Na primer, kaj, če ima prostovoljec nesrečo med služenjem z vami? Kaj, če prostovoljec krši zakon ali boli nekoga drugega? Vaša organizacija je lahko odgovorna.
Tukaj je pet načinov, kako manj verjetno, da boste naleteli na težave s svojimi prostovoljci.
Nekateri od teh se morda zdijo težavni, vendar si vzemite čas, da jih naredite prav in zaščitite svojo organizacijo in prostovoljce.
Razvijte prostovoljne politike in postopke
Posvetujte se z odvetnikom ali prostovoljcem, da se prepričate, da so ti primerni. Politike bi morale navajati prostovoljne dolžnosti in obravnavati vprašanja, kot so diskriminacija, nadlegovanje in drugo morebitno nezakonito vedenje.
Z izrecno prepovedjo slabega ravnanja lahko svojo organizacijo zaščitite pred odgovornostjo. Bodite prepričani, da vključite tudi zaščito prostovoljca pred zlorabo organizacije in njenega osebja.
Napišite opis delovnega mesta za vse prostovoljne pozicije
Bodite izrecni o pričakovanjih za prostovoljca in kaj lahko ali ne more storiti. Navedite kakršno koli možno tveganje za prostovoljca in prosite za podpisano izpustitev iz odgovornosti. Temeljit in jedrnat opis delovnega mesta lahko pomaga zaščititi organizacijo pred odgovornostjo, če prostovoljec presega to, kar lahko naredi.
Tukaj je nekaj stvari, ki jih je treba vključiti v opise delovnih mest:
- namen vašega neprofitnega podjetja
- potrebno usposabljanje za ta položaj
- dolžnosti, ki se pričakujejo od prostovoljca
- čas, potreben za opravljanje naloge
- kraj, kjer bo prostovoljec opravil delo
Vsak prostovoljec zahteva, da izpolni prijavo
Večino časa se plača, da zahteva aplikacijo .
Vendar včasih s skupinskimi projekti, ki vključujejo "govedo klic" za prostovoljce, lahko preprosto prostovoljci izpolnijo opustitev, ki sprostitev organizacije od odgovornosti.
Zapletenost aplikacije bo odvisna od položaja. Če prostovoljec dela z ranljivimi ljudmi, kot so otroci ali starejši, mora biti bar višji. Za menialne naloge z majhnim tveganjem za vsakogar bi bila primerna krajša uporaba. Bodite previdni, da imate različne aplikacije za različna delovna mesta. Ni smisla, da bi nekatere prostovoljce odvračali z dolgimi oblikami, če to ni potrebno.
Tukaj je nekaj stvari, ki jih je treba vključiti v aplikacijo:
- Osebni podatki, kot so naslov, telefonska številka, e-poštni naslov, oseba, s katero se obrnete v primeru bolezni ali nesreče, vozniško dovoljenje, dokazilo o osebnem zavarovanju itd.
- Kvalifikacije, kadar je to potrebno za delo, kot so posebne veščine ali izobrazba.
- Sklici, ki lahko potrdijo dober značaj ali delovno etiko prosilca. Sklicevanja so lahko člani skupnosti, druga neprofitna organizacija, kjer je prosilec prostovoljno ali delodajalec.
- Pisno dovoljenje za preverjanje preteklosti je nujno, če bodo prostovoljci delali z otroki ali drugimi ogroženimi skupinami prebivalstva
- Zavrnitev zaupnosti, tako da lahko zbirate podatke, ki jih potrebujete, in jih ustrezno razdelite.
Izvedite primeren pregled
Bodite previdni tukaj. Presejanje je še posebej pomembno za prostovoljce, ki so lahko v stiku z ranljivimi ljudmi ali pa morajo voziti med prostovoljnim delom ali opravljati druge vrste nevarnega dela.
Vendar pa 31 odstotkov neprofitnih organizacij ne izvaja prostovoljnih projekcij v skladu z eno študijo. Neprofitne organizacije pogosto menijo, da lahko svoje prostovoljce policijo sami in zanemarjajo izvajanje ustreznih preverjanj v preteklosti. Toda to lahko prepusti organizaciji odgovornost. Pomislite na presejanje kot del varnostnih postopkov in obvladovanja tveganja.
Presejanje mora biti vedno spoštljivo in čim bolj zaščititi zasebnost prostovoljcev. Pred nadaljevanjem pridobite pisno soglasje za pregledovanje.
Prav tako se od časa do časa preglejte kot previdnostni ukrep.
Presejanje je lahko tako enostavno kot osebni razgovor ali lahko vključuje:
- preverjanje kaznivih dejstev
- vodenje evidenc in licenc
- potrditev zavarovanja
- preverjanje zdravstvenih pogojev ali zahtevo za dokazovanje nekaterih cepljenj
- preverjanje veljavnosti poverilnic, kot so potrdilo o pouku ali posebne ocene usposobljenosti
Zagotoviti odlično usposabljanje in upravljanje
Nikoli ne obračajte prostovoljca brez ustrezne izobrazbe . Prostovoljci cenijo, da so usposobljeni, zato vedo, kaj storiti in kdaj. Vožnja v skupinah ali ena na ena. Razviti pisne materiale, ki jih lahko prostovoljec vzame s seboj in se usposobi za njihove posebne naloge. Prostovoljca dodelite uslužbencu za nadzorovanje.
Usposabljanje lahko vključuje:
- Kodeks ravnanja organizacije
- kako ukrepati pri zastopanju organizacije
- kako prepoznati in prijaviti zlorabo
- kako ohraniti zaupnost organizacije in ljudi, ki jih služi
- kaj pričakujete od prostovoljca
- kako poročati o kakršnih koli težavah
- kdo je odgovoren in kako jih doseči
Nazadnje, bodite pripravljeni zavrniti prostovoljca, če kršijo katero koli od pravil, se težko soočite z njimi, so nezanesljivi ali so zlorabljeni na kakršen koli način. Razviti pisni postopek za osebje, če mora pustiti prostovoljca iti.
Vedno obveščajte prostovoljca, zakaj jim dovolite iti, nato pa dokumentirajte odpuščanje, tako kot vi pri plačanem uslužbencu. Postopek, spremljanje in snemanje ukrepa vam bodo pomagali, da prostovoljec odloči, da vloži pritožbo pri vašem najvišjem vodstvu ali kako drugače poskuša priti nazaj k tebi.
Ne pozabite, da imate politike za svoje osebje, ki pokrivajo način zdravljenja prostovoljcev. Opišite, kaj je nadlegovanje in kako se ga izogniti. Določite pritožbeni postopek, ki ga lahko prostovoljci prijavijo za zlorabo.
Prostovoljci želijo dobro in cenijo, ko je organizacija pripravljena sodelovati z njimi. Želijo imeti dobre politike in imeti ustrezno usposabljanje in upravljanje. Vodenje prostovoljcev zahteva ne samo hvaležnost z vašega dela, temveč tudi organiziran pristop, ki je zaščiten tako prostovoljcem kot vašim neprofitnim organizacijam.
Priporočeni viri:
Prostovoljci: uravnoteženje tveganj in nagrad (Skupina za zavarovanje neprofitnih zavarovanj)
Prostovoljno pregledovanje - od Energize, središča prostovoljnega strokovnega znanja.