Kaj morate shraniti in organizirati
V določeni meri bodo predmeti, ki jih boste potrebovali za razvijanje sistema vložitve, veliko odvisni od vašega podjetja.
Na primer, če prodajate opredmeten izdelek, boste potrebovali nekaj, kar spremlja vaš inventar. Vendar pa je tukaj splošen seznam elementov, ki jih boste morali izslediti v domačem podjetju:
- Poslovni in tržni načrti.
- Pravni dokumenti (npr. Registracija dokumentov LLC, licenc za podjetja in registracijo intelektualne lastnine, pogodbe)
- Stiki (profesionalci, stranke, prodajalci, ponudniki storitev itd.)
- Finančne informacije (izkazi poslovnega izida, bilanca stanja, obveznosti do dobaviteljev / terjatev)
- Davki
- Poslovni odhodki (prejemki)
- Projekti
Skupaj s tem seznamom boste želeli dodati elemente, ki so značilni za vaše podjetje.
Sistemi za organiziranje domačega podjetja
Kvote so, da boste uporabili različne metode za shranjevanje in obdelavo dokumentov in drugih pomembnih informacij. Ključni dejavnik je izbira metode, ki vam najbolj ustreza. Vsakdo ima drugačen način razmišljanja in organiziranja. Na primer, za nekatere je smiselno organizirati datoteke po abecednem vrstnem redu, za druge pa jih je lažje organizirati po datumu.
Če niste prepričani, kaj vam bo najbolje delovalo, poskusite, če pa se borite za njegovo vzdrževanje, uporabite drugačen sistem. Tukaj so trije načini za organiziranje datotek in podatkov:
Enostavna vezava sistema za vezavo
Za mala podjetja, ki ne ustvarjajo preveč papirologije, je sistem za vezavo dobra izbira.
Idealen je tudi za ljudi, ki želijo imeti vse na enem mestu ali ki potrebujejo svoje podatke za mobilnost. Sistem za vezavo uporablja veliko tri-obročno vezivo, zaščitne liste in razdelilne preseke.
Uporabite delilnike razdelkov, da organizirate svoje poslovne kategorije, kot so čakajoča naročila, izpolnjena naročila, glavne kopije različnih obrazcev ... itd. Od tam boste začeli zbrati datoteke v zaščitnih listih. Ko je vezivo polno - konec tedna, mesec ali tri mesece - bo čas, da se čistite. Datoteke naročil strank in druge zgodovinske zapise boste prenesli le v tradicionalni sistem za zbiranje dokumentov, ki natančno odraža vašo povezovalno organizacijo.
Tradicionalni zbirni sistem
Tradicionalni sistemi za prijavo uporabljajo pisarniško omarico, viseče datoteke in manilske mape. Skoraj vsak posel bo v končni fazi potreboval to vrsto vložitve, saj bo njihovo poslovanje naraslo. Obstaja preveč papirja, ki se sčasoma ustvari, da ga ne bi imeli. In ker je treba davčne evidence hraniti sedem let, potrebujete prostor za shranjevanje vseh teh zapisov. Tradicionalni sistemi za prijavo so idealni za predmete, ki jih je treba hraniti, ne pa redno dostopati, kot so davki predhodnega leta in licenca za podjetja. Tukaj je nekaj nasvetov, s katerimi lahko tradicionalni sistem za zbiranje podatkov odstranite iz tal in uspešno:
- Razmislite, kakšne vrste sistema boste dejansko uporabljali. Lahko ostanete pri nakupu hladnih pisarniških potrebščin in razvijanju najbolj zahtevnega in barvitega sistema za prijavo na svetu, vendar če to ne ustreza vašemu slogu dela, bo to zapravljanje časa in denarja.
- Ustvarite sistem za upravljanje svojega papirja, ki omogoča najmanjšo količino "dotakne". Želite se izogniti gradnji kupov papirja in večkrat obravnavati vsak kos. Namesto tega delajte za odločanje o tem, kje je treba list papirja, ko ga prvič dotaknete.
- Odloži čas za vložitev . To nalogo je lahko enostavno izogniti, kot je kuga, vendar je to potrebno in bo vašemu podjetju pomagalo precej bolj gladko. Zlasti prejemki in drugi predmeti, ki se uporabljajo pri davčnem času, pri čemer te stvari organizirajo, olajšajo vložitev davkov.
Elektronski zbiralni sistem
Digitalni svet ni popolnoma odpravil potrebe po shranjevanju papirja, vendar je olajšal shranjevanje informacij. Digitalni sistemi lahko ustvarijo, pošiljajo in upravljajo račune ter lahko sledijo vašim domačim poslovnim financam in nato uvažajo v davčno programsko opremo za elektronsko prijavo. Preverite potrdila in jih shranite v datoteko v računalniku (čeprav bi morali verjetno obdržati tudi papirno različico). Elektronski sistemi lahko shranijo vaše stranke, stranke in informacije o prospektu v sistem upravljanja odnosov s strankami za enostaven dostop, pošiljanje po e-pošti, zaračunavanje in drugo. Spletne sisteme lahko uporabite za shranjevanje idej, pomoč pri upravljanju projektov, organiziranje informacij ali raziskav.
Ampak kot papirni sistemi datotek, mora vaš digitalni sistem za prijavo vsebovati organizacijsko strukturo, z uporabo map in datotek, shranjenih v računalniku ali v oblaku . Za najlažje upravljanje uporabite enako strukturo in imena datotek v vašem digitalnem sistemu, kot to počnete v vašem papirnem sistemu. Da bi zaščitili svoje digitalne datoteke, jih varnostno kopirajte na ločen trdi disk ali v spletni sistem za shranjevanje.
Kombinacija vseh zgoraj
Verjetno boste morali uporabiti več kot en sistem za upravljanje vseh podatkov in gradiva, ki jih morate shraniti v vašem podjetju. Najprej se boste morali odločiti, kaj vam najbolj ustreza in ga nato uporabite. Na primer, imate lahko sistem za vezavo, ki vam pomaga organizirati vsakodnevno upravljanje vašega podjetja, kot so časovni razpored, trženje in kopije obrazcev.
Vaš tradicionalni sistem lahko vsebuje vse svoje dolgoročne dokumente, kot so davki iz prejšnjih let, dovoljenja in poslovne licence ter registracije intelektualne lastnine. Z digitalnim sistemom lahko shranite svoje ideje, kot je Evernote , in sledite projektom.
Po drugi strani pa boste morda želeli biti kar se da digitalni, z uporabo spletnega seznama opravil in koledarja , skeniranja vseh prejemkov v računalnik in uporabe programske opreme ali spletnih storitev za vse druge potrebe vašega poslovnega upravljanja. Kljub temu boste še vedno želeli, da sistem upravlja s papirjem, ki se generira. Ključ je, da poiščete sistem, ki vam omogoča, da se držite in poiščete informacije, ki jih potrebujete, ko jih potrebujete.
Posodobljeno september 2016 Leslie Truex