Zakaj je treba sprejeti zapisnik o sestanku podjetja?
Pravzaprav obstaja več razlogov za zapisovanje zapisov vaših poslovnih srečanj.
Prvi in najpomembnejši razlog za zapisnik sestankov je zapis o tem, kaj ste se odločili. Sestala sem na sestankih, kjer se nihče ni mogel spomniti na odločitev odbora pred nekaj meseci. Če imate nekaj v pisni obliki za svoje podjetje,
Drugi razlog za minuto korporacijskega odbora je za fiduciarne in odgovornosti. Člani odbora so v položaju zaupanja. Odločajo o denarju, ki so ga vložili korporacijski delničarji, in morajo biti sposobni dokazati, da so delovali modro, v najboljšem interesu družbe in brez navzkrižja interesov . Po minutah sestanka upravnega odbora družbi pomaga dokazati, da so delovali v dobri veri in se izognili osebni odgovornosti za svoja dejanja.
Tretji razlog je za davčne namene. Družba je ločena oseba posameznih delničarjev. Če želite biti prepričani, da ohranjate to ločitev, zapisnik sestanka odbora zapisa.
Brez njih lahko IRS ali državne agencije negirajo davčni status podjetja. Podjetje, ki ne pokaže, da deluje kot subjekt, ločeno od lastnikov, lahko ustvari težko davčno situacijo.
Obstaja ravnovesje, s katerim si podjetja prizadevajo, da se prepričajo, ali člani odbora opravljajo svojo dolžnost in so zaščiteni pred dolgimi, neskončnimi sestanki upravnega odbora, ki izgubljajo čas članstva.
To ravnotežje bomo obravnavali v tem članku.
Zdaj, ko smo razpravljali o razlogih za sprejetje minut sestankov odbora, tukaj je nekaj napak, ki jih podjetja naredijo, in nekaj misli, kako jih popraviti.
Ne ustvarja in distribuira dnevnega reda pred sestankom
Druga velika napaka korporacij na njihovih sestankih ne določa agende pred sejo in ne razporedi dnevnega reda in ustreznih dokumentov pred sejo. Dnevni red mora vključevati določen čas za vsako točko dnevnega reda. S posebnim programom ne samo, da se srečanje izvaja bolj gladko, temveč odboru (in vsakemu, ki brani minute kasneje) pozna relativno pomembnost vsake točke dnevnega reda.
To ne pomeni, da se nekaj ne more uvrstiti na dnevni red, če je to pomembno in nujno, vendar lahko točke dodamo na dnevni red z glasovanjem. In veliko, kar je nujno, bi morali ravnati vodstvo, ne odbor.
Manjkajoči pomembni deli zapisnikov
Predloga za zapisnik sestanka odbora mora vsebovati:
- The datum, uro in kraj sestanka
- Čas začetka in konca ter časi, dodeljeni posameznim točkam dnevnega reda
- Kakšna vrsta sestanka upravnega odbora - redna, posebna ali letna (vse države od korporacij zahtevajo letno srečanje)
- Kdo je bil prisoten, ki je seznanil z direktorji, gosti in člani osebja in kateri člani uprave niso bili prisotni. Upoštevati je treba imena vseh, ki prihajajo pozno ali zgodaj zapustijo.
- Določanje, ali je prisotna sklepčnost. Za sklepčnost se praviloma zahteva podzakonska akta za vse glasove, ki jih je treba sprejeti. Zahteva za sklepčnost je navadno več kot polovica članov. (Za člane devetih članov mora biti na primer prisotnih pet članov za sklepčnost).
- Če predstavitve dajejo odbori ali drugi, vključite imena in naslove vodij.
Srečanje preveč natančno
Verjetno največji napačni odbori zahtevajo podrobne informacije o razpravah (včasih argumentih) in procesih. Srečanja bi morala odražati rezultate odločitev, ne pa, kdo je rekel kaj v razpravi. Recimo, vaš odbor glasuje o predlogu za prodajo nove linije izdelkov.
Zapisnik o sestanku bi moral reči: "Predlog za dodajanje nove linije začimb. Predlog je bil preložen in odobren, s tako različnim nasprotovanjem." Če se je skupina pogovarjala, bi morali zapisati dolžino razprave in povzeti, vendar vam ni treba podrobneje razpravljati o razpravi.
Zapisi, ki niso dovolj specifični
Na drugem koncu spektra nekaj minut ni dovolj natančno, da bi zagotovili informacije in človeške člane preprečili težave. Če odločitev ni bila soglasna, je zapis o tem, katere člane uprave ni nasprotovalo, ki so se vzdržali (in ugotovi, ali je bil vzdržan zaradi potencialnega navzkrižja interesov).
Medtem ko vam ni treba zapisati udarec vsake razprave ali kdo je rekel kaj. Toda v zapisniku je dovolj informacij, da bi odražali duh razprav.
Sestanki odbora so predolgi
Nihče nima radih na dolgih sestankih, vendar obstaja nekaj načinov, kako skrajšati sestanek in zapisnik. Morda boste želeli shraniti čas sestanka odbora tako, da ustvarite dnevni red soglasja. V bistvu je ta agenda seznam vprašanj, ki jih je mogoče hitro obravnavati brez razprave. Na seznamu so lahko zapisniki iz prejšnjega sestanka, finančne informacije in poročila odborov ali izvršnega direktorja.
Dnevni red soglasja ter poročila in druge informacije je treba razporediti pred sejo, tako da imajo člani možnost, da jih preberete. Potem je na sestanku dnevni red soglasja del sestanka. Vsak član upravnega odbora lahko sproži vprašanje ali zaskrbljenost glede dnevnega reda soglasja, vendar če ni nobenih vprašanj, se lahko glasuje o celotnem dnevnem soglasju.
Napačna vrsta odločitev
Odločitev o splošni politiki odloča skupščina. Vsakodnevne odločitve izvršujejo vodstvo družbe na podlagi te politike. Včasih plošče prevladajo in poskušajo sprejemati odločitve, ki jih je najbolje prepustiti upravljanju.
Ne potrdi zapisnika
V vrsto sestankov na krovu je vabljivo, da pozabite odobriti zapisnik. Vendar je pomembno zagotoviti, da zapisniki pravilno odražajo tako pismo kot duh srečanja. Zapisnik se šteje za "osnutek", dokler ni odobren.
Ne vodijo evidenc zapisnikov o sestankih
Po vseh težavah, s katerimi se odpravite, da bi ohranili dobre minute za vašo korporacijo, ne pozabite, da bi svoje zapiske o podjetniških sestankih nekje varno in dostopne. Nastavite postopek shranjevanja minut v knjigi poslovnih knjig ali »v oblaku« v datoteki, zaščiteni z geslom.
Pozabiti na priznanje vloge korporativnega sekretarja
Večina nalog, povezanih s poslovnimi zapisniki, spada v domeno tajnika korporacije. Biti dober podjetniški tajnik je umetnost in ti posamezniki se pogosto ne priznavajo dovolj. Recite "hvala" tej osebi redno.
Ne vključujoč odvetnika kot svetovalca vašega upravnega odbora
Informacije v tem članku niso namenjene davčnemu ali pravnemu svetovanju, avtor pa ni odvetnik. Ali je vaša družba zasebna ali javna (z delnicami, s katerimi se trguje na borzi), morate imeti odvetnika, ki vam svetuje, kako vzeti minuto podjetja in biti prisoten na pomembnih sestankih upravnega odbora, da se prepričate, da ste vi in vaš odbor.