10 Nasveti za uspešne dogodke notranjega podjetja
Če ste bili zadolženi za načrtovanje letne stranke za počitnice zaposlenih za vaše podjetje, upoštevajte nekaj osnovnih smernic, s katerimi boste čim bolje izkoristili svoj poseben dogodek in vam lahko pomagate zmanjšati stroške, ne da bi to vplivalo na njegovo kakovost. S skrbnim ocenjevanjem najboljšega načina pristopa in izvedbe te počitniške stranke lahko ustvarite izkušnjo, ki ne samo poveča moralo družbe, temveč tudi poveča zadovoljstvo zaposlenih in zadrževanje ravni na krovu.
Pomembno je, da začnete z osnovami - kakšno temo bi morala imeti stranka, kje naj se dogaja, koliko ljudi prihaja, kdaj se bo zgodilo, in kakšne hrane in pijače bodo služile med priložnostjo - preden se premaknete na specializirano načrtovanje in sčasoma izvedbo dogodka.
01 - Osnovni elementi dogodka na počitnicah
Seveda, kot katerikoli drug dogodek ali projekt, morate ustvariti načrt projekta, ki določa podrobnosti o dogodku za stranko za počitnice. Preden začnete izvajati svoj dogodek, morate upoštevati temo, prizorišče, čas, datum, število gostov, izbire hrane in pijače, dekor in dnevni red dogodkov.
Vsak dober stranka potrebuje te ključne elemente, da bi bili uspešni, vendar vse, kar je potrebno, je treba postaviti v kamen, preden začnete izvajati pri izpolnjevanju svojih potreb (kot je zavarovanje kraja, rezervacija gostinca ali načrtovanje dnevnega reda).
Čeprav obstajajo številni načini pristopa k tem odločitvam in odločitve za ideje na višji ravni, kot so tema in čas, pogosto padejo na vodstvene delavce podjetja, namesto na proizvajalca dogodkov, je najbolje sodelovati z ekipo, da se odločijo, kateri podatki so primerni za vaše specifične podjetje.
02 - Izberite najbolj učinkovit čas za vaš dogodek
Na žalost ne bodo vsi lahko imeli priložnost sodelovati pri dogodku, ker se mora nekdo vrniti in odgovoriti na klice in poizvedbe strank. Toda kosovni dogodek organizaciji omogoča, da nadzoruje stroške in zmanjšuje obveznosti osebnega časa in obveznosti zaposlenih.
Očitno je, da če organizacija ne organizira programa za kosilo, potem bodo gostili večerni dogodek, ki bo omogočil večjemu številu udeležencev, vendar se pogosto lahko zgodi z višjimi stroški, odvisno od tega, kateri večer v tednu je dogodek.
Torej, kako dobiš največji bang za denar ? Medtem ko nekateri morda mislijo, da je petek najboljši dan za prireditev, saj je večina zaposlenih izključenih za konec tedna, petek je najbolj priljubljen dan v tednu v restavracijah in drugih prizoriščih - najdražji čas. Nekaj organizacij bo želelo razmisliti v nedeljo zvečer, zato se zdi, da bo naslednja najboljša možnost ponedeljek ponoči.
03 - Razmislite o gostovanju stranke v off sezoni
V začetku oktobra in poznem januarju so odlični časi, da se lahko udeležite letnega spoštovanja, saj lahko najdete večjo razpoložljivost zunanjih možnosti prizorišča, prihranite denar za gostinske stroške in potencialno dobite boljše ponudbe na stranskih paketih med tem dogodkom izven sezone.
Ena od pomanjklji- vosti pri oblikovanju letne stranke za vrednotenje namesto praznovanja skupnih letnih počitnic je, da se zaposleni morda ne spominjajo na to kot na tradicijo, prav tako pa na božične ali novoletne zabave. Boste želeli, da se prepričate, da gradijo hype okoli dogodka, če to ni tradicionalna počitniška stranka.
04 - Izberite ekipo, s katero lahko izvedete dogodek
Odločitev o pravilni velikosti ekipe in izbiri najboljših članov ekipe je bistvenega pomena za uspešnost vašega dogodka s čim manj težavami. Konec koncev, to ni velikost odbora, temveč kakovost tistih, ki delajo na njem, ki določa kalibracijo ekipe za načrtovanje dogodkov.
Manjša skupina posameznikov bo verjetno naredila načrtovanje bolj uporabno in stroškovno učinkovito, vendar mnoge organizacije vključujejo velik odbor posameznikov, tako da so glasovi zaposlenih več zastopani v fazi načrtovanja in izvajanja. Vendar pa lahko čas, ki ste ga porabili za načrtovanje takšnega dogodka, odvzame vsakodnevno produktivnost vpletenih oseb, zato boste morda razmislili o ustanovitvi manjše skupine posameznikov, ki so pooblaščeni za sprejemanje odločitev za večjo skupino.
Izberite te posameznike za njihovo sposobnost, da pozitivno vplivajo na druge zaposlene in uporabijo nalogo kot nagrado ali spodbudo za izbrane. Načrtovalec dogodkov organizacije mora sodelovati z vodjo, ki je pooblaščen za človeške vire ali trženje - nekdo, ki je pooblaščen za odobritev načrta - pomaga pri sprejemanju teh odločitev in izbira najboljših članov ekipe.
