Obstaja več različnih programov za naročanje s karticami, nekatere vključujejo samo uporabo prodajalcev, ki jih je odobrila družba, druge pa omogočajo uporabo katerega koli prodajalca.
Nakupi, ki jih zaposleni uporabijo z naročilnimi karticami, so na splošno majhni in nizki. Veliko negativnih odzivov o programih za naročanje s karticami so posebej namenjene zlorabi kartice s strani zaposlenih. Vendar so koristi programov javnih naročil veliko večje od tveganj in stroškov, povezanih z upravljanjem programa.
Prednosti kartic javnih naročil
Vlada Združenih držav je ugotovila, da nakupi pod 2500 $ vključujejo le 2 odstotka celotne javne porabe, vendar pa jih je za 85 odstotkov predstavljalo vse nakupe. Ker so upravni stroški teh malih nakupov pogosto presegli dejansko porabo dolarja, se je v številnih vladnih oddelkih povečala uporaba nabavnih kartic. Ena državna agencija, ministrstvo za trgovino, je ocenila, da je uporaba kartic javnih naročil prihranila več kot 22 milijonov dolarjev na leto za administrativne stroške in zmanjšanje časa nakupa.
Uporaba kartic je kupčnim oddelkom omogočila, da svoje napore osredotočijo na 15 odstotkov celotne porabe za naročila, kar predstavlja 98 odstotkov vseh izdatkov.
Izvajanje notranjih kontrol
Zloraba nabavnih kartic je glavna novica, vendar pogosto te zlorabe, zlasti v vladnih službah, navadno kažejo visoko vrednost dolarja, vendar pogosto manj kot polovica odstotka skupne porabe.
Vendar se zgodi zloraba, vendar jo je mogoče nadzorovati z izvajanjem ustreznih notranjih kontrol za zmanjšanje odpadkov in zlorab.
Močna vodstvena usmeritev je ključnega pomena za uspešen program naročil. Vodstvo bi moralo jasno opredeliti, kakšne so dovoljene uporabe kartice, ter določijo in naložijo kazni za prestopništvo, goljufijo in zlorabo. Seveda so za izvajanje kontrol potrebni postopki in sredstva za nazaj. Če ni dovolj sredstev za spremljanje in ravnanje z zlorabami kartic javnih naročil, se bodo zlorabe nadaljevale in povečevale, saj uporabniki nanj ne bodo upoštevali pomanjkanja zavezanosti.
Kdo dobi kartico?
Še en negativen pri programih za naročniške kartice je, da podjetja menijo, da morajo svojim zaposlenim, ki kupujejo, dati kartice. To ni tako; ki jim je izdana kartica za naročila, dobi zaupanje. Družba mora imeti možnost, da zaupa uporabniku kartice, saj dejansko porabljajo denar podjetja . Obstajati mora postopek odobritve, kjer je treba izbrati, pregledati in odobriti zaposlene. Če ima zaposleni slab kredit, bi morali imeti kartico za naročila podjetja?
Uvedba omejitev porabe
Kot katera koli kreditna kartica mora biti uporabnik tudi kreditna omejitev.
Podjetja s kreditnimi karticami dajejo imetnikom kartic omejitev glede na njihovo zmožnost plačila. Za imetnike kartic javnih naročil morajo imetnikom kartic dati omejitev porabe, ki ustreza njihovemu položaju in njihovi verjetni porabi. Na primer, oseba, ki je zaposlena kot IT analitik, je morda potrebna le za nakup črnila tiskalnika in manjših računalniških perifernih naprav, ki lahko znaša samo nekaj sto dolarjev na leto. Omejitev porabe za tega zaposlenega bi morala odražati to in ne sme biti dodeljena omejitev porabe v višini 2500 evrov, ki se lahko dodeli vsem IT osebjem. Omejitve porabe je treba redno pregledovati, tako da se zaposlenim daje ustrezna raven na podlagi njihove dejanske porabe.