Obrazec I-9 je tudi podlaga za nadaljnje preverjanje s strani delodajalca z uporabo sistema E-Verify .
Preden začnete izpolnjevati obrazec I-9
Pred začetkom zaposlovanja svojega prvega zaposlenega imate kopije obrazca I-9. Prepričajte se, da imate najnovejšo različico obrazca I-9. Sedanji obrazec, s potekom roka 3. 3. 2015, morajo delodajalci uporabiti za preverjanje zaposlitve po 7. maju 2013.
Kopije obrazca I-9 (v formatu PDF) so na voljo na spletni strani US Customs in Immigration Services (USCIS). Ta obrazec je mogoče izpolniti v spletu, nato natisniti za podpise.
Obrazec I-9 mora biti izpolnjen v času najema, vi pa (delodajalec) mora hraniti vse obrazce I-9 za vse zaposlene. Če je obrazec v celoti izpolnjen in ste sprejeli dokumente, ki jih je predložil zaposleni, lahko zaposlenega odpustite, če ugotovite, da je delavec napačno predstavil svoj status upravičenosti do dela ali če so obrazci, ki jih je predložil zaposleni, ugotovljeno, da niso veljavni .
Dokončanje Oddelka 1 - Informacije in potrjevanje zaposlenih
Oddelek 1 izpolni delavec. Delavec mora vsebovati ime, dekliško ime, naslov in datum rojstva. Zaposleni mora vključevati številko socialnega zavarovanja, vendar je ta številka neobvezna, razen če vaše podjetje uporablja sistem E-Verify.
Zaposleni nato potrdi svoj status - eno od naslednjega:
državljan Združenih držav Amerike
državljan tretje države, ki ni državljan
Zakoniti stalni prebivalec (vključno z tujimi #)
Alien je pooblaščen za delo (vključno s tujim ali sprejemom) do (vključi datum poteka veljavnosti, če je primerno)
Nekdo lahko zaposlenemu pomaga pri izpolnjevanju oddelka 1 obrazca I-9. Podpora za pripravo in / ali prevajalce mora izpolniti pomočnik. Natisnite ime in naslov pomočnika.
Dokončanje oddelka 2: Pregled in preverjanje delodajalcev
Oddelek 2 izpolni delodajalec. Preveriti morate dokumente, ki so potrebni za preverjanje (a) identitete in (b) delovne upravičenosti zaposlenega. Upoštevajte, da dokumenti na seznamu A, kot je potni list v ZDA, preverijo identiteto in delovno upravičenost. Dokumenti na seznamu B preverijo identiteto in dokumente iz seznama C, preverijo upravičenost dela. Imeti morate en dokument iz EACH iz seznama B in seznama C, če nimate dokumenta s seznama A.
Sprejemljivi dokumenti
Seznam sprejemljivih dokumentov je vključen v obrazec I-9. Več informacij o sprejemljivih dokumentih, vključno s primeri dokumentov, najdete v priročniku USCIS za delodajalce.
Opomba o karticah socialne varnosti: ne morete sprejeti laminirane kartice za socialno zavarovanje ali kartice socialnega zavarovanja, ki navaja, da ni veljavna za zaposlitvene namene. Izpisi iz uprave za socialno varnost, ki prikazujejo informacije o socialni varnosti zaposlenega, niso sprejemljive zamenjave za kartico socialnega zavarovanja.
Dokumenti, ki ste jih predložili za preverjanje, morajo ustrezati statusu upravičenosti, ki ga potrdi zaposleni. Če predloženi dokumenti niso v skladu s statusom, ki ga potrdi zaposleni, jih ne morete sprejeti. Če na primer delavec potrdi, da je državljan ZDA, vendar vam prikaže "zeleno karto", ne morete sprejeti dokumenta.
Datum poteka veljavnosti dokumentov
Nekateri dokumenti, kot je potni list ali dovoljenje za delo, imajo datume poteka. Dokumenti, ki so potekli, niso sprejemljivi za preverjanje. Če dokument poteče v prihodnosti, ga morate sprejeti, vendar zabeležite datum poteka v sistemu vodenja evidenc zaposlenih. Če dokument poteče in zaposleni ne predloži novega dokumenta, ki prikazuje prihodnji rok veljavnosti, ta delavec ni več upravičen do dela v ZDA. Če je vaše podjetje pregledano, boste morda kaznovani z globami in kaznimi za nadaljevanje zaposlovanja tega posameznika .
