Kako je pobuda APEX spremenila načrtovanje poslovnih dogodkov

Original Push za standardiziranje komunikacije v industriji dogodkov

Ena izmed najpogostejših zahtev med organizatorjem dogodkov in načrtovalci srečanj je standardizirana programska oprema za načrtovanje dogodkov, ki pomaga pri komunikaciji med strokovnjaki iz industrije in splošno učinkovitostjo. Čeprav v celotni industriji še ni bil sprejet noben popolnoma standardiziran in predpisan sistem ali programska oprema, je konvencijski svet za industrijo (CIC) začel pobudo, ki je zagotovila nekaj izjemno usmerjenih načrtovalcev dogodkov, industrijskih strokovnjakov in končno razvijalcev programske opreme za načrtovanje dogodkov po vsej državi. kar je znano kot APEX.

Izmenjava sprejetih praks CIC-a

APEX pomeni "izmenjavo sprejete prakse", ki je začela pobudo Konvencije za industrijo konvencije (CIC), ki združuje celotno srečanje, konvencije in razstavne industrije za razvoj in izvajanje prostovoljnih standardov za programsko opremo za načrtovanje dogodkov in druga orodja. Kljub svoji prostovoljni naravi je bil v industriji zamenjan igra.

Več kot 2500 članov industrije v 60 mestih po vsej ZDA in Kanadi je sodelovalo v praktičnih razpravah, od leta 2001 pa je bilo vključenih več kot 350 strokovnjakov iz industrije. Pri tem so sodelujoči v APEX-u upali, da bodo opredelili celotno industrijo prakse, ki bi opredeljevale standarde za programsko opremo za načrtovanje dogodkov in druga orodja. Ta pobuda se je sčasoma razvila v oblikovanje orodij za načrtovanje dogodkov APEX, ki vključujejo vrsto virov za načrtovalce dogodkov in nadaljnji razvoj nove programske opreme za načrtovanje dogodkov.

APEX orodja in viri

V letu 2001 je bila pobuda APEX edina industrijska in kohezijska prizadevanja za razvoj standardov za orodje za načrtovanje dogodkov. Na koncu je pripeljala do razvoja orodij, predlog in smernic najboljših praks, ki jih mnogi načrtovalci dogodkov še vedno uporabljajo v kakšni obliki danes. Vsi viri so še vedno na voljo za spletno uporabo ali so na voljo za nalaganje v Microsoft Word formatih PDF.

Orodja so na voljo brezplačno.

1. Spletni slovar za industrijo APEX
   To interaktivno spletno orodje je celovita referenca za terminologijo, žargon in kratice, ki se uporabljajo v celotni industriji srečanj in dogodkov. Zagotavlja odličen vir za zagotovitev skladnosti izrazov in se še vedno izkazuje kot uporabno orodje za usposabljanje novih zaposlenih.
2. ESG (Vodič za specifikacije dogodkov)
   Načrtovalci dogodkov so uporabili izraz "nadaljevanje", da bi se sklicevali na specifikacije sestanka. Kratica ESG (ki stoji za vodnik za specifikacije dogodka) je ta izraz zamenjala po uvedbi APEX-a s standardiziranim orodjem, ki ga je treba uporabiti pri pripravi in ​​skupnih navodilih ter podrobnostih o dogodkih vseh velikosti.
3. Stanovanje APEX in registracija
   Te sprejete prakse so bile razvite za zbiranje, poročanje in pridobivanje popolnih podatkov o stanovanjih in registracijah za srečanja, konvencije in druge dogodke. Prav tako se je izkazala kot vir za reševanje stanovanjskih problemov, kot so ponudniki stanovanj, internetna vprašanja, mednarodna stanovanja in razkritje.
4. Predloga PER (Poročilo o dogodku)
   Zamenjava starih "poročil o zgodovini", poročilo o pojavi ali PER je še vedno oblika sprejemanja dogodkov in srečanj v industriji za zbiranje, shranjevanje in skupno rabo točnih in temeljitih podatkov o poročilih po dogodkih vseh vrst (čeprav nove različice obstajajo v različni programi).

1. Predloge za predloge (RFP) Predloge
   Skupaj z belo knjigo, ki jo je objavil CIC v povezavi z delegati APEX in Global Business Travel Association (GBTA), CIC še vedno zagotavlja standardne oblike zapisa RFP, ki obravnavajo osnovne informacije in edinstvene potrebe za različne potrebe RFP, vključno z: avdiovizualnimi, namembnimi družba za upravljanje, izvajalec storitev, en sam objekt, prevoz, časovni načrt funkcij in nastavitev funkcij. Te predloge olajšajo iskanje pravih informacij, primerjavo odzivov in sprejemanje odločitev na podlagi informacij.

Sredstva za načrtovanje dogodkov in programska oprema

Namen pobude APEX za industrijo Sveta za industrijo je bil temeljito spremeniti način, kako strokovnjaki sporočajo v industriji srečanj in dogodkov od načrtovalcev dogodkov do prodajalcev, dobaviteljev, izvajalcev in drugih strokovnjakov za storitve dogodkov.

Pred APEX-om so standardizirane smernice, najboljše prakse in končno njena spletna orodja in sredstva komunikacija glavni izziv za strokovnjake v industriji.

Veliko se je spremenilo od zgodnjih 2000-ih let. Medtem ko se je ideja za APEX in te cilje začela že leta 1997, CIC pa se je osredotočil predvsem na konceptualno fazo 2000-2004, ki je čakala na začetek do leta 2004 in 2005. Od uvedbe APEX standardov in orodij, veliko drugih virov in dogodkov programska oprema za načrtovanje je bila razvita, vendar noben organ ni preglasil CIC pri predpisovanju industrijskih standardov prakse.