Izdajanje teh kart zaposlenim pomeni, da lahko opravljajo določene transakcije v imenu podjetja, kasneje pa na koncu vsakega meseca vložijo vse prejemke glavnemu finančnemu upravitelju. Kot podjetje, namesto izdaje denarnih predujmov za vsakega zaposlenega, podjetniške kreditne kartice izkazalo za najboljšo možnost, saj ne boste sodelovali pri težavah pri izplačilu gotovine.
Preden izdate korporacijske kartice, morate sprejeti previdnostne ukrepe. Ne da bi to delali, obstaja možnost, da nekateri zaposleni zlorabljajo poslovna sredstva . Tveganje nepooblaščenih nakupov se poveča, ko so kreditne kartice podjetja v rokah in ni nobenih zaščitnih ukrepov. Da bi obvladali to tveganje, bodo naslednje politike pomagale:
Na začetku, Nastavi pričakovanja
Pri izdaji kartic je priporočljivo, da vse zaposlene nastavite in jih obvestite o tem, kaj se od njih pričakuje pri uporabi kartice. Določiti morate politiko, ki živo pojasnjuje odgovornost imetnika kartice, vrsto stroškov, na katere je treba uporabiti kartice, in vrsto dokumentov, ki jih je treba poslati za vsak račun.
To je ena od ključnih stvari, ki jih mora vsaka družba vzpostaviti, da bi omejila, kako uporabnik kartice uporablja kartico. Brez tega vam bo podjetje prineslo dodatne stroške, ki niso bili nikoli predvideni, kar dolgoročno poveča stroške vodenja podjetja.
Prepričajte se, da so pravilna pravila pravilna
Kot vemo, večina zaposlenih nima bralne kulture. To pomeni, da če pravkar daste korporacijske kartice zaposlenih s pravnim drobnim tiskom pravil, ne da bi jih spregovorili o tem, kako ali kaj se pričakuje glede uporabe kartice, to ne bo pomagalo, saj lahko mnogi od njih uporabijo kartico brez branja pravila.
Da bi se izognili zgornjemu scenariju, je dobro organizirati srečanje z zaposlenimi in jih sprejeti skozi politiko. Ko bo to storjeno, bi bilo dobro, da bi pisno priznali razumevanje politike. To pomeni, da je treba v primeru, da zaposlenega nasprotuje temu, kar trdi politika, sprejeti ustrezne ukrepe.
Bodite pozorni na porabo
Včasih je večina zaposlenih nagnjena k pravilom in porabi več kot tisto, kar je opisano v politiki. S tem v mislih, je dobro, da držite bližnje zavihke o uporabi poslovnih kreditnih kartic . Glavni finančni uradnik mora v vsakem oddelku obvestiti nadzornike, da bodo odgovorni za nadzor zaposlenih s kartami na tem oddelku.
To bo na nek način zmanjšalo napačno uporabo kartic zaposlenih. Ko zaposleni ve, da je kdo spremljal porabo za kartico, se bo bali, da bi se vključili v prepovedane nakupe, ki niso navedeni v pravilniku.
Imeti zaščitne ukrepe
Denar je gospodarski vir in zato je zelo malo. To pomeni, da ko zaposleni zlorabi svoje privilegije pri uporabi kartice, se breme takoj prenese z njimi v podjetje. S tem v mislih je v redu, da omejite porabo na vsaki kartici.
Tisti na vodstvenih položajih bi lahko imeli višje omejitve v primerjavi s tistimi v nižjih položajih. Namen tega ukrepa je zmanjšati tveganje nepooblaščenih transakcij. Omejitev porabe nikoli ne sme presegati in jo je treba navesti v politiki. Če kateri koli zaposleni presegajo mejo, je treba dodatni znesek odšteti od plače in kazni.
Vedno opravite letni pregled
Program kreditnih kartic podjetja je treba letno pregledati. To je zato, ker so se nekateri zaposleni morda preselili iz enega oddelka v drugega in ker ima vsak oddelek posebno omejitev porabe, je treba opraviti letni pregled programa.
S tem omogoča vodjem oddelkov, da izdajo nove omejitve porabe v skladu z odgovornostmi vsakega zaposlenega. Če zaposleni dela v oddelku, ki ne potrebuje več kreditne kartice podjetja, potem je lahko odstranjen iz programa.
Povečajte učinkovitost z izvajanjem sledenja
Dobro je, da imate nekoga, ki ni del vašega podjetja, ali pa imetnik kartice, da v imenu podjetja posreduje povzetke transakcij in jih predloži ob koncu vsakega meseca. Glavni namen te imenovane osebe bo seznam imen zaposlenih, ki niso pravočasno posredovali pojasnil in izjav o njihovi uporabi.
To je preprost način, s katerim lahko spremljate, kateri zaposleni se držijo pravilnika o karticah in kateri niso. Po določenem časovnem obdobju se lahko odločite, da boste s temi večnamenskimi imetniki kartic počutili bičeve, ki vedno kršijo pravila bodisi tako, da kartice vzamete od njih začasno ali celo trajno.
Ocenite Outliers
Ne pozabite, da je izdana korporacijska kartica za zaposlene uporabljena samo za določene predmete, ki so koristni podjetju in se nikoli ne smejo uporabljati pri nakupu osebnih predmetov, razen v nujnih primerih. Tako je treba spremljati vse stroške, ki jih vsak zaposleni uporablja na kartici ob koncu vsakega meseca.
Če eden ali več zaposlenih uporablja kartico na osebnih predmetih, je treba opraviti temeljito oceno, da se ugotovi, ali je to posledica izrednega dogodka ali ne. Če ni bil nujni primer, je treba proti imetniku kartice uporabiti disciplinske ukrepe. Nasprotno, če bi bilo to posledica izrednih razmer, bodo nastali stroški morali odšteti od plače imetnika kartice brez disciplinskih ukrepov zoper njih.
Razdelite tveganje
Vaša pravilnik o kartici podjetja mora zagotoviti, da je uporabnik zaposlenih osebno odgovoren za vsa stanja na kreditnih karticah na lastno odgovornost. S takšno politiko bo družba morala povrniti sredstva posameznim imetnikom kartic glede na znesek odobrenih stroškov.
To imenujemo delitev tveganja med družbo in zaposlenimi. To je dober način za ravnanje z zaposlenimi, ki kupujejo svoje osebne stvari z uporabo kartice, saj bodo imeli samo znesek, ki se ujema s samo odobrenimi stroški.