Postavite rezervni načrt na svoje mesto
V idealnem primeru bi morali imeti vedno rezervni načrt v primeru nenadnih bolezni ali drugih izrednih dogodkov, če ključni delavec namigne na odhod ali obvestilo, morate nemudoma pripraviti načrt, da bo nekdo drug ukvarjal s svojimi nalogami.
Vodje na visoki ravni in morebitni nadomestki bi morali razumeti vse vidike njegove vloge.
Velik del zaporednega načrta je dokumentacija. Vse, kar dela vsak zaposleni, mora biti del javnega priročnika, koledarja, opravil ali datoteke. Ta dokumentacija mora vsebovati kontaktne podatke za zunanje stranke, pa tudi pojasnila o tem, kako makroji Excel, računalniški programi ali druge bližnjice, ki jih ustvari zaposleni.
Načrt mora vključevati tudi jasen seznam prednostnih nalog, tako da preostali zaposleni niso preobremenjeni in vedo, katere naloge imajo prednost pred njihovim obstoječim delom.
Razmislite o varnosti informacij
Ključni zaposleni imajo pogosto dostop do bančnih računov, pomembnih računalniških sistemov in spletnih storitev. Medtem ko so primeri namernega kršenja ali kraje informacij redki, je še vedno najboljša praksa, da odstrani njihov dostop takoj, ko jih ne potrebujejo več.
Poleg odstranjevanja dostopa morate zagotoviti, da jo obdržite.
Na primer, drugemu zaposlenemu bo morda treba dobiti pooblastilo za podpisovanje potrdil za vzdrževanje dvotirnega sistema za podpisovanje čekov. Če se je odhajajoči zaposlenec prijavil za spletno storitev, na primer analitiko vaše spletne strani, z e-pošto podjetja, se prepričajte, da mu je treba prenesti poverilnice.
Izdajte končno plačilo in ugodnosti
Odseljevanje zaposlenih je upravičeno do plačila končne plače in vseh nastalih ugodnosti, kot so neuporabljeni dopust.
Plačila za obračunane bonitete so odvisna od vaše pogodbe o zaposlitvi in lokalnih zakonov.
Državno pravo določa tudi časovni načrt za plačilo. Na splošno imate tisto, kar bi bilo redno plačani dan, če bi delavec ostal v vašem podjetju. Mnoga podjetja raje imata odhajajoče delavce osebno na zadnji dan plačila za svojo zadnjo plačo. Za izračun končnega zneska morate delati z vašimi knjigovodskimi storitvami .
Posodobi svoje računovodske izkaze
Če je zaposleni že zaslužil delniške opcije ali odloženo odškodnino, so stroški in pripadajoča odgovornost verjetno že zabeleženi v vaših knjigah. Če odhod sproži zlato padalo ali drug pogodbeni rok, je lahko odškodnina samo opomba - če je sploh vključena v vaše računovodske izkaze.
Namesto da čakate do naslednjega poročevalskega obdobja, imetnik knjigovodja nemudoma vnese ustrezne vnose v dnevnik, da odraža kakršne koli finančne transakcije, ki so se zgodili ob odhodu delavca. To vam daje vnaprejšnje opozorilo v primeru, da morate pojasniti ali prilagoditi premik dobička, ki ga povzročijo izplačila.
Obvestite vlagatelje
Večina zaposlenih se šteje za zamenljive, njihovi odhodi pa se verjetno ne bodo upoštevali pri naložbenih odločitvah.
Vendar pa obstajajo izjeme. Eden od primerov bi bil odhod vodilnega znanstvenika, katerega odhod bi oviral raziskave, ki so bile ključne za operacije njegovega podjetja.
Ne glede na to, kot najboljša praksa, morate poslati sporočilo, ki vlagateljem sporoči, da je odhod ključnega zaposlenega. To lahko pomaga pomiriti strah pred nemirami ali nasprotovanjem znotraj vaših vrst in preprečiti vlagateljem, da razmišljajo o tem, kako si vzamejo podporo. Prav tako je dober način, da investitorji obveščeni o tem, kaj se dogaja v vašem podjetju, in jim sporočite, kako nameravate iti naprej.