Samo izvirni dokumenti
Vsi predloženi dokumenti morajo biti izvirniki. Fotokopije niso sprejemljive. Če imate vprašanje o tem, ali je dokument kopija, poiščite pečat ali pečat vladne agencije ZDA ali države, občine ali občinske uprave.
Če ima dokument drugačno ime od imena, ki ga je navedel zaposleni na I-9, postavite vprašanja. Rahlo črkovanje različic imen je sprejemljivo, dokler je dokument videti pristen in se nanaša na osebo.
Ko pregledate dokumente in ugotovite, da sta oba (a) pristna (ne kopija ali drugače dvomljiva) in (b) nanašata na imenovanega zaposlenega, morate po kazni krivde potrditi, da po vašem najboljšem vedenju , je zaposleni pooblaščen za delo v ZDA. Vključite datum, ko je zaposlenec začel delati za vaše podjetje. Prijavite, datum, natisnite svoje ime in naslov ter vnesite naslov podjetja.
Oddelek 3 Posodabljanje in ponovna preveritev
Oddelek 3 se uporablja za posodabljanje informacij o dokumentih, ki so potekli, in omogoča, da se obrazcu dodaja nov datum poteka veljavnosti dokumenta.
Vodenje kopij dokumentov
Če vaše podjetje uporablja sistem E-Verify, obdržite fotokopije vseh dokumentov. Če ne uporabljate E-preverjanja, vam ni treba hraniti kopij dokumentov. Če hranite kopije, to naredite za vse zaposlene.
Po izpolnitvi obrazca I-9 - kaj storiti
Vi kot delodajalec hranite kopijo izpolnjenega obrazca I-9 za vse zaposlene. Ta dokument vam ni treba predložiti nobeni ameriški vladni agenciji.
Podrobnosti v tem članku vam pomagajo kot delodajalec pri razumevanju zahtev za izpolnjevanje obrazca I-9. Niso namenjeni vključevanju. Bodite prepričani, da preberete celoten dokument I-9, da se prepričate, da dokončate ta dokument v celoti in pravilno.
Popravljanje napak
Popravljene napake na obrazcu I-9 so bile enake, kot bi bili drugi pomembni dokumenti. Ne uporabljajte barv ali poskusite izbrisati napake. Standardni postopek popravljanja napak v pomembnih dokumentih je:
- Prekini napačne podatke (poskrbite, da bodo informacije še vedno lahko prebrale)
- Spremenite
- Datum in začetek spremembe.
Nasveti za izpolnjevanje obrazca I-9
- Kot delodajalec lahko določite zaposlenega ali nekoga drugega, da izpolni delodajalčeve dele obrazca I-9. Ampak INS pravi: "Če nekdo drug izpolni obrazec I-9 v vašem imenu, mora nositi polno odgovornost I-9".
Zaposleni lahko dobi pomoč za dokončanje 1. poglavja. Poskrbite, da pomočnik izpolni blok "Pripravljalec in / ali prevajalski certifikat" in znaka zaposlenega. Več informacij - odgovori na vprašanja o obrazcu I-9
Oglejte si ta članek z odgovori na pogosta vprašanja o obrazcu I-9 in preverjanju upravičenosti do zaposlitve- Varovati morate zasebne podatke, ki jih zagotovijo zaposleni v obrazcu I-9 in na dokazilih. SAMO uporabite te podatke za namene I-9 in shranite dokumente na varno, varno mesto, kot je zaklenjena omara za datoteke, ki ima ključ le nekaj zaupnih oseb.
- Nekatere ameriške agencije za zaposlovanje lahko preverijo upravičenost do zaposlitve in potrdijo zaposlene, ki jih pošiljajo. Prepričajte se, da v tem primeru dobite in hranite kopijo certifikata iz vaše države.