Naslednja pravila poslovnega elektronskega bontona lahko zaposlenim pomagajo sestaviti e-poštna sporočila, ki so učinkovita in učinkovita.
01 - Pošljite samo jasne in jedrnate e-pošte
02 - Vedno uporabite smiselno zadevo
Nikoli ne puščajte vsebine e-poštnega sporočila prazno. Prazna tematska vrstica lahko postane vaš e-poštni naslov označen kot vsiljena pošta in nikoli ne bo dosegel cilja. E-poštna sporočila s praznimi vrsticami vsebine pogosto spregledajo, še posebej, če nameravani prejemnik običajno prejme veliko e-poštnih sporočil na kateri koli dan. Vedno uporabite vrstico, ki ustrezno odraža vsebino vašega e-poštnega sporočila. Pomagal bo vašim prejemnikom, da učinkoviteje razvrstijo svoja e-poštna sporočila in spodbujajo hitrejši odziv na vaš e-poštni naslov.
03 - Izogibajte se ekstravagantno oblikovani emails
Pošlji e-pošto v profesionalnih formatih. Izogibajte se večbarvenim pisavam in slikam za ozadja. Te obremenitve lahko odvrnejo bralca ali otežijo branje sporočila. Vse slike v ozadju, ki jih dodate, lahko bloatjo velikost datoteke vašega e-poštnega sporočila. To lahko sili prejemnike s počasnimi povezavami, da počakate agonizirano dolgo časa, da se vaše sporočilo prenese.ne slike v ozadju, ki jih dodate, lahko bloatjo velikost datoteke vašega e-poštnega sporočila. To lahko sili prejemnike s počasnimi povezavami, da počakate agonizirano dolgo časa, da vaše sporočilo prenesejo.
Če vaše podjetje vztraja, da uporabite poseben e-poštni papir, da bi lahko projicirali skladen videz in občutek, izkoristite to. Logotip podjetja in linija podpisa lahko projicirajo profesionalno sliko na vaša e-poštna sporočila.
04 - Pošljite pravočasne odgovore
Ne pustite, da ljudje čakajo na pravočasne odgovore na svoj e-poštni naslov. Hitro odgovorite z jasnim, jedrnatim sporočilom. Če potrebujete več časa za raziskovanje odgovora ali zbiranje več informacij, obvestite svojega pošiljatelja elektronske pošte, ko lahko pričakuje odgovor.
05 - Uporabite orodja za zunajzakonski odgovor
Če se boste oddaljili od urada in ne boste mogli prebrati svojega e-poštnega sporočila, uporabite orodje zunaj pisarn e-poštnega sistema, da se samodejno odzove na vsakogar, ki vas poskuša vzpostaviti stik z vami. Poskrbite, da vaš samodejni odgovor omogoča pošiljateljem vedeti, kdaj lahko pričakujejo, da bodo prejeli odgovor.
06 - Ne Cry Wolf z visoko prednostnimi zastavami
Večina e-poštnih sistemov vam omogoča, da označite e-poštno sporočilo kot "High Priority" ali "Rush." Ne naredite to privzete zastave za e-pošto. Uporabite ga varno, ali pa bodo vaši prejemniki ignorirali prednostno zastavo. Ko končno pošljete resnično pomemben e-poštni naslov, ne bo dobil pozornosti, ki si jo zasluži.
07 - Razmislite, ali je "odgovoriti vse" nujno
Ne instinktivno kliknite gumb »Odgovori vsem« za vsak e-poštni naslov, ki ima več pošiljateljev ali prejemnikov. Razmislite o temi in odločite, kdo mora prebrati vaš odgovor. Neprestano odzivanje na vsakogar po nepotrebnem vam hitro ustvari ugled kot »poslovni neželeni«, zato lahko ljudje v celoti ignorirajo svoja e-poštna sporočila.
08 - ločeni poslovni in osebni e-poštni računi
Če ni nujno, nikoli ne uporabljajte svojega poslovnega e-poštnega sporočila za osebno korespondenco. Tudi če imate lastno podjetje, je dobro, da imate dva ločena e-poštna računa. Omogočil vam bo, da bodo vaše e-pošte dale prednost in da bodo ostala nepovezana osebna sporočila iz poslovnega omrežja.
09 - Uporabite imena poklicnih e-poštnih računov
Uporabite svoje ime kot del katerega koli e-poštnega naslova podjetja. Na primer james.bucki@example.com ali jbucki@example.com. Izogibajte se nadimkom, ročam, opozorilom ali nejasnim referencam. Na primer, ne uporabljajte soccer.mom@example.com ali baseball.nut@example.com.
10 - Ali je e-pošta najboljša za ta odgovor?
Ne uporabljajte e-pošte kot edine komunikacijske naprave. Vsa sporočila niso primerna za e-pošto, časi, ko je kratek telefonski klic ali kratek pisarniški obisk lahko učinkovitejši način posredovanja sporočila. Srečanje ali govorjenje po telefonu lahko uvaja človeški element v interakcije in to lahko naredi vse, ko poskušate nekaj pojasniti, ali pa želite prepričati nekoga, da ukrepa.
11 - biti občutljiv in dostopen
Nikoli ne uporabljajte e-pošte za prekinitev razmerja ali pogodbe. V profesionalni poslovni korespondenci vedno vključite vrstico za podpis, ki ponuja druge načine za stik z vami. Na primer, lahko vkljucite svojo pisarno, faks in številke mobilnih telefonov ter svoj poštni naslov v pisarni.
12 - Izogibajte se pošiljanju velikih prilog
Nikoli ne veste, kako in kje bo vaš prejemnik dostopal do e-pošte. Mobilne naprave morda začnejo nalagati datoteko, preden zahtevajo od uporabnika, da potrdi prenos. Lahko traja dolgo in porabi pasovno širino, ki jo mora prejemnik plačati. Združite velikost priponk pod 50 MB.
Če morate poslati veliko datoteko, se najprej obrnite na prejemnike in vprašajte, kako bi želeli prejemati datoteko. Za pošiljanje datoteke uporabljate tudi storitev prenosa datotek.
13 - Premislite, preden pošljete to e-pošto
Na koncu vzemite si trenutek in upoštevajte, kaj ste napisali, preden pritisnete gumb "Pošlji". Ali je to nekaj, česar ne bi smeli poslati v e-pošti? Ali je osebna narava in ni primerna za uporabo e-poštnega sistema podjetja? Ali ste pisali e-poštno sporočilo, ko ste bili jezni in vključili odlomke, ki jih lahko pozneje obžalujete? Če je tako, pritisnite gumb »Izbriši«.