05 - Ustvarite stroškovno učinkovit počitniški meni
Obložene obroke so pogosto bolj stroškovno učinkovite kot bifeji, zato jih je mogoče predstaviti precej bolj elegantno kot vsakdo, ki stoji v liniji in si sam služi.
Seveda mora vaš meni okrepiti temo svojega dogodka in poskusite izbrati predmete, ki vključujejo vaše barve dogodkov ali blagovne znamke, to pa ne pomeni, da bi morali najamete drago dekoracijo za dekoracijo in druge materiale.
Izbiranje skromnih predmetov ali svežega sadja za osrednje predmete, omejevanje uživanja alkohola in gostovanje na prizorišču, ki ima standardno dekoracijo počitnic in možnosti oblikovanja cen hrane, so prav tako odlični načini zmanjšanja stroškov, hkrati pa svojim zaposlenim nudite dobro izkušnjo.
06 - Odločite se glede ravni in omejitev uživanja alkohola
Kljub temu večina zaposlenih ne želi, da se udeležijo dogodka podjetja, ki ne vsebuje neke oblike alkoholne pijače. Iz tega razloga želite zožiti izbiro pijače ali celo ustvariti poceni koktejl s podpisom, da zmanjšate stroške in zmanjšate količino alkohola.
Morda razmislite tudi o omejevanju izbire le na vino, zgodaj zapreti bar in ponudite pijače samo ob obroku, da boste znižali stroške in omejili količino zaposlenih, ki jih pijejo, medtem ko predstavljajo podjetje na vašem dogodku.
07 - Opomni zaposlene v pravilni etiketi
Napake na etiketah, ki jih je treba preprečiti na počitniški zabavi, vključujejo izogibanje prekomernemu pitju, jedenju, govorjenju ali pritoževanju, prehitro prihajajo ali prepozno, nosijo nepravilno obleko in prinašajo prevelike goste - vse to ne sme vplivati samo na izkušnje drugih pri dogodku ampak tudi stroške podjetja.
Čeprav je letna družabna počitnica namenjena združitvi ekipe in manjšim zaviranjem, ki se običajno nahaja na delovnem mestu, spomnite vaše goste, da še vedno zastopajo podjetje, tudi če se udeležite tega dogodka po delu in se zato pričakuje, da bodo vedeli na način primerno za delovno mesto.
08 - Razmislite o nastavitvi izmenjave daril
Na splošno številne organizacije dejansko vključujejo izmenjavo daril med zaposlenimi na njihovih počitniških straneh. Vendar, če je organizacija večja, je morda najbolje, da to ostane na oddelčni ravni, ne pa na dogodku, ki je v celoti zaposlen, saj se lahko organiziranje v takem obsegu izkaže za težko - še posebej, če niste seznanjeni z določenimi oddelki in njihovimi zaposlenimi.
Vendar, če obstaja izmenjava daril, je morda najbolje, če gostitelj ali organizator zahteva finančno zgornjo mejo darila - morda $ 10 - da bi se izognili težavam, povezanim s cenami daril.
Poleg tega lahko nastavite "beli slon" ali podobno vrsto vsestranske izmenjave daril, kjer so vsi v podjetju vabljeni, da sodelujejo na posamezni ravni, lahko pomaga preprečiti organizacijske nočne more ali dogodke, ko en gost ne prejme darila, ker je drugi pozabil da ga prinesem.
09 - Razmislite, če je zbiranje sredstev primerno za vaš dogodek
Hrana, oblačila in igrače so del kulture v mnogih organizacijah, medtem ko nekateri spodbujajo gotovinske nagnjenosti, vendar to ne pomeni nujno, da je vaša celotna družba za ocenjevanje zaposlenih primerna lokacija za zbiranje sredstev.
Medtem ko je zelo koristno povezati določen razlog za počitniško stran, je lahko koristno, da organizacija spodbuja le darila za darila in darila v naravi, ki bi lahko koristila dobrodelni ustanovi. Na ta način je vsem omogočeno, da ponudijo darilo po vrednosti, ki ustreza njihovim osebnim proračunom.
10 - Ocenite prodajne sponzorje za vaš dogodek
Nekateri morda mislijo, da so sponzorji prodajalcev odličen način, kako nadomestiti stroške svoje letne počitnice; vendar pa načrtovalci dogodkov in njihove stranke morda želijo ostati osredotočeni na cilj svoje počitniške stranke, da cenijo zaposlene, ne pa zunanje stroške sponzoriranim prodajalcem.
Zaposleni pogosto menijo, da bi morali stroške teh posebnih dogodkov pokriti iz operativnega proračuna delodajalca. Če organizacija ne more privoščiti ocenjevanja dogodkov za svoje zaposlene ali če ni del poslovnega načrta zaradi katerega koli razloga, delodajalec ne bi smel iskati zunanjih prihodkov za kritje stroškov prek sponzorstev.