Spretnosti, ki jih morate imeti za načrtovalca dogodkov
Najuspešnejši načrtovalci dogodkov imajo orodjarno, napolnjeno z impresivnim znanjem. Od teh, to so top 5 spretnosti načrtovanje dogodkov, ki jih boste dosegli za redno in tiste, ki lahko naredijo ali pa vaš uspeh.
5 Veščine načrtovanja dogodkov, ki jih potrebujete
Visoko organizirano
Pri načrtovanju dogodkov je uspeh v podrobnostih. In veliko jih je! Spremljanje številnih nalog, več ponudnikov in nenehno spreminjanje seznama opravil naenkrat - ob ohranjanju zadovoljstva s strankami - je lahko za nekatere izziv in za zastrašujoče za druge. Biti zelo organizirano je nujno za uspešno načrtovanje dogodkov. Za tiste, ki ustvarjajo in upravljajo s seznami, da bi ohranjali svoje osebno življenje brez težav, se organizirajo morda naravno. Za druge, ki se borijo za zapomnitev rokov ali za dvigovanje suhega čiščenja, ki se organizira, bo morda potrebno več truda.
Načrtovalci dogodkov lahko upravljajo en dogodek hkrati ali pa so v fazi načrtovanja več dogodkov hkrati.
Nekateri dogodki, kot so letne konference, trajajo več kot eno leto načrtovanja, zato morajo organizatorji dogodkov ostati organizirani čez dolge razdalje.
Obsežna organizacijska orodja za načrtovalce dogodkov, od programske opreme, ki sledi registraciji v predloge za obrazce in preglednice. Kontrolni seznam za načrtovanje dogodkov, ki je prilagojen za vsak dogodek, je ena izmed najbolj dragocenih orodij za načrtovanje dogodkov, ne glede na vaše naravne sposobnosti organizacije.
Torej ugotovite organizacijski sistem, ki deluje zate, saj je to eden od najpomembnejših veščin načrtovanja dogodkov, ki jih lahko imate.
Osebno
Kaj imajo skupni dogodki? Ljudje! Koga komunicirate in sodelujete pri načrtovanju dogodkov? Ljudje! Uspešni načrtovalci dogodkov so privlačni, privlačni, dobri pogovori in odlični poslušalci. Načrtovanje dogodkov je zelo socialni poklic, saj je končni rezultat - sam dogodek - ali skupina ljudi, velikih ali majhnih. Razumevanje ljudi in uživanje v pogovoru z njimi sta del službe. To ne pomeni, da boste kot načrtovalec dogodka večino svojega dneva preživeli v malicah s strankami in ob koktajlih pri družabnih prireditvah. Sploh ne. Načrtovanje dogodkov je težko delo, veliko pa se porabi za mizo s telefonom ali računalnikom. Toda biti prijazen, če se lotite ene izmed teh skupnih nalog načrtovanja dogodkov:
- Pogajanja s hoteli
- Obravnava menijev z gostinskimi menedžerji
- Srečanje s prodajalci
- Svoje ideje o dogodkih pokažete potencialnemu naročniku
- Mreženje kadarkoli in kjerkoli
- Nadzor nad osebjem dogodkov
- Sodelujte pri dogodku in sodelujte z gosti in delavci
Konec koncev, v vsakodnevnem življenju se večina spominjamo na prijetne, koristne ljudi, s katerimi sodelujemo, in ta interakcija lahko naredi izkušnjo, ki je za oba udeleženca še bolj prijetna.
Če želite vedeti, kako se povezati z različnimi osebnostmi, kako se povezati z nekom, s katerim želite poslovati, in biti nekdo, ki daje pozitiven vtis, so ključ do uspeha, zato upoštevajte to eno od teh bistvenih veščin načrtovanja dogodkov. Nihče ne želi sodelovati z nekdo, s katerim se je težko pogovarjati, težko razumljiv ali nesramen in neprofesionalen na kakršen koli način.
Odličen komunikator (ki vključuje poslušanje!)
Odlične komunikacijske spretnosti so bistvene v mnogih poklicih. Pri načrtovanju dogodkov lahko napačna komunikacija povzroči številne težave tako za načrtovalca dogodkov kot za stranko, enostavno nesporazum pa lahko povzroči katastrofalne rezultate. Biti sposoben učinkovito komunicirati misli in ideje je zelo praktična spretnost, ki jo vsakodnevno uporabljajo načrtovalci dogodkov vseh ravni izkušenj.
Tukaj je nekaj primerov, kako se te načrtovalne sposobnosti pri načrtovanju dogodkov uporabljajo:
Pisna komunikacija:
- pisanje predlogov za prihodnjo stranko
- ustvarjanje gradiva za trženje vašega podjetja
- pisanje pogodb s strankami in prodajalci
- Priprava zahvaljevanja gostujočim govornikom in VIP-jih
Verbalno komuniciranje:
- sposobnost razložiti obseg in namen dogodka
- učinkovito sporočanje idej nadzorniku, odjemalcu ali prodajalcu
- razumevanje in obdelava informacij, ki se zagotavljajo, kot so skrbi stranke ali vprašanja ponudnika storitev
- spretno se pogaja o hotelskih cenah, podrobnosti o naročilu ali dodatkih prodajalca
Ustvarjalnost
Uspešni načrtovalci dogodkov imajo ideje. Veliko jih je. In s to ustvarjalnostjo, sposobnost pretvarjanja ideje v nekaj oprijemljivega. Lahko sprejmejo vizijo in jo prinesejo v življenje. Od razvijanja edinstvene teme, da stranka, ki prihaja z cenovno dekoracijo rešitev, ki izpolnjuje majhen proračun, je ustvarjalnost bistvenega pomena pri načrtovanju dogodka.
Ustvarjalnost tudi prihaja v igri, ko se soočajo z neizogibnimi težavami, ki se pojavijo med celo najbolj prizadevnim, strokovno načrtovanim dogodkom. V tem scenariju se ustvarjalnost oblikuje v obliki reševanja problemov. Sposobnost ustvarjalnega razmišljanja o razvoju rešitev za probleme lahko pozitivno vpliva na uspeh vašega dogodka.
Multitasker
V različnih fazah procesa načrtovanja dogodkov se obvladujejo številne naloge. Morda se pogaja o hotelski pogodbi, se srečate s stranko, da bi razpravljali o potencialnih gostih zvočnikih, rezervirali cateringa, anketirali prodajalce najemnin in raziskovali možnosti zabave. In to je samo za en dogodek. V fazi načrtovanja dodajte več dogodkov naenkrat, rezultat pa je žongliranje. Uspešni načrtovalci dogodkov morajo vedeti, kako učinkovito opraviti več nalog in ohraniti več vidikov dogodka, ki se gibljejo hkrati, brez kakršnih koli teh nalog, ki spadajo ob progi.
Uspeh je v sposobnosti določanja prednostnih nalog in osredotočanja na vsako nalogo v tem prednostnem vrstnem redu, ne da bi se znebili drugih stvari, ki jih je treba prizadevati ali jih preobremeniti številne stvari, ki potrebujejo vašo pozornost. Biti miren, osredotočen in prilagodljiv so atributi uspešnega multitaskerja.