Za številna podjetja se oddelek, ki se plačuje, ne posveča veliko pozornosti, če ne gre kaj narobe. Vendar pa je veliko, da se pridobi od oddelka, ki se plačuje, ki se dobro izvaja. Nasprotno pa obstaja veliko težav, ki lahko nastanejo od tistega, ki zgolj omejuje. Ta oddelek ima pogosto velik učinek na denarni tok podjetja in obstajajo možnosti, ki jih je mogoče pridobiti ali izgubiti zaradi izkoriščanja plačilnih sporazumov z dobavitelji.
Oddelek, ki se plačuje dobro, mora imeti možnost izkoristiti količinske popuste in popuste za predčasno plačilo, pa tudi določiti najboljši način, kako ohraniti največ denarja, ki je na voljo podjetju za druge stroške in naložbe. Ta oddelek mora biti zmožen zagotoviti tudi, da dobavitelji izpolnjujejo svoje obveznosti na podlagi sporazumov in pogodb, tako da če standardi obsega ali kakovosti niso izpolnjeni, se rešujejo vprašanja in sprejmejo ustrezni korektivni ukrepi.
Težave s pogostimi računi
Čeprav obstajajo številne možnosti za zmanjšanje stroškov in osvoboditev gotovine, obstajajo tudi številne ovire, s katerimi se soočajo podjetja, ko poskušajo doseči te cilje. Študija o optimizaciji računovodskih izkazov za leto 2014, ki jo je izvedlo podjetje Canon, je ugotovilo, da je obdelava papirja eden od največjih virov težav pri številnih organizacijah, pri čemer je čas, potreben za obravnavanje izdajanja računov, največji problem.
Drugi glavni pomisleki so bili:
- Zagotavljanje, da se plačila izvedejo pravočasno
- Poenostavitev postopka odobritve računa
- Pridobitev najboljših plačilnih pogojev z dobavitelji in zagotovitev, da so izpolnjene obveznosti na obeh straneh
- Ukvarjanje z različnimi sistemi računovodstva in izdajanja računov
- Snemanje in preverjanje varnosti podatkov in transakcij
Veliko omenjenih vprašanj se poslabša ali ustvari z zanašanjem na izdajanje računov. Izgubljena dokumentacija je pogosta težava v mnogih organizacijah, kar vodi v pozna ali zamujena plačila. Poleg tega, čeprav se številna podjetja zanimajo za digitalizacijo svojih dokumentov, večina dobaviteljev še vedno pošilja račune na račune ali jih pošilja po faksu.
Večina malih podjetij se ukvarja z lastnimi računimi, ki jih je treba plačati, veliko pa je to storjeno ročno. Ker je nekaj dobaviteljev prešlo na elektronsko obračunavanje, večina organizacij porabi velike količine delovne sile ročno vnašanje podatkov in ustvarjanje digitalnih kopij dokumentacije.
Uporaba papirne dokumentacije pogosto upočasni postopek odobritve na računu, ker je treba izvesti kopije in jih poslati ustreznim članom uprave za pregled. Kadar dokumentacija ni lahko dostopna ali dostopna v digitalni obliki, je izziv za analizo podatkov in zagotovitev najboljših plačilnih pogodb in izpolnjevanje teh obveznosti. Na čas in predčasno plačilo je mogoče popustljive sporazume zlahka izgubiti, če podjetja ne morejo opraviti plačil, kadar so potrebna, zato so vprašanja, povezana z dokumentacijo, draga.
Izboljšave in optimizacija
Zaradi številnih vprašanj, povezanih s pravilnim vodenjem računov, ki jih je treba plačati, izhajajo iz istih osnovnih vzrokov, obstajajo tudi nekatere prilagoditve, ki jih organizacije lahko naredijo, ki bodo hkrati skrbele za številne pomisleke. Trije najučinkovitejši načini, s katerimi lahko podjetja racionalizirajo postopke oddelkov, ki jih je treba plačati, so:
- Uporabite razpoznavanje znakov za digitalizacijo dokumentov
- Izkoristite spletne portale, ki so dostopni dobaviteljem
- Ustvari vodstvene tokove
OCR
Medtem ko mnoga podjetja rutinsko izkoriščajo skenerje za ustvarjanje digitalnih kopij papirja, to ponavadi vključuje samo ustvarjanje slike dokumenta, ki je shranjen v računalniku. To pomeni, da je treba podatke še vedno vnesti ročno v bazo podatkov, tako da je izguba zapisov manj vprašljiva, vendar je še vedno dolgotrajen.
