Office Vacation Closure: obveščanje zaposlenih, kupcev in prodajalcev
Poskrbite, da ključne interesne skupine obvestite v vašem podjetju najmanj dva do štiri tedne pred časom. Zaposlene je mogoče priglasiti / opomniti z uporabo vložka v plačo. Stranke lahko prejmete na svojem spletnem mestu in preko samodejnega spremljevalnega sporočila v vašem telefonskem sistemu. Prodajalce (zlasti tiste s ponavljajočimi se roki dobave) lahko prejmete preko e-pošte ali redne poštne pošte.
Obvesti varnostno osebje / storitev
Pošljite obvestilo varnostnemu osebju ali varnostni službi, ki jih obvesti o datumih zaključka. Prepričajte se, da je vaš seznam nujnih stikov posodobljen s ključnimi številkami zaposlenih.
Spremenite avtomatizirano pozdravno sporočilo
Načrtujte avtomatizirani spremljevalni pozdrav v vašem telefonskem sistemu, da bi odražali zaprtost pisarne. Preverite tudi, kdaj bo urad ponovno odprl. Če nudite storitve za nujne primere (npr. Ogrevanje in hlajenje, vodovodne instalacije itd.), Obvestite svoje klicatelje, kako priti do vašega telefonskega odziva ali mobilnega telefona med izklopom.
Obvesti storitev za sprejemanje odgovorov
Če uporabljate telefonsko storitev, jih poskrbite, da jih obvestite o datumih zaprtja pisarne in poskrbite, da bo seznam stikov posodobljen s telefonskimi številkami zaposlenih, ki bodo na klicu.
Spremeni pozdravne pozdravne besede in ustvarite samodejne e-poštne odgovore
Če vaš telefonski sistem omogoča zunanjim klicem, da zvoni neposredno na pisarnah vaših zaposlenih, morate poskrbeti, da uporabljajo začasno ali pozdravno sporočilo »Out of Office«, ki klicatelju omogoča, da vedo, da niso v pisarni.
Vaši zaposleni morajo tudi klicatelja vedeti, kdaj se bodo vrnili, in kaj storiti, če potrebujejo takojšnjo pomoč, medtem ko je pisarna zaprta za počitnice. Poleg tega poskrbite, da boste samodejno poslali e-poštno sporočilo .
Zmanjšajte termostat
Prihranite nekaj energije in nekaj denarja z nastavitvijo (ali reprogramiranjem) pisarniškega termostata med izklopom.
Strežniki Backup
Če imate kritične računalnike in strežnike, se prepričajte, da se cikel varnostnega kopiranja pravilno izvaja pred in po zaključku. Zmanjšajte izpostavljenost nesreči, tako da razporedite offsite rezervno kopijo za zgodnji prevzem, namesto da čakate po prekinitvi počitnic.
Izklopite pisarniško opremo
- Namizne luči
- Kopirni stroji
- Kalkulatorji
- Nadzemne luči
- Drobilniki
Izklopi računalnike in zunanje naprave
- Računalnik
- Nadzor
- Skener
- Tiskalnik
NE IZKLJUČITE
- Faksi
- Telefonski sistem
- Strežniški računalniki
- Grelci / svetila za rezervoarje za tropske ribe