Težko je načrtovati proračun za dogodke, razen če imate dobro predstavo o tem, katere stroške boste imeli. To se zdi dovolj očitno, vendar stroški, povezani z načrtovanjem dogodkov, lahko prihajajo iz različnih krajev. Takoj, ko mislite, da ste identificirali vse svoje kategorije stroškov, se prikaže še ena, da vas vrne nazaj na risalno tablo. Da vam to preprečim, sem pripravil ta pregled stroškov načrtovanja dogodkov, ki ga je treba upoštevati pri ustvarjanju vašega proračuna.
Stroški na kraju samem
Vključeni so stroški in provizije, ki jih običajno zaračuna kraj prireditve . To je pogosto najdražja kategorija, vendar je tudi najlažje napovedati, saj boste vnaprej pregledali formalno oceno stroškov. S tem, ko rečeno, ne pozabite upoštevati spremenljivih stroškov, ki se spreminjajo z vašimi prisotnimi številkami. Catering je dober primer tega, saj se bodo vaši stroški hrane povečali z vsakim dodatkom na vašem seznamu.
Stroški prizorišča
- Izposoja sob
- Varščina
- Zavarovalno kritje
- Parkirišče
Hrana in gostinstvo
- Obroki
- Pijače
- Dajatve za barman / strežnik
- Davki in storitve / nagradnine
Avdio / vizualno
- Mikrofoni
- Zasloni in projektorji
- Dostop do interneta
- Druga specializirana oprema
Prodajalci tretjih strank
Ta kategorija predstavlja vse predmete in storitve, ki jih dobavljajo prodajalci izven mesta gostiteljice. Vsakdo vam bo zaračunal neodvisno, zato je pomembno, da vsakemu, s katerim delate, držite bližnje zavihke.
Uporaba preglednice vam bo pomagal organizirati stike prodajalcev skupaj s stroški, povezanimi z njihovimi storitvami.
Event Rentals
- Posteljnina, mize za namizni prtljažnik in pokrovi za stol
- Šotori, prireditve in zabaviščne znamenitosti
- Fizični elementi, ki jih mesto ne zagotavlja
- Delo in dostava za namestitev / teardown
Dekor prodajalci
- Accent Lighting
- Cvetje in centerpieces
- Baloni
Zabava
- Glasbeniki ali DJ
- Znesek zvočnikov
- Contract Riders (hrana, nastanitev, prevoz)
Stroški proizvodnje
Proizvodnja vključuje vse osebje in vire, potrebne za načrtovanje in izvedbo dogodka. Ti stroški se začnejo takrat, ko se dogodek sanja in se nadaljujejo s papirnatimi dokumenti po dogodku. Skratka, ta kategorija predstavlja stroške organizacije dogodka, privabljanja udeležencev in upravljanja administrativnih elementov.
Trženje in registracija
- Tiskanje in oblikovanje
- Oglasi
- Vabila
- Upravljanje registracije
Načrtovanje in organizacija
- Pristojbine za načrtovanje dogodkov
- Zaposleni s krajšim delovnim časom in začasni uslužbenci
- Pisarniški material
- Stroški komunikacije
- Potni stroški
Administrativni stroški
- Salari zaposlitvene naloge
- Računovodski stroški
- Pravni stroški
- Nadomestila za svetovalce
Nadomestila stroškov in nujni skladi
Ni nobene čarobne številke za to, kar bi morali rezervirati za nenačrtovane stroške, vendar morate zagotovo pričakovati nepričakovano. Nekateri načrtovalci dogodkov predlagajo, da se v predvidenih stroških porabi pet do deset odstotkov, medtem ko drugi izberejo okroglo številko za delo. Večji dogodki bi morali seveda dodeliti več, ker bi lahko nadzor, ki se zaračunava na osebo, naletel na tisoče dolarjev.
Namen tega osnutka je, da se seznanite z različnimi vrstami stroškov načrtovanja dogodkov, ki se lahko pojavijo. Vsak dogodek je edinstven , zato lahko vaši vsebujejo več ali manj elementov, ki so navedeni tukaj. Pomembno je vedeti, od kod prihajajo stroški. Prebiranje stroškov, povezanih s posameznim prodajalcem ali kategorijo, lahko povzroči škodo na vašem proračunu, vendar je v najslabšem primeru popolnoma pozabljen na stroške, dokler ne prispe račun.