Prepoznavanje znakov objektov ali OCR vključuje skeniranje dokumenta in pridobivanje podatkov iz njega. Te podatke lahko samodejno dodate v bazo podatkov ali preglednico. Postopek OCR pomaga zmanjšati problem napak pri vnosu ročnih podatkov in omogoča, da se podatki vnesejo takoj, ko so dokumenti prejeti. OCR traja približno enako, kot da skenira dokument, da bi ustvaril slikovno datoteko, in na splošno ne zahteva nobenih dodatnih korakov. Per Gartner obstajajo organizacije, ki lahko objavijo 80 odstotkov ali več svojih računov, ne da bi morali zaposleni neposredno sodelovati.
Portali dobaviteljev
Poenostavitev postopka za vnos računov in podatkov v centralizirani sistem lahko podjetjem omogoča ustvarjanje ali izkoriščanje spletnega portala, ki podjetju in njegovim dobaviteljem omogoča sledenje naročil, pogled na račune in preverjanje plačil. Če bodo ti podatki na voljo številnim posameznikom v organizaciji, lahko zagotovite, da bo oddelek, ki se plačuje na račun, ustrezno nadziral, in lahko pospeši čas, potreben za odobritev računov. Omogočanje dostopa dobaviteljev do portala omogoča tem podjetjem, da predložijo račune in sledenje ter se seznanijo s kakršnimi koli težavami pri prejetih dobavah ali izdajanju računov.
Vzpostavite delovne tokove in procese
Vendar pa se organizacija odloči ravnati s svojimi prizadevanji za upravljanje podatkov, pomembno je, da obstaja vzpostavljen proces za upravljanje računov in plačil. To podjetjem omogoča, da poskrbijo, da operacije delujejo in ugotovijo druge možnosti, če so tehtne ali vodijo do napak ali zamud. V skladu z Deloitte bi morali ti postopki podrobno opredeliti, kaj dela oddelek, ki plača obveznosti, ko prejme račun, kako so podatki vneseni in deljeni ter kakšen je postopek za pridobitev računov. Prav tako bi morale biti smernice za določitev najboljših načinov reševanja plačil različnih vrst dobaviteljev.
Medtem ko mnogi dobavitelji ponujajo popuste za plačilo v roku 30 ali 90 dni, morda ne bo vreden popusta, če to preprečuje denarni tok organizacije. Pomembno je tudi, da obstaja način za preverjanje, ali podjetja in dobavitelji izpolnjujejo predpise pogodbe ali sporazuma. Določanje delovnih tokov za obravnavanje teh vprašanj lahko organizacijam pomaga pri izbiri.
Če dobavitelji ne dobavijo pravočasno, v zadostnih količinah ali ustreznih količinah zalog, družbe morda ne želijo plačati računov, dokler te zadeve ne rešijo. Delovni tok je lahko kritičen pri ugotavljanju, kaj je treba storiti, ko se pojavijo te težave. Poleg tega je treba plačila dobaviteljem prav tako pravočasno opraviti, da preprečijo izgubo popustov ali povzročijo kazni za zamujena plačila. Vsak sporazum o dobavitelju je treba dokumentirati in posodobiti, ko se stvari spremenijo, postopki pa morajo zagotoviti, da se vsak račun ustrezno obravnava.
Ustvarjanje delovnih tokov lahko tudi pomaga podjetju:
Zunanje izvajanje
Digitalizacija zapisov, izvajanje OCR-a in uporaba portala, do katerega imajo dobavitelji dostop, morda ni nekaj, kar je potrebno za manjša podjetja, vendar organizacije ne bi smele domnevati, da bodo stroški preprečili podjetju, da bi jih lahko izkoristil. Čeprav so stroški za vzpostavitev in vzdrževanje elektronskih sistemov lahko za mnoge mala in srednje velika podjetja previsoki, to pogosto ni potrebno. Obstajajo številni ponudniki tretjih oseb, ki jih organizacije lahko prenesejo na te naloge. Organizacije lahko dobijo zunanjo pomoč za vse, od vzpostavitve postopka OCR, da podjetju pomagajo ustvariti potek dela za analizo pogodb dobaviteljev.
Medtem ko organizacije morda ne morejo plačevati stroškov izvajanja različnih sistemov IT samostojno, imajo tretje osebe, ki se ukvarjajo z njimi, pogosto zelo dostopno. Podjetja bodo morala primerjati stroške uporabe zunanjih strank za razvoj teh sistemov pred možnimi prihranki in vrednostjo sproščanja denarja, vendar pa zunanje izvajanje organizacijam omogoča, da izkoristijo tehnologijo in sisteme, ki bi bili običajno predragi.
- Zagotovite, da so naročila za nakup ustvarjena za vsako novo naročilo
- Preverite, ali se računi ujemajo s prejetimi izdelki in izpolnjujejo pogodbene dogovore
- Preverite zapise, da zagotovite, da so plačila izvedena, da so narejena pravočasno in da niso podvojena
- Določite najboljši način plačevanja računov, na primer preko EFT ali kreditnih kartic, da zmanjšate pristojbine