W-4, I-9, delovna prijava, registracija države in še več
Vaša prva odgovornost za dokumentacijo in predpisi za nove zaposlene prihaja takoj po najemu. Preden zaposleni začne delovati in prejme svojo prvo plačo , obstaja nekaj obrazcev, ki jih morate zaposliti. Te obrazce mora izpolniti vsak zaposleni, v skladu z zveznim in državnim zakonom.
v večini primerov vam nikomur ni treba vrniti obrazcev, vendar jih morate obdržati. Ko so ti obrazci izpolnjeni, jih morate obdržati na določeni lokaciji, ki je na voljo zaposlenim in drugim, ki jih potrebujejo. Ministrstvo za delo ZDA (pod oddelkom plače in ura) ima posebne zahteve za plačilne liste in kadrovske evidence, ki jih morajo hraniti vsi zaposleni.
Zvezne, državne in lokalne agencije lahko tudi revizijo vaših evidenc zaposlenih iz različnih razlogov, zato je vodenje evidenc pomembno.
01 - Obrazec W-4 za zadržanje davka od dohodkov pravnih oseb
Vsi novi zaposleni morajo izpolniti obrazec W-4, preden prejmejo prvo plačo. Ta obrazec vsebuje informacije o zakonskem stanu, številu vzdrževanih družinskih članov in določenih dodatnih zneskih zadržanja. Uporablja se za izračun odbitka za zvezne davke na dohodek. Ni vam treba kopirati vseh obrazcev W-4, samo najnovejših.
Delodajalci zaposlenim ne smejo dajati nasvetov o tem, kako izpolniti ta obrazec, vendar jih lahko usmerite v članek IRS, ki jim pomaga, da izpolnijo ta obrazec.
Uporabite najnovejšo različico obrazca W-4. Zakon o davčnih olajšavah in delovnih mestih iz leta 2017 je bistveno spremenil tabele pri odtujitvah, zaposleni pa bi morda želeli spremeniti njihovo odtujitev, da bi se izognili prevelikemu obdavčenju s plačil. Uporabiti bi morali obrazec 2018 W-4 za nove zaposlitve in za zaposlene, ki želijo spremeniti svojo obliko.
Zaposleni lahko svojo obliko W-4 spremenijo tako pogosto, kot jim je všeč. Na primer, delavec lahko prejme bonus in želi spremeniti zadržanje. Kot delodajalec je vaša odgovornost, da sledite najnovejšim spremembam in zagotovite, da plače zaposlenih odražajo želje zaposlenega zaradi zadržanja.
02 - Obrazec I-9 in E-Verify System za upravičenost do zaposlitve
Kot delodajalec morate dokumentirati upravičenost novih zaposlenih za delo v ZDA. Dokument, ki ga morate uporabiti, je F orm I-9 , Preverjanje upravičenosti do zaposlitve, ki ga mora izpolniti vsak novi najem. Novi zaposleni mora predložiti dokumentacijo o (a) identiteti in (b) upravičenosti do dela.
V proces I-9 sta dva koraka. Prvič, zaposleni izpolni obrazec in navede, katere dokumente o identiteti in delovnem pogoju bodo uporabljeni. Nato vi, kot delodajalec, morate pregledati te dokumente in se prepričati, da so primerni in primerni.
Ta obrazec morate hraniti v evidenci zaposlenega, vendar vam ga ni treba poslati nikomur. Če uradnik za priseljevanje prihaja v vaše podjetje ali želi pregledati vaše zaposlene dokumente, je obrazec vaš dokaz, da ste preverili upravičenost dela delavca.
Večji delodajalci (s številnimi zaposlenimi) se lahko prijavijo za sistem E-Verify in ga uporabljajo za preverjanje upravičenosti novih zaposlenih za delo v ZDA. Sistem uporablja podatke na obrazcu I-9 za primerjavo z zveznimi bazami podatkov.
03 - obrazec za vlogo
Vsak nov zaposleni mora izpolniti obrazec za prijavo za delovno mesto, tudi če je ta oseba že oddala povzetek za delo. Obrazec za prijavo za delo vsebuje informacije o novem zaposlenem, ki ga je mogoče preveriti, kot so prejšnji delodajalci in izobraževanje. Vključuje tudi več izjav, ki jih mora prijavitelj podpisati.
Ena izjava na obrazcu vloge potrjuje, da so podatki o vlogi resnični in pravilni, medtem ko drugi izjavi omogočajo delodajalcu izvajanje referenčnih preverjanj in pregledov v ozadju.
Ob vlogi za vsakega zaposlenega vas varuje kot delodajalec od prosilca, ki vloži goljufive terjatve, in vam omogoča, da ukrepate, če prijavni obrazec ni točen.
04 - Zadržanje in registracija države
Delodajalci morajo registrirati nove zaposlene z novim sistemom obveščanja o svojem najemu; ta registracija omogoča državi, da zbira plačila za otroke iz teh zaposlenih. V tem članku je vključen seznam državnih sistemov obveščanja.
Vsaka država, ki pobira davke na dohodek, zahteva, da delodajalci poročajo in plačajo te davke. Za informacije o tem, kako se prijaviti kot delodajalec v državi, se obrnite na vašega državnega oddelka o prihodkih (ali enakovrednem znesku). Ta državna agencija vam bo priskrbela tudi informacije o zadrževalnih obrazcih in zahtevah za poročanje in plačevanje zadržanih zneskov.
Za države, ki imajo davek na dohodek, boste morali te davke odšteti od plač zaposlenih in poslati odtegnjene davke ustrezni državni agenciji.
05 - Kontrolni seznam za najem novih delavcev
Tukaj je 12-stopenjski seznam novih najemnih procesov, zato ne pozabite ničesar. Vključuje pridobitev identifikacijske številke delodajalca (zvezna identifikacijska številka delodajalca), ki se pri davčni službi za davčno poročanje in plačila registrira in prijavi pri davčni osebi vaše države (če je potreben državni davek na dohodek). Naštete so tudi druge registracije in zahteve.
06 - One More Thing - Priročnik za zaposlene
Če ima vaše podjetje več zaposlenih, morate imeti priroćnik za zaposlene ali navodila in postopke za postopke. Priročnik lahko vsebuje poleg opisa politik in postopkov tudi opis delovnega procesa in koristi.) Vsi novi zaposleni morajo prejeti kopijo tega priročnika in morajo podpisati, da so ga prebrali in razumeli.
Priročnik za zaposlene postane pravno zavezujoč dokument za vas in vaše zaposlene. Če zaposleni preberete priročnik za zaposlene, lahko preprečite nezadovoljstvo zaposlenih, neizpolnjena pričakovanja in morebitne tožbe.