Pred, med in po reviziji ali inšpekcijskem pregledu
- Lokalne oblasti , za požarne inšpekcijske preglede, gradbene kode, vprašanja v zvezi z zdravjem in varnostjo ter morebitne kršitve Zakona o invalidih (ADA)
- Državne agencije , za prometno davko, registracijo podjetij in vprašanja zaposlovanja
- Zvezne agencije, vključno z OSHA, oddelkom ADA, službo za plače in uro ter priseljevanjem / carinami (ICE).
Tukaj je seznam državnih in zveznih agencij, ki lahko pregledajo ali pregledujejo vaše poslovanje.
Vrste revizij in inšpekcij
- Nekatere agencije morajo pregledati vaše podjetje, ko se odpre. To so običajno lokalna podjetja, kot sta zdravstveni oddelek ali oddelek za gradbeništvo.
- Nekatere agencije redno pregledujejo . Lokalni gasilci in zdravstveni inšpektorji ponavadi prihajajo v vrtilni urnik.
- Nekatere agencije lahko pridejo v vaše podjetje nenapovedano brez razloga . OSHA je ena od teh agencij.
- Nekatere agencije odgovarjajo na pritožbo zaposlenega ali stranke ali druge osebe. Inšpektorji za priseljevanje, inšpektorji ADA in inšpektorji OSHA se odzivajo na pritožbe zaposlenega ali stranke. Revizorji IRS ali državni revizorji davka na izplačane plače so lahko odgovorjeni na pritožbo neodvisnega izvajalca.
Pripravite se pred revizijo ali inšpekcijo
Ustvarite čas za pripravo na morebitne revizije ali inšpekcijske preglede:
- Naredite seznam možnih agencij, ki lahko pregledajo vaše podjetje. Vključite agencije, ki se lahko pojavijo zaradi posebne narave vašega podjetja. Na primer podjetja s hrano lahko imajo zdravstveni inšpektor.
- Poznate svoje pravice za vsako vrsto pregleda. Ali lahko od inšpektorja pozovete, naj se vrne pozneje, ko vam bo bolj prikladno? Imate pravico spremljati inšpektorja ali revizorja?
- Sestavite se s svojim odvetnikom in razpravljajte o svojih pravicah in odgovornostih med temi revizijami in inšpekcijami.
- Nastavite postopke za vas in vaše zaposlene, ki bodo sledili, ko se prikaže inšpektor ali revizor, in usposobite svoje osebje, kaj storiti. Morda bi bilo dobro, da bi te procese nekje dali v prenosni računalnik.
- Odločite se, koga je treba obvestiti, ko prispe inšpektor. Kaj naj vaše osebje naredi, če niste na voljo? Kdo je naslednji? Ali je vaš odvetnik obveščen in kdaj?
- Preverite svoje poslovne podatke, ki se nanašajo na ta inšpekcijski pregled, da se prepričate, da so točni, popolni in v skladu z zakonom. Na primer, zvezni ali državni plačni in urni inšpektor si bodo želeli ogledati časovne liste ali druge evidence za časovno vodenje.
Prva stvar, ki jo je treba opraviti med inšpekcijskim pregledom ali revizijo:
Bodite vljudni in v pomoč. Tvoj odnos bi moral biti: "Želimo, da se držimo ravnanja in naredimo pravo stvar. Pomagajte nam vedeti, kaj je to. Če obstajajo težave, jih želimo popraviti."
- Preverite identiteto inšpektorja in se prepričajte, da ima inšpektor ustrezno dokumentacijo, vključno z nalogom, če je to potrebno. Včasih so ponarejeni inšpektorji poskušali zastrašiti delodajalce pri predložitvi inšpekcijskih pregledov, plačevanju glob ali kazni ali nakupu kompleta za skladnost.
- Nato postavite načrt.
- Prikažite fotografije ali vodite dnevnik pregleda ali revizije. Sledite inšpektorju ali vprašajte, ali lahko sedite pri reviziji.
- Ne delaj ničesar . Če vam je postavljeno vprašanje, odgovorite. Ne odgovorite ničesar na svoj odgovor.
- Na koncu revizije ali inšpekcije prosite za pregled. Večina inšpektorjev ali revizorjev se ne bo zavezala k nič posebnemu, vendar bi vam morala dati splošno predstavo o tem, ali so bile kršitve in kaj pričakovati.
Po reviziji ali inšpekciji
Če je inšpektor zatrjeval kršitve, imate morda pravico do pritožbenega postopka. Kako se ta korak obravnava je odvisna od posebne agencije. Kot nadaljnje ukrepanje bi vam morala vsaka agencija predložiti pisni zapis o kršitvah, ali so te popravljive in kako in katere kazni in denarne kazni se naložijo.
Na tej točki boste verjetno želeli kontaktirati svojega odvetnika, da bi razpravljali o odgovoru.
Če zaradi inšpekcije ne pride do kršitev, se pogovorite z zaposlenimi o tem, kaj je šlo dobro, kaj ste slišali ali videli in kaj se boste lahko naučili narediti bolje.
Za skoraj vsako podjetje bo naslednji čas.