5 načinov, kako zmanjšati čas, ko porabite vložitev
Na žalost pa sovražim ali ne, ko vodite majhno podjetje, je treba vložiti dokumentacijo, ali pa boste kmalu našli svojo mizo, ki se uniči, pod težo celotnega papirja, ki se ohrani. Kaj naj gre za prijavitelja?
Obstajajo dva pristopa k problemu, ki bi lahko pomagali.
Poskusite lahko vložiti čim krajši čas (metodo, ki sem jo skoraj izpopolnila v preteklih letih vodenja pisarne) ali čim bolj zabavnem vložku (kar nekaj poskušam doseči). Oglejmo si nasvete za zmanjšanje časa, v katerem dejansko porabite vložitev.
Uniči in recikliram, kadar je to mogoče
Prvo vprašanje o vsakem kosu papirja, ki gleda na vas, ki čakajo na prijavo, je: »Ali je treba ta dokument vložiti?«
Veliko dokumentov, ki prihajajo v pošti, lahko gre neposredno v drobilnik. Kakšna je točka pri vložitvi oglasov ali informacijskih pisem drugih podjetij, na primer? Ko se ukvarjate z e-pošto, enkrat preberite košček pošte in se odločite, ali ga boste potrebovali eno leto, in ga ustrezno vložite ali pa jo pospravite.
Možnosti so dobre, da tudi vložite veliko kopij dokumentov, ki jih ni treba vložiti - in jih sploh ne bi smeli tiskati.
Ni papirja kopirati računov ali črk, na primer, če so organizirane vaše elektronske datoteke in ste sledili ustreznim varnostnim postopkom .
Torej, ko se lotite tega kupa vložka, razrežite "papir, s katerim lahko živite brez".
Uporabite sistem za prijavo, ki olajšuje druge pisarne, ne pa težje.
Večina prispevka, ki ga moram vložiti, je povezana s procesom poslovanja - in ti dokumenti morajo biti vneseni v računovodski sistem, preden se z njimi kaj drugega opravi.
Torej, namesto da bi to potrdilo za kartušo za toner tiskalnikov in ga vložil pod "P" v mojem glavnem sistemu za prijavo, ga vpišem v svoj "prvi" sistem za prijavo, serijo map, označenih po mesecih in letih.
Na primer, če sem kupil kartušo za toner septembra 2017, to je datoteka, v kateri gre, skupaj z vsemi drugimi računi, potrdili o prejemu in drugimi poslovnimi dokumenti, ki so se zgodili v tem mesecu. Potem je preprosto, da delate prek mape ob koncu meseca in naredite vse računovodske vnose, ki jih je treba opraviti (ali če tega ne delate sami, da mesečno mapo prenesejo na svojega računovodja ali knjigovodja) .
Upoštevajte, da vodimo poslovno dejavnost , ne pa poslovanje na drobno, tako da sedite in delate na računih enkrat mesečno. Če boste morali pogosteje posodabljati račune, boste morali ustrezno spremeniti idejo mesečne mape.
Razmislite, preden se prijavite
Kaj se zgodi potem, ko sem uporabil mesečne mape za računovodstvo? Dokumente je treba premakniti v "glavni" sistem za prijavo . Toda namesto da bi samo vsak dokument vložili posamično, odvisno od njegovega naslova, logično sklepam, da je v skladu s skupino postopek za vložitev vloge veliko hitrejši.
Poglejmo še primer tiskalne kartuše s tonerjem.
Namesto da bi to potrdilo pod "P" vložil za kartušo s tonerjem za toner, bi to moral vložiti pod Office Supplies - Receipts, na istem mestu, na katerega bi vložil dokumente, kot je potrdilo o prejemu zbirke obvestil po pošti ali potrdilo o tiskanju papir. To ne samo, da je vložitev hitreje, vendar je veliko lažje poiskati dokumente kasneje.
Uporabite celotne besede in besedne zveze na nalepkah mape datotek, ne samo črk
Ni pravilo, ki pravi, da ste pri ustvarjanju razdelkov vašega sistema za prijavo omejeni na posamezne črke. In če to storite, naredite vložitev nepotrebno počasna in zapletena. Prilagodite svoj sistem za prijavo, tako da boste imeli koristi od prijave s strani skupine in poiščite pravo mesto za hitrejši vnos dokumenta.
Na primer, namesto da bi imeli samo del mojega zbirnega sistema z oznako "C", imam tudi razdelek z imenom "Client Files".
Datoteke znotraj "Client Files" so organizirane po abecedi. Lepota prilagoditve vašega sistema za prijavo na ta način je, da jo lahko vedno razdeli in organiziramo, če jo potrebujete. Torej večji odjemalec bi lahko v razdelku »Client Files« označil razdelilec datotečnega sistema, ki naj bi ji olajšal iskanje dokumentov, povezanih z njo.
V tem primeru bodo oznake na sistemu za prijavo prebrale "B", "C", "Client Files", "D" ... Vidite, kako preprosteje je vložitev?
Še en vložek, da pospešite vložitev: ne pozabite prilagoditi abecede. Namesto da bi imeli samo razdelek »M«, označite tudi »Mc«.
Naj bo vaš prvi sistem za prijavo blizu in priročen
Druga velika stvar pri uporabi dvostopenjskega sistema za prijavo, kot je tista, ki sem jo opisal zgoraj, je, da je veliko lažje ohranjati prvo fazo vašega zbirnega sistema (mesečnih map), ki je fizično blizu vašemu delovnemu prostoru . Bolj boste bolj nagnjeni k takojšnjemu vložanju dokumentov, namesto da bi jim dovolili, da se kopičijo, če imate blizu, organizirano mesto za njihovo vložitev.
Zato dajte svoje zadnje, trenutne in naslednje mesečne mape v pladenj ali pa uporabite datoteko koncertne datoteke in jo postavite v roke v svojem delovnem prostoru. Največji del vašega sistema za prijavo ("glavni" sistem za prijavo, kot smo ga imenovali zgoraj, je lahko v sobi ali celo v drugi sobi v celoti, vendar zaradi varčevanja s časom ne bi smeli priti do naredite svojo prvo fazo vložitve.
Kako narediti zabavo zabave
Nasveti za vložitev, ki sem vam jih že dala, bi vam pomagali zmanjšati čas, ki ga porabite za vložitev in preprečite zamrznitev možganov. Ampak kaj pa narediti svoj čas vložiti zabavo?
V resnici je edina strategija, s katero sem prišel, popolna podkupnina, ki se nagradim s piškotkom, če ga vložim za določen čas. To bo delovalo, vendar lahko privede do obremenitve s številnimi kilogrami, če imate veliko vloženega dela.
Ali pa bi lahko bolj umetniški pristop, z uporabo vseh različnih barv za vaše datoteke map in uporabo nenavadnih pisav ali kaligrafijo za nalepke. Ali to naredi vašo vložitev bolj zabavno, bo zagotovo naredila to privlačnejšo.
In kdo ve? Mogoče samo dejstvo, da je vložitev toliko hitrejša, ko je organizirana tako, bo to bolj zabavno.