Izberite svojo temo in lokacijo
Ta korak predstavlja dve spremenljivki, ki jih bo vaše občinstvo želelo vedeti pred vsemi drugimi.
Kje in zakaj bo sestanek takoj vplival na koga bo povabljen in ali se bo udeležil ali ne.
Mesto, ki ga izberete, vpliva na celotno srečanje in vpliva na druge odločitve, ki jih boste morali sprejeti pri načrtovanju dogodka.
Identificirati udeležence
Velik del vodenja osredotočenega in produktivnega srečanja je izogibanje motenjem, kar pomeni omejevanje pozivov na najvišje odločitve. Kulturna kultura je težnja k vključevanju vseh povezanih strank v komunikacije, vendar lahko povečate proizvodnjo z odpravo sodelavcev, ki bi lahko upočasnili napredek z nepomembnimi razpravami. Namesto da povabite udeležence brez glasovalne pravice, najprej spodbudite ključne udeležence, da se pogovarjajo s svojimi podrejenimi pred prihodom na srečanje.
Ponudba treh datumov in časov
Bodite pozorni na to, kako poizvedujete o razpoložljivosti vsakega udeleženca. Odprtje "Pandorine škatle" je enostavno, ko gre za načrtovanje obojestransko koristnega datuma za vaše srečanje.
Eden od načinov, kako se izogniti temu, je ponuditi nekaj datumov in časov, nato pa vprašajte vsako osebo, ki najbolje deluje. Če imate srečo, se eden od datumov ujema z vsemi. Če ne, ne bojte se, da vprašate izredne dogodke, če lahko prilagodijo svoj koledar, da sprejmejo večino.
Ustvarite načrt poti
Ključnega pomena je imeti razpored, za katere teme se bo razpravljalo, kdo bo vodil vsak segment srečanja.
Načrtovalci bodo morda morali poiskati nasvet vrhovnih vodstvenih delavcev, da bi natančno ustvarili načrt poti. Ko bo prvi osnutek končan, ga je treba predložiti skupini v odobritev.
Pogovorite se o predstavitvenih potrebah
Obstaja veliko različnih načinov za predstavitev idej za skupino in vsak načrtovani govornik bo imel svoje želje. Funkcionalnost PowerPoint, dostop do interneta in bele plošče so samo nekatere komponente, ki jih boste morda morali urediti. Bodite proaktivni pri zahtevanju teh podrobnosti in nadaljujte, da jih potrdite nekaj dni pred sestankom.
Načrtovanje Catering
Ključ za naročanje hrane za majhne sestanke je ohraniti funkcionalnost menija. Ne želite, da gostinstvo moti katerikoli vidik poslovanja, zato se izogibajte preveč formalnih obrokov, če je to mogoče. Če je zahtevano kosilo za kosilo, poskusite rezervirati sobo za obrok, da se udeleženci lahko čim prej vrnejo na sestanek.
Pošlji končne podatke
Približno sedem dni pred dogodkom želite poslati končni izvod poti in podrobnosti vsakemu udeležencu. To bi moralo vključevati vse, kar je bilo naročeno za dan. Vključite tudi navodila, informacije o parkiriščih, številke sobe in kontaktne osebe v sili.
Če delate z vodstvenimi delavci, potem kopirajte svoje upravne pomočnike tudi na e-poštni naslov.
Dan srečanja
Kot načrtovalec srečanja je vaša naloga, da poskrbite, da bo dogodek uspešen. Seveda boste želeli zgodaj prisluhniti kraju, da bi pregledali sobo in se sestali z gostinskimi in koordinatorji A / V. Odvisno od lokacije lahko morda tudi objavljate oznake, tako da bodo vsi našli pot do sobe.
In tu imate - osem relativno preprostih korakov za načrtovanje uspešnega manjšega sestanka.
Izvedba vsakega koraka bo očitno vzela čas in skrbnost z vaše strani, vendar sporočanje vaših načrtov udeležencem je polovica bitke. Več ljudi ve, kaj naj pričakujejo od sestanka, bolj pripravljeni bodo, da pridejo v posel.