Plačilni register je običajno del spletnega računovodskega paketa ali spletnega plačilnega programa.
Podatki v evidenci plačilnih listov se uporabljajo za pomoč pri več pomembnih nalogah v zvezi z davki na izplačane plače:
- Obračunavanje davka na izplačane plače ,
- Predložitev četrtletnih poročil o davku na izplačane plače IRS na obrazcu 941 in
- Zagotavljanje letnih plačnih in davčnih poročil zaposlenim in Upravi za socialno varnost
Kaj vključuje register plačilnih listov?
Za vse zaposlene morate voditi evidenco o skupnih vrednostih za naslednje:
- Skupne bruto plače, skupne plače za socialno varnost (do največ za vsakega zaposlenega vsako leto) in celotne plače Medicare
- Celotni zneski, ki so bili plačani od plač zaposlenih za zvezne, državne in lokalne davke
- Skupni znesek je bil zadržan za delež zaposlenih v socialni varnosti in Medicare
- Skupna vsota je zadržana za vse izbirne donacije, kot so dobrodelna darila, sindikalni prispevki in drugi.
Poleg tega morate določiti znesek, ki je enak celotni socialni varnosti in odbitku Medicare.
Ustvarjanje obveznosti iz plačilnega registra
Obveznosti so zneski, ki jih vaše podjetje dolguje drugim, vendar še niso plačane. Skupaj za vsako kategorijo za vsako plačo ustvari več obveznosti do zveznih in državnih (in včasih tudi lokalnih) agencij.
Ko ustvarite plačilno listo (vse plačilne liste), morate za te obveznosti plačati denar, ki ga je treba plačati, ko je
- Davek FICA (Social Security in Medicare), ki je zadržan iz plače zaposlenih in plača kot delodajalec
- Zvezni davki na dohodek iz plač zaposlenih
- Državni in lokalni davki na dohodek, zadržani iz plač zaposlenih
- Zvezni davek na brezposelnost, ki ga je treba plačati - znesek zveznega davka za brezposelnost, ki ga mora vaše podjetje plačati letno ali četrtletno na podlagi celotne bruto plače zaposlenih za vse plačilne liste v tem obdobju.
- Državni zavezanec za brezposelnost, ki ga je treba plačati - znesek državne dajatve za brezposelnost, ki ga mora plačati vaše podjetje na podlagi bruto plače zaposlenih za vsa plačila v obdobju
- Davek na nadomestilo države
- Obveznosti za druge prostovoljne odbitke, kot so United Way, 401 (k) odbitki in del zaposlenih stroškov zdravstvenega načrta.
Če ste od plače zaposlenih odšteli za takšne predmete kot premije za zdravstveno zavarovanje, dobrodelne donacije ali kvalificirane pokojninske načrte, morate te zneske knjižiti in ustvariti obveznosti za vsakega, zato veste, koliko plačati ob ustreznem času.